¿Cómo gestionar el ciclo de vida de un equipo biomédico?

Comprar un equipo biomédico (respirador, bomba de perfusión, ecógrafo, equipo de imagen médica, etc.) es solo el comienzo de su historia. Instalación, uso, mantenimiento, averías, costes y luego renovación: cada etapa genera información útil para gestionar el parque. Gestionar el ciclo de vida de un equipo biomédico consiste en mantener esa continuidad, desde la expresión de la necesidad hasta su retirada del servicio.

Para estructurar el seguimiento del parque, de las intervenciones y del historial de los equipos, DimoMaint propone soluciones GMAO adaptadas a las necesidades de los centros sanitarios y de los equipos biomédicos.

¿Qué es el ciclo de vida de un equipo biomédico?

El ciclo de vida abarca todas las etapas por las que atraviesa un dispositivo médico dentro del centro.
En su serie técnica dedicada a los dispositivos médicos, la Organización Mundial de la Salud (OMS) trata por separado la evaluación de las necesidades, la adquisición, la gestión del inventario, el mantenimiento y el desmantelamiento de los dispositivos médicos. Estas etapas forman una cadena de gestión que se extiende desde la identificación de la necesidad hasta la retirada del equipo.

Se puede representar sencillamente su recorrido:
Necesidad → selección y adquisición → recepción e instalación → puesta en servicio → uso → mantenimiento y seguimiento → renovación o retirada

El interés de esta visión es no considerar la maintenance como una actividad aislada. Las decisiones tomadas en la adquisición influyen en el mantenimiento futuro; los datos recogidos durante la explotación permiten luego clarificar las decisiones de renovación.

1. Antes de la compra: pensar en la explotación del equipo

La gestión del ciclo de vida comienza incluso antes de la llegada del material al centro. Las características clínicas y técnicas siguen siendo obviamente determinantes, pero otras preguntas merecen plantearse ya en esta etapa: 

• ¿Qué competencias serán necesarias para mantenerlo?
• ¿Están disponibles las piezas de recambio y los consumibles?
• ¿Cuáles son las condiciones de instalación, de formación y de mantenimiento? 

Un dispositivo atractivo para la compra puede volverse más gravoso de explotar si su mantenimiento es complejo o si ciertas piezas se vuelven difíciles de obtener.

Estas restricciones varían mucho según el tipo de dispositivo: la el mantenimiento de una bomba de perfusión o de un desfibrilador no presenta los mismos retos técnicos, organizativos ni de disponibilidad que el de un ecógrafo, un equipo de radiología o un equipo de laboratorio.

2. En la recepción: construir la identidad del equipo

Una vez recibido el equipo, la calidad de su registro condiciona gran parte de su seguimiento futuro.
Identificación, modelo, número de serie, ubicación, fecha de puesta en servicio, proveedor, documentación asociada, contrato de mantenimiento eventual o estado: esta información constituye progresivamente el expediente de referencia del equipo y facilita la gestión de los equipos a lo largo de su ciclo de vida.

El inventario resulta especialmente útil cuando el equipo debe consultarse para recuperar su historial, analizar sus costes o preparar su sustitución.

Retorno de campo : empezar por un inventario fiable

Esta etapa aparece con mucha claridad en el testimonio de Cap Santé. Durante la implantación de su GMAO, el servicio biomédico comenzó por inventariar sus equipos y centralizar informaciones como su ubicación, las intervenciones, las fechas, los documentos asociados y los costes.
El objetivo expresado por el Sr. Drufin, responsable del servicio biomédico citado en este testimonio, era disponer de información suficiente para reaccionar ante la recurrencia de las averías y seguir las evoluciones.
El seguimiento del ciclo de vida comienza por un dato sencillo: saber con precisión qué equipo está presente en el parque y disponer de información fiable sobre él.

3. Durante la explotación: construir el historial del equipo

Es durante su periodo de uso cuando se acumulan las informaciones más interesantes para comprender su comportamiento.
Mantenimiento preventivo, intervenciones correctivas, controles de calidad, averías, piezas reemplazadas, tiempos de inmovilización o costes incurridos construyen progresivamente el historial técnico del dispositivo médico. Este historial constituye uno de los fundamentos de un mantenimiento biomédico fiable y trazable.

