Seguramente todos los que hemos trabajado en una organización grande hemos tenido que lidiar con dispositivos defectuosos o descompuestos. Cuando esto pasa, puede ser difícil encontrar los canales indicados para resolver la falla y encontrar una solución. ¿Cómo nos podemos asegurar de que el departamento de mantenimiento se encargue de reparar o reemplazar los dispositivos que tanto necesitamos para trabajar? Justo ese es el problema que solucionan las órdenes de trabajo.
Una orden de trabajo es una solicitud formal para realizar un trabajo de mantenimiento. También conocidas como órdenes de mantenimiento, estas pueden ser hechas por escrito en una forma, digitalmente a través de una forma digital o por medio de un software de mantenimiento (GMAO). La orden de trabajo incluye toda la información necesaria para que el departamento de mantenimiento pueda realizar las obras de mantenimiento necesarias para reparar el equipo y solucionar el problema.
Sin embargo, no todas las órdenes de trabajo son iguales, y es importante contar con un buen sistema para crear y gestionar las órdenes de trabajo de tu organización. Sin un sistema eficiente, tus órdenes de trabajo podrían ser contraproducentes y crear más confusión al momento de buscar resolver problemas técnicos en el equipo de producción.
A continuación, te daremos más información de cómo las órdenes de trabajo pueden convertirse en las mejores aliadas del equipo de mantenimiento de tu organización.
¿Qué es y para qué sirve la orden de trabajo?
Una orden de trabajo es un documento que autoriza una acción de mantenimiento para cualquier activo de una organización. También conocida como una orden de servicio, estas órdenes son una solicitud formal para realizar un trabajo de mantenimiento a un activo, lo cual podría ser para reparar una avería o simplemente para dar mantenimiento preventivo. Estas órdenes incluyen todos los detalles importantes de la tarea a realizar, como los detalles del problema, el costo estimado, el tiempo de reparación estimado y un técnico asignado.
La creación de una orden de trabajo puede iniciar con una solicitud de trabajo, donde un empleado fuera del departamento de mantenimiento reporta una falla o la necesidad de alguna tarea de mantenimiento. Después, un miembro del departamento de mantenimiento evalúa la solicitud de trabajo y toma decisiones sobre los pasos a tomar para resolver el problema. En ese entonces, el miembro del departamento de mantenimiento crea la orden de trabajo, lo que autoriza las intervenciones a realizar e inicia el proceso de gestión de la tarea de mantenimiento para asegurar que se realice exitosamente.
Por ejemplo, supongamos que trabajas en una oficina y tu monitor comienza a presentar fallas. En vez de intentar resolver el problema tú mismo, tu empresa te pide crear una solicitud de trabajo para el área de mantenimiento. Al crear esta solicitud de trabajo, un técnico revisa el equipo dañado y confirma que es necesario realizar reparaciones. En ese momento, el técnico de mantenimiento estaría creando una orden de mantenimiento con toda la información importante de los trabajos a realizar para reparar el monitor. A partir de ahí, el equipo de mantenimiento utilizará esta orden de trabajo para gestionar los trabajos a realizar para solucionar el problema con tu equipo.
¿Cómo han evolucionado las órdenes de trabajo a lo largo de los años?
Tradicionalmente, las órdenes de trabajo dependían de formatos impresos para registrar la información necesaria y asegurar que la tarea sea realizada exitosamente. Sin embargo, depender de hojas impresas es poco eficiente y sumamente riesgoso, ya que extraviar el papel significa que la orden de trabajo también puede ser olvidada.
Con el desarrollo de la tecnología, las órdenes de trabajo han pasado casi exclusivamente al ámbito digital. Al poder registrar una orden de trabajo digitalmente, podemos prevenir que se extravíe y asegurar que cualquier persona que la necesite tenga acceso a ella en cualquier momento.
Encima de estos beneficios, un software de mantenimiento (GMAO) puede facilitar el registro y la gestión de tus órdenes de trabajo para garantizar la trazabilidad y asegurar que las fallas se resuelvan adecuadamente. Con el software de mantenimiento indicado, podrás fácilmente ver todas tus órdenes de mantenimiento y filtrarlas por estado, lo que te permitirá tener siempre muy claro cuáles órdenes han sido completadas exitosamente y cuáles aún están en proceso.
