La gestión eficiente y harmoniosa de tus equipos de mantenimiento es una misión delicada. Un software de mantenimiento te permitirá optimizar la distribución de tus recursos humanos.
Cómo gestionar eficazmente un equipo de mantenimiento
Un encargado de mantenimiento es responsable de la coordinación eficaz de sus equipos.
Concretamente, necesita:
- Transmitir instrucciones claras y reglas aplicables a cada miembro de su equipo.
- Organizar y planificar los trabajos de las partes externas e internas.
- Definir las necesidades de formación y acreditación de cada miembro de su equipo y eventualmente proporcionales asistencia en su formación.
- Analizar el rendimiento individual y colectivo de su equipo.
- Tener la capacidad de liderar y motivar para poder dirigir su departamento sin dificultad.
- Saber resolver conflictos internos y obstáculos con los que los miembros de su equipo se puedan encontrar.
Dirigir un equipo de mantenimiento: una misión compleja
Los técnicos de mantenimiento suelen ser muy autónomos en sus tareas diarias.
De hecho, en muchas empresas, el jefe a menudo no tiene ni idea de dónde están ubicados los miembros de su equipo. Los turnos de trabajo rotatorios y los turnos de noche complican incluso más su tarea de supervisión.
Debido a que el departamento de mantenimiento tiene que ver con cada actividad de la empresa, puede resultar todo un reto monitorizar los trabajos de mantenimiento, su trazabilidad y el éxito de sus objetivos.
Los empleados de la empresa, que crean solicitudes de trabajo, rara vez entienden por qué los problemas no se resuelven inmediatamente y, como resultado, los técnicos de mantenimiento se sienten presionados con frecuencia. A pesar de que están haciendo todo lo que está en su mano para ser lo más eficientes posible, a menudo hay tensiones con el personal de producción. Si preguntas a tus técnicos si se sienten agobiados, seguramente te dirán: «¡Pues claro que sí! Me paso el día corriendo de un lado para otro».
El problema es simple: todo el mundo sabe que los equipos de mantenimiento están desbordados, pero nadie sabe nunca qué están haciendo exactamente. Lo ideal sería que cada técnico conozca su trabajo de antemano para que pueda prepararse según los estándares de seguridad y realizar el trabajo de mantenimiento lo más tranquilamente posible.
Esta situación ideal se puede alcanzar gracias a que un software de mantenimiento, GMAO o CMMS por su sigla en inglés, te permite tanto dirigir a tu equipo eficientemente como garantizar su seguridad en el trabajo.
¿Cómo mido la eficacia de mi equipo de mantenimiento?
Responder exhaustivamente a esta pregunta requeriría una docena de páginas.
Así que aquí nos centraremos en dos categorías de KPI:
Indicadores de actividad
Los indicadores de actividad tienen que ver con la actividad de tus equipos. Por eso, debes tener en cuenta:
- el tiempo que pasa entre la solicitud de trabajo y el trabajo de mantenimiento (tiempo de respuesta),
- la duración del trabajo de mantenimiento
- y su calidad.
Indicadores de resultado
Los indicadores de actividad tienen que ver con la actividad de tus equipos. Por eso, debes tener en cuenta:
Analizados de forma adecuada, estos indicadores te ayudarán a evaluar la eficiencia de tu equipo de mantenimiento.
Hay muchos indicadores más complejos. Usar la GMAO de DimoMaint te permitirá entender rápida y fácilmente las dificultades con las que tu equipo se encuentre y proponerle soluciones orientadas a mejorar su rendimiento.
¿Cómo ayuda un software de mantenimiento a la gestión diaria de tus equipos?
De acuerdo con la Asociación Francesa de Ingenieros y Responsables de Mantenimiento, una solución de GMAO implementada y usada correctamente puede aumentar la productividad del equipo entre un 15 y un 20%. El estudio también señalaba una reducción de entre un 20 y un 30% del tiempo de preparación del mantenimiento y de entre un 10 y un 40% de la duración del trabajo de mantenimiento.
Una visión comprensiva de los recursos humanos internos y externos
Una unidad de mantenimiento se compone a menudo de técnicos especializados en un campo determinado.
Para que puedas dirigir de forma eficiente y simplificar el mantenimiento de tu activo, depende de ti conocer sus puntos fuertes y competencias. Si el técnico A es un electricista y el técnico B es un mecánico, ¿a cuál debes enviar a resolver un problema eléctrico en una máquina compleja?
Un software de mantenimiento te ayudará a tomar decisiones bien fundadas basándote en la mezcla de habilidades de cada individuo, pero también en sus títulos (electricista, carné de carretillero, etc.).
Además, siempre tendrás la posibilidad de gestionar tus recursos humanos externos. La GMAO de DimoMaint registra a todas las subcontrataciones y documenta la información de contacto de cada colaborador externo.
Planificación simplificada de las órdenes de respuesta
¿Siempre estás buscando maneras de mejorar tu gestión del mantenimiento? Sin GMAO, la gestión de órdenes de trabajo a menudo se vuelve compleja y a veces es incluso imposible hacer un seguimiento de todas las órdenes de trabajo.