Una intervención aporta información sobre un incidente. Varios años de historial permiten entender cómo envejece el equipo.

A escala del parque biomédico, este conocimiento permite también identificar las familias de equipos que concentran las averías, las inmovilizaciones o los costes de mantenimiento.

4. Seguir los indicadores adecuados para detectar una evolución

Dos aparatos puestos en servicio el mismo año pueden haber tenido niveles de uso, condiciones de explotación e historiales de mantenimiento muy diferentes.
Para seguir su evolución, algunos indicadores de mantenimiento pueden compararse:

• frecuencia y recurrencia de las averías;
• duración de las inmovilizaciones;
• costes de mantenimiento y reparación;
• disponibilidad de las piezas de repuesto;
• evolución del rendimiento;
• repetición de una misma falla.

Es necesario detectar los cambios de comportamiento con suficiente antelación para poder actuar. Una avería adicional no impone necesariamente un reemplazo. Sin embargo, la acumulación de varias señales puede modificar progresivamente la decisión.

El historial como « historial de salud » del equipo

Esta lógica aparece también en el testimonio del Centro hospitalario de Thiers-Ambert. Su director técnico, Christophe Crespo, describe el historial completo de las intervenciones como un verdadero « historial de salud » de los equipos, que permite recuperar la información relativa a las averías y a las reparaciones realizadas.
Esta continuidad de la información es especialmente importante cuando un aparato permanece varios años en el parque y distintos técnicos deben intervenir en él.

5. Reparar o renovar: ¿cómo decidir?

Es uno de los arbitrajes más delicados del ciclo de vida:
¿en qué momento continuar reparando un equipo deja de ser la mejor decisión?
La decisión gana al cruzar varias dimensiones:

Qué observar	Pregunta a hacerse
Fiabilidad	¿Las fallas se vuelven más frecuentes o repetitivas?
Mantenibilidad	¿El equipo puede seguir reparándose en condiciones satisfactorias?
Piezas de repuesto	¿Siguen estando disponibles?
Costes	¿Aumentan los gastos de mantenimiento?
Indisponibilidad	¿Las inmovilizaciones se hacen más largas o penalizantes?
Uso	¿El aparato sigue respondiendo a las necesidades del servicio?
Rendimiento	¿Sus prestaciones siguen siendo apropiadas para el uso esperado?

Ninguno de estos criterios decide necesariamente, por sí solo, el reemplazo.
Es su evolución en el tiempo y su lectura combinada lo que permite documentar el arbitraje entre continuar la explotación, reparar, renovar o retirar.

6. Anticipar la renovación

Una gestión del ciclo de vida permite identificar progresivamente los aparatos cuyo mantenimiento en servicio merece ser reevaluado. La obsolescencia puede adoptar distintas formas. Un equipo puede seguir funcionando pero volverse difícil de mantener por falta de piezas. Puede permanecer técnicamente operativo aunque responda menos a las necesidades del servicio. Sus reparaciones también pueden volverse más frecuentes o más costosas.

La renovación se convierte entonces en una decisión preparada a partir del historial del material en lugar de una reacción a su última avería.
Esta anticipación también ayuda al responsable biomédico a preparar las inversiones: los equipos a vigilar pueden identificarse con suficiente antelación y los arbitrajes presupuestarios apoyarse en elementos factuales.

 

7. La GMAO como hilo conductor del ciclo de vida

Para aprovechar varios años de información, hace falta que no estén dispersos entre archivos Excel, documentos en papel y conocimientos individuales.
Una GMAO permite conservar una continuidad de información durante la vida del equipo: inventario, ubicación, intervenciones, mantenimiento preventivo, controles, averías, piezas reemplazadas, costes e historial.

La GMAO reúne los datos que permiten a los profesionales documentar la decisión de reemplazo de un equipo.

8. Preparar la salida del parque

La salida del parque constituye una etapa por derecho propio: decisión de retirada, actualización del inventario, conservación de la información necesaria y tratamiento del dispositivo según los procedimientos aplicables.
La OMS dedica una guía específica al decommissioning, o retirada del servicio, para ayudar a determinar por qué, cuándo y cómo retirar un dispositivo médico del servicio.