¿Cómo las órdenes de trabajo ayudan a planificar y organizar tareas?
Es imposible mantener un sistema de mantenimiento eficiente sin órdenes de trabajo. Estas órdenes nos permiten evitar problemas comunes en los departamentos de mantenimiento, como:
- Asignar a más de una persona a la misma tarea
- Olvidar una tarea de mantenimiento antes de que sea completada
- Mantener un sistema ineficiente de planificación de tareas para los técnicos
- No mantener informados a los empleados relevantes sobre el estatus de su orden de trabajo
- No tener una idea clara de las tareas pendientes del equipo de mantenimiento
Registrar órdenes de trabajo en tu software de mantenimiento te permitirá optimizar tus tareas de mantenimiento. Además de permitirle acceso fácilmente a todas las personas relevantes, el software de mantenimiento también aprovecha la información en el sistema para crear órdenes de trabajo más precisas y con aún más información. Esto te ayudará a maximizar la organización de tu departamento de mantenimiento y evitar los problemas de ineficiencia más comunes.
¿Cuáles son los tipos de órdenes de trabajo que existen?
Órdenes de trabajo preventivas
Las órdenes de trabajo preventivas son todas aquellas que autorizan las acciones de mantenimiento que son parte del programa regular de mantenimiento de un activo. Este tipo de tareas incluye mantenimiento sistemático, condicional, predictivo o una combinación de los tres. Esto implica que el mantenimiento es realizado antes de que los activos presenten fallas para prevenir las averías inesperadas.
Las empresas que practican el mantenimiento preventivo lo hacen por sus numerosos beneficios, como:
- Reducir el número total de fallas y averías
- Prevenir las fallas inesperadas
- Extender la vida útil de los activos de la empresa
- Mejorar la seguridad de los trabajadores al reducir el número de accidentes
- Incrementar la eficiencia y fiabilidad de los activos
Una orden de trabajo preventiva autoriza las acciones de mantenimiento regular necesarias para el mantenimiento preventivo. Estas órdenes de trabajo tienden a ser generadas directamente por el mismo departamento de mantenimiento, ya que son planificadas por parte del plan de mantenimiento preventivo de la empresa en vez de reaccionar a una falla o avería.
Generar órdenes de trabajo preventivas ayuda a gestionar las tareas de mantenimiento necesarias. Esto puede ayudarle al equipo de mantenimiento a estar al tanto de las diferentes tareas a realizar, asignar tareas específicas a los técnicos, y guardar un registro de todas las tareas realizadas para cada máquina o dispositivo de tu empresa.
Órdenes de trabajo correctivas
Las órdenes de trabajo correctivas son todas aquellas que autorizan las acciones de mantenimiento para reparar dispositivos averiados o remplazar piezas defectuosas. Estas órdenes por lo general comienzan con una solicitud de trabajo realizada por un trabajador fuera del equipo de mantenimiento, quien descubrió una falla inesperada en uno de los activos de la empresa. El departamento de mantenimiento entonces analiza la falla o avería para tomar las medidas necesarias para solucionar el problema.
Generar una orden de trabajo correctiva permite rastrear más claramente el proceso de reparación. Dependiendo de la severidad de la falla, un trabajo de mantenimiento puede tardar días, semanas o incluso meses en concluir. Por ende, tener una orden de trabajo es esencial para garantizar que el trabajo sea realizado satisfactoriamente y las personas impactadas estén al tanto del estado de la reparación.
¿Quiénes son los usuarios más comunes de las órdenes de trabajo?
¿Cómo las distintas áreas de una empresa se benefician de las órdenes de trabajo?
Aunque el departamento de mantenimiento es el responsable de ejecutar las órdenes de trabajo, esto no significa que son los únicos que se benefician de ellas. Al contrario, los departamentos de una empresa que no tratan directamente con el mantenimiento son los que más agradecidos deberían de estar por contar con un buen sistema de órdenes de trabajo, ya que estas les permiten fácilmente reportar un problema y asegurarse de que sea resuelto.