Gracias a su ergonomía cuidadosamente diseñada para tus usos, la GMAO de DimoMaint es útil para:
- facilitar la asignación de órdenes de intervención,
- mejorar la visibilidad de las intervenciones completadas
- y mejorar la visibilidad de las órdenes de compra hay que tramitar.
Recibo órdenes de intervención y las asigno a los técnicos según sus competencias. De este modo, planifico la carga de trabajo y los técnicos, que trabajan de forma autónoma, organizan sus actividades de acuerdo con el plan. Pueden agrupar diferentes solicitudes, realizar trabajo preventivo o modificaciones en la maquinaria y comunicarse con el cliente interno muy fácilmente. Una vez completado el trabajo de mantenimiento, lo valido con el cliente interno”.
Romain Massé, jefe técnico de infraestructura – Laboratorio Rivadis
Una herramienta de comunicación muy efectiva
Gracias a su sencilla interfaz web, accesible para todo el mundo desde cualquier lugar, la GMAO de DimoMaint es una herramienta de comunicación muy eficaz.
El empleado que se topa con un problema en un activo introduce su solicitud de intervención rellenando los detalles en un cuestionario. Después, puede seguir el progreso de su solicitud y recibir una alerta cuando el trabajo de mantenimiento se haya completado.
Por otro lado, el técnico de mantenimiento recibe una alerta cuando le asignan una intervención. Entonces, puede responder rápida y eficazmente. Durante su intervención, también tiene acceso al historial de averías de ese activo, a los audios o notas de los técnicos anteriores y a imágenes de las anteriores averías. También se le anima a documentar sus acciones todo lo posible. Una vez se ha realizado la tarea de mantenimiento, recibirás una alerta en tiempo real para que puedas confirmar los detalles antes de cerrar la orden de intervención.
Reduce los incidentes sanitarios y mejora la seguridad en el lugar de trabajo
Reducirás de forma natural la proporción de mantenimiento correctivo si adoptas un plan de mantenimiento preventivo.
El primero suele estresar a los técnicos, aumentando el riesgo de acciones apresuradas y la negligencia de los protocolos de seguridad.
La GMAO de DimoMaint te ayudará a establecer un plan de mantenimiento y otorgará acceso inmediato a tus técnicos al protocolo de traspaso, a las instrucciones de seguridad y a las listas de tareas de mantenimiento.
El software de mantenimiento simplifica la supervisión de la actividad gracias a los indicadores de mantenimiento
A menudo, los técnicos de mantenimiento ven a la GMAO como una herramienta de control o –peor aún– de espionaje para el jefe. Afortunadamente, este no es el caso. Al contrario, la GMAO muestra el valor de su trabajo a toda la empresa. Tanto el personal de primera línea como el de gestión comprenderán mejor su trabajo y la cantidad de trabajo diario.
Esto, a cambio, puede ayudar a los técnicos a conseguir que se escuchen sus necesidades. Por ejemplo, conocer el número exacto de horas de mantenimiento que se han realizado a una misma máquina en un periodo de tiempo dado será muy valioso para justificar ante el departamento de gestión la necesidad de comprar máquinas nuevas y caras, pero más fiables.
Además de eso, el seguimiento de indicadores clave para el mantenimiento mejorará el rendimiento general del servicio de mantenimiento, ya que todo lo que se puede medir se puede mejorar.
Gracias a las múltiples herramientas de análisis disponibles en la GMAO, los trabajos de mantenimiento se pueden desglosar para destacar:
- los gastos por trabajador, subcontratista, activo, tipo de mantenimiento o tipo de tecnología
- principales indicadores, como por ejemplo los de tiempo medio entre averías, tiempo medio de reparación, etc.
- la tasa de éxito del programa preventivo
De manera similar, tienes a tu disposición todos los indicadores para supervisar con precisión la gestión de subcontrataciones (análisis por contrato, subcontratista, activo, etc.).
Mejora la imagen de tu empresa y recibe a nuevos talentos
A menudo es complicado reclutar en el servicio de mantenimiento. El sector está bajo presión y reclutar a técnicos competentes que estén comprometidos con su trabajo es todo un reto.
Los jóvenes que realizan cursos especializados de mantenimiento son conscientes de la importancia de una GMAO en su trabajo diario. Por tanto, las nuevas tecnologías son esenciales para mejorar la imagen de tu organización.
Tomemos como ejemplo a la última generación de técnicos de mantenimiento. Como están acostumbrados a los teléfonos inteligentes y a las tabletas, todos conocen la existencia de las apps de GMAO, de modo que trabajar en una organización que no cuenta con lo último en GMAO les parece impensable.
Además, la GMAO ayuda de forma eficiente a dar la bienvenida a los nuevos empleados. Con la GMAO de DimoMaint, los nuevos empleados pueden conocer rápidamente su ambiente de trabajo y podrán:
- entender rápidamente los procesos en curso
- acceder a toda la información que necesiten sobre los activos
- ver fácilmente las intervenciones de mantenimiento que hay que realizar
- aprender con los comentarios de los otros técnicos
