En el mantenimiento de edificios, el rendimiento se basa tanto en la experiencia técnica como en la calidad de los intercambios entre los actores. Transmitir la información adecuada en el momento oportuno condiciona directamente la eficacia de las intervenciones.
El gestión de instalaciones implica hacer trabajar conjuntamente a ocupantes, servicios técnicos, técnicos y proveedores. Cuando la comunicación está dispersa o incompleta, los plazos de intervención se alargan, la disponibilidad de los equipos (HVAC, ascensores, SSI…) disminuye y la calidad del servicio se degrada.
En entornos terciarios y multisede, estas pérdidas de información son frecuentes: solicitudes mal calificadas, validaciones lentas, trazabilidad insuficiente. Resultado: una diferencia significativa entre la notificación de un problema y su tratamiento efectivo.
Lo que hay que recordar
Un mantenimiento fluido se apoya en varios palancas clave:
- La estructuración de los intercambios (formularios adaptados a las solicitudes de edificio, datos enriquecidos por sede y por equipo)
- La automatización de los procesos de validación y asignación
- Una mejor trazabilidad (historial por activo inmobiliario, pilotaje de KPI multisede)
Una herramienta centralizada, la GMAO dedicada al facility management, permite transformar las solicitudes de intervención en flujos estructurados, reducir los errores y reforzar la colaboración entre ocupantes, servicios técnicos y proveedores.
Objetivo: pasar de un mantenimiento correctivo sufrido a un mantenimiento preventivo y dirigido, adaptado a los retos de continuidad de servicio en los edificios terciarios.
¿Cómo eliminar las pérdidas de información y acelerar las intervenciones?
En el mantenimiento de edificios, el rendimiento también depende de la calidad del diálogo entre ocupantes, gestores técnicos e intervinientes en terreno. Una mala transmisión de la información puede alargar el MTTR varias horas e impactar la explotación de un sitio (oficinas, comercios, establecimientos abiertos al público).
Para agilizar la comunicación, hay que identificar las zonas de pérdida de información y clarificar las responsabilidades:
- El ocupante o solicitante describe la necesidad a través de un portal dedicado
- El responsable técnico valida, califica y prioriza según la criticidad del edificio
- El técnico interno o el proveedor recibe una solicitud completa, contextualizada por sede, zona y equipo
Un sistema centralizado como una GMAO asegura la trazabilidad: cada solicitud se vincula a un edificio, un activo técnico, un contrato y un responsable. Esto crea la base de una comunicación continua, documentada y exploitable.
¿Cómo transformar una solicitud en dato exploitable desde su captura?
Hacer que la solicitud sea autosuficiente
La creación de formularios en la GMAO permite agrupar los elementos esenciales: edificio, zona, equipo afectado (HVAC, iluminación, control de acceso…), síntoma, nivel de urgencia, restricciones de acceso.
En un contexto multisede, esta estructuración evita idas y venidas y acelera la calificación.
Enriquecer el dato mediante lo digital
La GMAO permite integrar fotos, vídeos o lecturas procedentes de sensores técnicos. Combinada con una aplicación móvil, permite a técnicos y proveedores acceder al historial completo del edificio y cerrar las intervenciones en tiempo real.
Esta dimensión digital acorta el tiempo de análisis, reduce los desplazamientos innecesarios y mejora la calidad del informe.
Centralizar para fiabilizar
Todas las solicitudes deben converger hacia una única interfaz: la GMAO.
Se convierte en el referente único de los activos inmobiliarios, de los contratos de mantenimiento y de las intervenciones.
Los formularios constituyen entonces el lenguaje común entre ocupantes, servicios generales, técnicos y proveedores.
Recibir notificaciones
Una notificación eficaz entrega una información accionable: quién debe actuar, en qué edificio, en qué equipo y bajo qué plazo contractual.
La personalización de las alertas según el rol evita la sobrecarga informativa.
El técnico recibe los datos técnicos; el gestor inmobiliario sigue los SLA; el proveedor recibe únicamente las órdenes validadas.
¿Por qué priorizar la trazabilidad?
En el mantenimiento de edificios, la trazabilidad constituye una memoria técnica indispensable.
Asociar cada intervención a un edificio, un equipo, un contrato y un interviniente permite identificar las averías recurrentes y optimizar los planes de mantenimiento preventivo.
El análisis de indicadores tales como el Mean Time To Repair (MTTR) o el Mean Time Between Failures (MTBF) se convierte entonces en una verdadera herramienta de pilotaje para las direcciones inmobiliarias y los servicios generales. Un panel de control operativo para el terreno; un reporting consolidado para el pilotaje multisede. Juntos, ofrecen una lectura transversal del rendimiento técnico y presupuestario.
El ciclo de mejora continua: de la reactividad al rendimiento colectivo
El mantenimiento de edificios se vuelve eficaz cuando se apoya en sus propios datos.
La información procedente de las solicitudes, de los flujos de trabajo y de los informes alimenta un ciclo de mejora continua: ajuste de las gamas preventivas, renegociación de contratos, optimización de los recursos.
Agilizar la comunicación en el mantenimiento de edificios exige un enfoque de alineamiento colectivo, donde la tecnología estructura los intercambios y asegura la explotación de los sitios.
Cuando la solicitud está estructurada, las responsabilidades están claras y los datos se explotan a escala del parque inmobiliario, el mantenimiento se convierte en una palanca estratégica.
Y en el corazón de esta transformación, la GMAO desempeña un papel central: reúne a ocupantes, técnicos, gestores y proveedores en torno a un objetivo común — la continuidad del servicio y el rendimiento sostenible de los edificios.