Volvamos al ejemplo anterior del monitor descompuesto. Suponiendo que tu trabajo es realizar ventas, entonces es muy probable que no sepas nada sobre cómo reparar un monitor descompuesto. Sin embargo, llenar una solicitud de trabajo para el equipo de mantenimiento es un proceso sencillo que prácticamente garantiza que tu monitor será reparado. Así, no importa si trabajas en el área de ventas, el piso de producción o en recursos humanos, podrás aprovechar de las órdenes de trabajo para encontrar soluciones a cualquier problema técnico que te puedas encontrar.
¿En qué sectores industriales son más prevalentes las órdenes de trabajo?
Aunque las órdenes de trabajo son usadas frecuentemente en cualquier industria, las maquiladoras y compañías con área de producción son las que más las utilizan. Puesto que los equipos de producción tienden a tener maquinaria avanzada con miles de piezas y altos requisitos de producción, las fallas y averías tienden a ser comunes. Esto hace que el número de órdenes de trabajo sea alto, ya que el equipo de mantenimiento es el único con la capacidad y el conocimiento para reparar estas fallas.
Además, ya que las maquiladoras dependen el equipo de producción para generar productos, cualquier falla en este equipo puede presentar un problema significativo para la empresa. Incluso si la producción no para por completo, la avería de una pieza o máquina puede presentar demoras importantes en la velocidad de producción. Por eso, las órdenes de trabajo son una herramienta indispensable para ayudar al equipo de mantenimiento a priorizar las tareas necesarias y a asegurarse de que puedan realizar todos los trabajos necesarios para garantizar la eficiencia del área de producción.
¿Qué debe incluir una orden de trabajo?
Detalles del trabajo a realizar: ¿qué deben especificar?
Una orden de trabajo debe incluir la información necesaria para realizar el trabajo solicitado. Esto puede variar de industria a industria e incluso de dispositivo a dispositivo, por lo que es muy importante considerar las necesidades de tu empresa al definir qué debe incluir una orden de trabajo. Sin embargo, estas son algunas de las piezas de información indispensables en una orden de trabajo típica:
- El activo en el que se realizará la tarea, como una máquina, computadora u otro dispositivo
- Una descripción de la tarea a realizar
- El nombre de la persona o del departamento que solicita la tarea de mantenimiento
- El tiempo estimado de realización de la tarea
- El nombre de la persona responsable por realizar la tarea
- La ubicación de la tarea o del activo en el cual se va a realizar dicha tarea
- Cualquier requisito previo para realizar la tarea, como herramientas o piezas necesarias
- El nivel de prioridad de la tarea
- Documentos asociados, como manuales de uso o instructivos relevantes para realizar la tarea
- Notas acerca de la seguridad del empleado, como previos accidentes a considerar al realizar tareas similares
Recuerda que la información necesaria para una orden de trabajo en tu empresa puede incluir más o menos información, dependiendo de tus necesidades particulares.
Recursos necesarios y tiempo estimado: ¿por qué son cruciales?
Una de las tareas más importantes de las órdenes de trabajo es garantizar la eficiencia del departamento de mantenimiento. Para asegurar que la orden de trabajo sea completada lo más pronto posible, es imprescindible que esta incluya los recursos necesarios y el tiempo estimado de realización.
Uno de los cuellos de botella más grandes para completar una orden de trabajo es la falta de los recursos necesarios, como piezas o herramientas. Al contar con esta información, el técnico asignado a realizar una orden de trabajo sabrá exactamente qué llevar para poder ejecutar la tarea eficientemente. Esto evitará que la tarea de mantenimiento no sea realizada por falta de recursos.
Además, el departamento de mantenimiento deberá gestionar muchas órdenes de trabajo simultáneamente. Contar con el tiempo estimado de reparación les permitirá agendar órdenes de trabajo más eficientemente. Un software de mantenimiento también se encargará de registrar el tiempo real de reparación, lo que le permitirá al equipo de mantenimiento tener un registro del tiempo promedio para realizar tareas de mantenimiento. Así, podrán obtener estimaciones de tiempo más precisas.
¿Cómo se elabora una orden de trabajo correctamente?
El proceso de creación de una orden de trabajo: ¿cómo se hace?
