Como información inicial, queremos mencionar los beneficios de la implementación de un software de mantenimiento a tu empresa. El software de mantenimiento se centra principalmente en la mejora de la eficiencia del mantenimiento, la mejora de fiabilidad de equipos, el mejor seguimiento de las órdenes de trabajo, la reducción de los tiempos muertos del equipo, control de inventario, ahorro de costos, análisis de datos, mantenimiento predictivo y preventivo, documentación de equipos, colaboración grupal mejorada, escalabilidad, satisfacción del cliente e integración con otros sistemas.
Pasos de implementación del CMMS
Otro tema importante son los factores y pasos a considerar cuando se está implementando un software de mantenimiento.
En primera instancia, se deben de conocer y / o definir bien los objetivos y metas de la empresa a mediano y largo plazo, relacionados con el software de mantenimiento.- Después, se debe de contabilizar el personal que va a estar involucrado en el mantenimiento de los equipos, así como el equipo que se le va a asignar a cada uno.
- Se debe analizar la integración del software de mantenimiento con los sistemas que ya están en uso, estudiar el presupuesto de la implementación y de la capacitación para el personal.
- También se debe de tomar en cuenta la migración de datos en caso de que vaya a ser necesaria. Para la migración, el departamento de tecnologías de información debe de estar involucrado.
- Se deben de analizar y comparar las diferentes opciones con las que se cuenta para el software de mantenimiento. Comprar las ventajas y desventajas de cada uno y de sus respectivos competidores.
- Hay que considerar la “personalización” del software, qué tan flexible puede ser acorde a las necesidades de mi empresa y / o equipos. La interfaz del usuario debe de ser amigable y fácil de manejar. Es importante conocer si el software se puede manejar desde un teléfono inteligente, así como sus características.
- La seguridad y privacidad de datos debe ser importante, así como estatutos o temas legales relacionados con esta implementación.
- Una vez implementada la prueba piloto, se debe de asignar un plan para que los operadores se adapten a este nuevo software de mantenimiento.
- Hay que estar constantemente tomando mediciones de las métricas de este software para saber que tan eficiente está resultando para la compañía.
En primera instancia, se deben de conocer y / o definir bien los objetivos y metas de la empresa a mediano y largo plazo, relacionados con el software de mantenimiento.Las claves de su éxito conjunto
Las claves del éxito en la implementación de un software CMMS dependen totalmente de la minuciosidad con la que se realicen los pasos previamente mencionados. Los objetivos deben de estar claramente definidos y todo el personal, tanto operadores como directivos, deben de tener un entendimiento total del porqué de la implementación de este software orientado a los objetivos y metas de la empresa.
El personal de mantenimiento debe de estar involucrado desde un principio, ya que la retroalimentación de ellos es primordial para la buena implementación. La configuración del software de mantenimiento se debe de hacer tomando en cuenta los objetivos de la empresa, en relación con el mantenimiento. Una sólida y completa capacitación debe de ser otorgada al personal, de ser posible siguiendo las recomendaciones del desarrollador del software de mantenimiento.
Una vez ejecutada la prueba piloto, se deben de tomar medidas de los resultados de manera frecuente, para conocer los beneficios que el software de mantenimiento está trayendo a la organización. Esto con el fin de poder hacer una comparación eficiente antes, y después de la implementación.
Se debe de anticipar la adaptación del software de mantenimiento considerando el crecimiento de la empresa. Debes asegurarte que el software va a seguir funcionando conforme la organización y el personal de la misma crezca. Se debe de tener todo documentado para tener un registro óptimo de los pasos de la implementación, ya que en algún futuro, esta información puede llegar a ser bastante útil.
Conducir auditorías de manera regular es la mejor manera de saber si el software de mantenimiento implementado está dando resultados. Se debe de monitorear de manera constante su desempeño con las métricas anteriormente mencionadas. La retroalimentación del personal involucrado también forma parte de estas métricas, ya que los operadores que están directamente involucrados con el equipo, son los que pudieran tener una mejor retroalimentación que los que no están involucrados.
En el presupuesto, también se deben de considerar los gastos que generará el entrenamiento del personal, el soporte por parte del desarrollador y su mantenimiento respectivo.
El software de mantenimiento empodera y ayuda a las organizaciones a pasar de un escenario reactivo a un escenario proactivo. La búsqueda primordial del software de mantenimiento es mejorar las operaciones de mantenimiento de las empresas, mejorar la fiabilidad de los equipos, reducir los tiempos muertos de operaciones y optimizar la locación de recursos.
El software de mantenimiento es una inversión a largo plazo. Conforme la tecnología avanza, los procesos también, viendo mejoras significativas en los resultados obtenidos por la implementación del software de mantenimiento.
