Para ayudar a los clientes a construir un cuadro de mando relevante y útil para todas las partes, la clave está en alinear la visión de la dirección con la del equipo operativo a la hora de definir los indicadores clave de rendimiento (KPI).
Indicadores de mantenimiento: integrar la visión del terreno y de la dirección en el GMAO
Métricas clave como el MTBF (Tiempo Medio Entre Fallos) son esenciales para comprender la fiabilidad de los equipos y optimizar el rendimiento del mantenimiento. Al integrar estos indicadores en tu GMAO, puedes alinear los objetivos estratégicos con las operaciones sobre el terreno, garantizando una estrategia de mantenimiento equilibrada y eficaz.
¿Cómo conciliar la visión operativa y la estratégica?
Este artículo no pretende convencerte de la relevancia de implantar KPIs ni de explicar cómo
mejorar las operaciones de mantenimiento sin analizarlos.
Existen múltiples expectativas en torno a los KPIs, que varían según el tamaño y madurez de la empresa. Los indicadores a seguir no serán los mismos si el cuadro de mando se construye únicamente con la visión del equipo de operaciones o con la de la dirección.
Por ejemplo, minimizar los tiempos de inactividad puede parecer una buena idea, pero no si afecta negativamente a la calidad del producto, a la moral del personal o pone en riesgo la estrategia de mantenimiento a largo plazo. Cuando hablamos con nuestros clientes sobre cómo optimizar la actividad de mantenimiento, entran en juego decenas de parámetros. Entonces surge una pregunta clave: ¿en qué indicadores deberíamos centrarnos?
La implicación imprescindible de la dirección en el proyecto GMAO
Es fundamental implicar a la dirección desde las primeras fases del proyecto de GMAO. La dirección respalda la visión de los KPIs, conoce los costes del proyecto y, llegado el momento, querrá medir el retorno de inversión (ROI).
Para poder medir algo dentro de la solución GMAO, es necesario recopilar los datos correctos (tiempos de parada, tiempos de reparación, horas invertidas…) y definir bien los ejes de análisis (por equipo, por familia, etc.).
Néa Bogdani, responsable de proyectos GMAO en DimoMaint, expone un reto habitual:
“Existe una clara discrepancia entre los KPIs que quiere la dirección (costes, comparativas entre periodos, visión a medio y largo plazo) y los que necesitan los profesionales a pie de máquina (rendimiento, conocimiento técnico, visión a corto plazo, tareas pendientes, etc.).”
Este comentario subraya la importancia de establecer una comunicación fluida entre los distintos actores del proyecto desde el principio, para que ninguna visión quede relegada. Es esencial plantear el proyecto de cuadro de mando desde una lógica de eficiencia y rendimiento sostenible.
Dar sentido al proyecto GMAO gracias a indicadores clave
Un mantenimiento eficaz a través del uso proactivo de KPIs
Mantener operaciones exitosas exige un enfoque proactivo, utilizando indicadores clave para impulsar el rendimiento. Un GMAO eficiente debe ayudarte a definir, monitorizar y analizar KPIs adaptados a las necesidades específicas de tus instalaciones, departamentos y estructura organizativa.
Por ejemplo, una empresa puede seguir la evolución del rendimiento de sus activos de un año
a otro, mientras que otra puede centrarse en la mejora del rendimiento de sus equipos durante seis meses. Por tanto, el GMAO debe ser flexible y robusto, capaz de gestionar y priorizar la creación y seguimiento de diferentes indicadores.
Tomemos este ejemplo: un ratio de 90 % de mantenimiento correctivo frente a un 10 % de mantenimiento preventivo. A simple vista, parece un mal indicador. Pero lo importante es observar su evolución en el tiempo y el impacto de las mejoras aplicadas.
No hay que olvidar que formar a los técnicos puede reducir significativamente el tiempo que dedican a intervenir sobre una máquina.
La implantación y el seguimiento de KPIs permiten a los responsables afinar procesos, procedimientos y asignaciones, mejorando así los resultados. Los KPIs ofrecen a los equipos objetivos claros y tangibles, reforzando la productividad y el rendimiento diarios.