Crear y ejecutar una orden de trabajo es muy fácil si sabes lo que estás haciendo. Para crear una orden de trabajo completa y efectiva, te recomendamos realizar los siguientes pasos:
- Definir los factores a tomar en cuenta. Antes de enviar la orden de trabajo, es importante dejar muy en claro cuáles son las metas y los requisitos de esta orden. Define bien la prioridad del trabajo, el volumen de trabajo a realizar y cuáles activos necesitan ser reparados.
- Realizar trabajos preparatorios. Esta etapa puede incluir un diagnóstico o simplemente una evaluación visual para definir cuál es el problema y qué se necesita para solucionarlo. En esta etapa es donde debemos definir qué herramientas y piezas de repuesto necesitamos para ejecutar la orden, así como cualquier equipo de protección necesario para los técnicos de mantenimiento involucrados.
- Programar la tarea de mantenimiento. Una vez que contemos con toda la información necesaria, debemos asignar la orden de trabajo a un técnico o a un equipo del departamento de mantenimiento. Así, podremos definir quién va a realizar la tarea y cuándo lo va a hacer.
- Realizar la tarea y generar un reporte. El técnico asignado a la tarea deberá generar un reporte detallado donde describe a detalle las tareas realizadas y el resultado. Esta etapa es esencial para mantener un historial preciso de los activos y generar información útil para futuras tareas de mantenimiento.
- Cerrar la orden de trabajo. Una vez generado el reporte y, si ya no se necesitan más tareas de mantenimiento, podemos cerrar por completo la orden de trabajo. Esto generalmente lo hace un gerente de mantenimiento, quien debe confirmar que la tarea fue realizada exitosamente.
- Notificar al solicitante. Una vez completada la tarea de mantenimiento, es importante notificar a la persona que solicitó el trabajo inicial.
Ejemplos reales de órdenes de trabajo
A continuación, te presentamos un ejemplo de cómo se vería una orden de trabajo real:
Orden de trabajo #1967
DIMO Maint S.A. de C.V.
Bulevar Morelos #177, Hermosillo, Sonora
Fecha: 04/08/2023
Activo: Monitor de escritorio Lenovo
Descripción: El monitor presenta fallas que hacen que la parte superior no presente señal. Es posible que haya un problema con el cableado del interior, por lo que es necesario abrir la carcasa para inspeccionar y reemplazar el cableado.
Departamento: Ventas
Tiempo estimado: 2 horas
Técnico asignado: Miguel Ángel Vélez López
Ubicación: Oficina 114B
Piezas necesarias: Equipo de mantenimiento regular
Prioridad: Media
Documentos asociados: Ninguno
Notas: Ninguna
Las órdenes de trabajo en la era digital
La función de la tecnología en la gestión de las órdenes de trabajo
El software CMMS revolucionó la manera en la que los técnicos de mantenimiento gestionan sus órdenes de trabajo. El software de mantenimiento DIMO Maint facilita el registro y la gestión de tus órdenes de mantenimiento al permitirte:
- Revisar rápidamente las solicitudes de trabajo y clasificarlas según su prioridad
- Asignar órdenes de trabajo y organizar el trabajo de los técnicos de mantenimiento
- Dar seguimiento en tiempo real a las órdenes de trabajo
- Permitir a cualquier miembro de la organización crear solicitudes de trabajo fácilmente por medio de un cuestionario desde la aplicación móvil o de escritorio
- Crear una base de datos con información duradera sobre las tareas de mantenimiento
¿Por qué es beneficioso digitalizar las órdenes de trabajo?
Las órdenes de trabajo digitalizadas presentan muchas ventajas a comparación de las físicas. Algunas de las ventajas más destacadas son:
- Mejorar eficiencia. Las órdenes de trabajo digitales son más eficientes ya que es posible incluir mucha más información en una orden digital que en una física. Por ejemplo, es posible incluir documentos relacionados como guías y manuales directamente en la orden digital, facilitando el trabajo del técnico.
- Reduce costos de almacenamiento. A lo largo de los años, tu empresa seguramente generará una cantidad suficiente de papel para requerir una pequeña bodega. Además de ser costoso, almacenar estos documentos también es incómodo, ya que buscar un trabajo del pasado tomará mucho tiempo.