Néa Bogdani también destaca que:
Los KPIs facilitan la adopción del GMAO al reducir la sensación de control excesivo. Los usuarios entienden mejor el impacto de sus acciones, ven resultados concretos, y eso mejora su implicación y el valor del departamento de mantenimiento.
El papel clave del consultor preventa en la formalización de los KPIs
Los KPIs reflejan la estructura organizativa de la empresa. El GMAO no organiza, sino que respeta la organización existente. Por eso, definir indicadores será más sencillo si la estructura está previamente clara.
Tal y como se ha mencionado, varios perfiles directivos —desde responsables industriales hasta CEOs de pymes— deben implicarse y tener claro qué desean controlar.
El consultor preventa tiene un papel clave en la formalización de estas necesidades. Puede proponer una auditoría para detectar áreas de mejora, establecer una estrategia y definir tanto el cuadro de mando como los procedimientos de seguimiento. Esta tarea se complica si no hay una estructura organizativa clara. En ese caso, DimoMaint ofrece servicios de acompañamiento organizativo antes de poner en marcha el GMAO.
Un error común entre los clientes es creer que los informes vienen integrados y estandarizados para todos los usuarios. Durante la fase de configuración y formación, el consultor debe compartir su visión del proyecto y proporcionar una hoja de ruta clara.
Tener objetivos bien definidos desde el principio es fundamental para evitar comentarios como: “Me gusta lo que nos habéis enseñado, pero esto aquí no funciona”, o solicitudes tardías de KPIs imposibles de configurar porque no se contemplaron desde el inicio.
¿Cómo definir tus indicadores de mantenimiento?
Analizar los indicadores para un rendimiento óptimo
El equipo de mantenimiento debe determinar las métricas que mejor reflejen la disponibilidad de los activos, los costes de reparación y sustitución, y las competencias del equipo, con el fin de demostrar cómo el mantenimiento contribuye a los objetivos de la empresa.
Primero, hay que identificar los datos a recopilar:
- número de órdenes de trabajo
- número de solicitudes de intervención
- tiempos de parada de máquina
- horas subcontratadas
- número de pedidos, etc.
Después, definir los ejes de análisis:
- por periodo
- por tipo de tarea o intervención
- por máquina o modelo
- por planta, edificio, zona
- por oficio
Los expertos de campo señalarán los indicadores que identifican áreas con margen de mejora operativa. La dirección buscará indicadores que permitan aumentar beneficios y reducir gastos, por ejemplo, comparando la producción de una línea con sus costes de mantenimiento.
Existen numerosos índices ligados al mantenimiento:
- Fiabilidad: MTBF (Tiempo Medio Entre Fallos)
- Mantenibilidad: MTTR (Tiempo Medio de Reparación)
- Disponibilidad: MTBF / (MTBF + MTTR)
Representar visualmente los indicadores: ¡tan importante como elegirlos!
El diseño visual debe ser agradable, sí, pero nunca a costa de la claridad. El tipo de gráfico (proporciones, curva de tendencia, Pareto 80/20, Top 10, listas…), su formato o los colores elegidos deben adecuarse a la naturaleza y el significado del dato. Una curva no comunica lo mismo que un histograma.
Cada KPI requiere un tipo de representación acorde a su objetivo.
Muchas empresas utilizan códigos visuales sencillos y fácilmente reconocibles para facilitar su difusión interna: emojis (carita verde), colores, iconos del tiempo (sol, nubes…).
GMAO y análisis de datos empresariales (Business Analytics)
El GMAO permite aplicar las mejores estrategias de mantenimiento y fiabilidad a tus activos e instalaciones, midiendo y supervisando KPIs clave.
Bien utilizado, permite maximizar el retorno de inversión: mejor planificación, mayor eficiencia, mejora de la seguridad y reducción de costes.
Los datos del GMAO son estáticos, pero encierran información valiosa para tomar decisiones informadas.
Combinado con una solución de Business Intelligence, el GMAO potencia la generación de informes y facilita un análisis multidimensional que permite identificar fácilmente las causas de ciertos resultados.
EN RESUMEN
Involucra a la dirección desde el inicio del proyecto GMAO para definir claramente los KPIs prioritarios y alinear visiones.
Da sentido al proyecto GMAO impulsando el rendimiento del equipo.
Haz las preguntas correctas para definir indicadores relevantes, comprensibles y visibles para todos.