- Previene extravíos. Basta con perder la forma de la orden de trabajo para presentar una demora significativa en la realización del trabajo. Con un sistema digital, nunca tendrás que preocuparte por perder la orden de trabajo por accidente.
¿Qué es un software de mantenimiento (CMMS) y por qué es útil?
¿Qué debemos entender por software de mantenimiento (CMMS)?
Un software de mantenimiento (CMMS) es una plataforma integrada para todas las tareas de mantenimiento de tu empresa. Este software funciona como una base de datos que le permitirá a tu departamento de mantenimiento planificar y gestionar todas sus tareas para optimizar los procesos, reducir las fallas en tus equipos y reducir costos. Con un GMAO, podrás ver información de tus activos en tiempo real, simplificar tus órdenes de trabajo y digitalizar tus procesos de mantenimiento.
¿Cuáles son los beneficios de usar un software de mantenimiento (CMMS)?
Utilizar un software de mantenimiento (CMMS) te ayudará a reducir costos de mantenimiento e incrementar el tiempo de productividad de tus activos. Algunos de los beneficios destacados son:
- Incrementar la fiabilidad de tus activos
- Procesar solicitudes de trabajo fácilmente
- Facilitar el registro de información de mantenimiento
- Facilitar el mantenimiento predictivo gracias al almacenamiento de datos
- Reducir los costos de reparación
- Reducir el tiempo muerto de tus activos
- Mejorar la seguridad de tus empleados al reducir accidentes
¿Cómo elegir el mejor software de mantenimiento (CMMS)?
¿Qué funciones clave debemos buscar en un CMMS?
No todos los CMMS son iguales, así que debes buscar uno que incluya todas las funciones clave de un buen software de mantenimiento:
- Gestión de activos. Poder acceder a información de tus activos en tiempo real es uno de los beneficios más grandes de cualquier CMMS.
- Gestión de órdenes de trabajo. Como ya lo sabes, las órdenes de trabajo son una parte crucial de cualquier equipo de mantenimiento. El CMMS indicado tendrá funciones de gestión de órdenes de trabajo para simplificar el proceso de reparación de activos.
- Gestión de mantenimiento. Un CMMS te permitirá implementar planes de mantenimiento de vanguardia, como el mantenimiento preventivo.
- Gestión de inventario. Un buen CMMS te ayudará a saber exactamente qué activos tienes, además del número y tipo de piezas de repuesto y herramientas de reparación.
¿Cómo afecta el costo a la elección de un CMMS?
Un CMMS puede ser una inversión significativa, en especial para empresas pequeñas. Antes de contratar un software de mantenimiento, es importante que consideres si el costo del software es inferior a los ahorros estimados al implementarlo. Por ejemplo, si tu empresa cuenta con un pequeño equipo de producción que no presenta fallas frecuentemente, entonces es posible que no sea necesario implementar un software de mantenimiento.
Sin embargo, el ROI (Return on Investment) de un CMMS tiende a ser muy alto. Algunas de las ventajas económicas más importantes son:
- Incrementa la vida útil de los activos por hasta un 50 %
- Mejora el ciclo de compra por un 5 %
- Optimiza los subcontratos
- Mejora la disponibilidad y fiabilidad de los activos
¿Por qué nuestro software de mantenimiento podría ser la mejor elección para ti?
Las ventajas de nuestro CMMS: ¿qué lo hace destacar?
El CMMS de DIMO Maint es una de las soluciones de mantenimiento más populares en el mercado. Además de contar con integración de órdenes de trabajo digitalizadas, nuestros clientes han reportado los siguientes beneficios al implementar nuestro software:
- Reducción en el tiempo de las tareas de mantenimiento por hasta un 30 %
- Reducción en el tiempo de preparación para trabajos de mantenimiento por hasta un 30 %
- Mejora la disponibilidad y fiabilidad de los activos
- Reducción en el tiempo de inactividad en la producción por un 10 %
¿Qué dicen nuestros clientes satisfechos?
Una de las mejores maneras de asegurarte que estás contratando el software ideal para tu empresa es buscar una segunda opinión de los clientes actuales. En nuestra página de testimoniales encontrarás una gran variedad de ejemplos de opiniones de nuestros clientes, como la del Señor Addis, un gestor de la propiedad, director de proyectos y propietario de proyectos nuevos y de rehabilitación en el Incroyable en Francia, quién opinó que:
“La GMAO permite al departamento de mantenimiento ahorrar tiempo al tener acceso inmediato a las solicitudes de trabajo enriquecidas con toda la información necesaria para una ejecución satisfactoria, sin tener que pasar por llamadas telefónicas y correos electrónicos como hacíamos en el pasado.”
¿Cómo puedes implementar nuestro software de mantenimiento (CMMS) en tu empresa?
Pasos para una implementación exitosa: ¿cómo te ayudamos?
Implementar un CMMS nunca ha sido tan fácil gracias a nuestra opción “Quick Start” de DIMO Maint MX. En menos de 24 horas podrías estar iniciando con tu nuevo GMAO, tan solo siguiendo estos pasos:
- Llenar un cuestionario inicial para definir tus objetivos
- Crear un programa de entrenamiento para los trabajadores
- Instalar nuestras plataformas web y móvil
- Iniciar con el Administrador
- Importar datos a DIMO Maint desde Excel u otra base de datos
- Configurar tus parámetros en DIMO Maint
- Agendar sesiones de producción y retroalimentación
- Descargar reportes de uso después de la implementación para mejorar
¿Qué tipo de asistencia y soporte ofrecemos durante la implementación?
Uno de nuestros puntos más fuertes es nuestro compromiso con brindar soporte y atención al cliente durante y después de la implementación del software. Además de poder presentar solicitudes de soporte 24/7 y en cuatro idiomas (español, inglés, francés y alemán), todos nuestros contratos nuevos incluyen soporte de bienvenida especial. Uno de nuestros especialistas de soporte tendrá una llamada contigo para presentar el software y explicar el proceso de solicitudes de soporte para asegurar la exitosa implementación de nuestro GMAO.
¿Qué resultados puedes esperar después de implementar nuestro CMMS?
¿Cómo mejorará nuestro CMMS la gestión de tus órdenes de trabajo?
Nuestra CMMS destaca por ofrecer una manera intuitiva y divertida de crear órdenes de trabajo. Gracias a nuestra plataforma web y aplicación móvil, todos los empleados de tu empresa podrán presentar solicitudes de trabajo fácil y rápidamente. Después, el equipo de mantenimiento podrá aprovechar de nuestras prácticas de base de conocimientos para institucionalizar la información recopilada durante el mantenimiento al poder:
- Crear órdenes de trabajo con instrucciones claras
- Crear listas de aprobación sencillas
- Guardar procedimientos operativos en el CMMS
- Crear un historial de los trabajos para optimizar los planes de mantenimiento
¿Cómo nuestro CMMS puede reducir costos y tiempo?
Nuestro CMMS se encarga de optimizar los procesos de mantenimiento de tu empresa. Esa es nuestra función principal, que hemos logrado con grandes empresas multinacionales en todo el mundo. Somos especialistas en reducir costos y tiempo de mantenimiento al:
- Implementar sistemas de mantenimiento preventivo, lo que aprovecha el tiempo muerto para realizar mantenimiento y prevenir fallas imprevistas.
- Gestionar órdenes de trabajo y así optimizar las tareas de mantenimiento preventivo y correctivo.
- Registrar información importante sobre las tareas de mantenimiento realizadas para optimizar trabajos de mantenimiento en el futuro.
- Guardar un inventario para permitirte ver en tiempo real el estatus de tus activos y ahorrar tiempo.
- Digitalizar procesos de mantenimiento para reducir costos asociados con documentos físicos.
Las órdenes de trabajo son una parte indispensable de cualquier proceso de mantenimiento. Sin embargo, no hacerlas correctamente puede entorpecer tus procesos, lo que puede resultar costoso. La mejor manera de optimizar el proceso de solicitudes de trabajo y garantizar que las tareas se realicen en tiempo y forma es implementando un GMAO como DIMO Maint. Nuestro CMMS fue diseñado con las órdenes de trabajo en mente para poder brindar la experiencia más completa e intuitiva.
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