El mantenimiento de edificios y equipos en el sector educativo permite garantizar un ambiente seguro, funcional y propicio para el aprendizaje. Por lo tanto, es una prioridad para escuelas, universidades y grupos escolares. El mantenimiento abarca varios aspectos: desde la vigilancia de los equipos hasta la de activos más intangibles, el Facility Management en la educación requiere un enfoque minucioso y herramientas adecuadas.
La importancia de un mantenimiento controlado en el ámbito educativo
El sector educativo cuenta con una gran cantidad de activos, los cuales presentan exigencias muy específicas en términos de mantenimiento. Para las escuelas, se trata de garantizar a la vez el confort de aprendizaje y la seguridad, a la vez de sacar el mejor provecho de sus recursos. El alcance del mantenimiento incluye:
- infraestructuras: este término puede referirse a los espacios educativos en sentido estricto (aulas, laboratorios, bibliotecas, espacios de actividades diversas…) o bien a las estructuras de apoyo como comedores, oficinas, aseos, calefacción/aire acondicionado y diversos sistemas de seguridad,
- equipos pedagógicos: diversos materiales, aparatos de demostración o de medida, libros… los equipos pedagógicos están presentes en todas las infraestructuras,
- los sistemas informáticos vienen hoy en día a apoyar una gran parte de las actividades escolares. Además contribuyen a asegurar la seguridad de los establecimientos (alarmas, cámaras…)
Estas “facilities” (o instalaciones), muy variadas, requieren un mantenimiento preciso, regido por un desgaste, necesidades y normas distintas. Por ejemplo, las escuelas deben asegurarse de ofrecer equipos informáticos actualizados en términos de seguridad, pero también accesibles en todo momento para estudiantes y personal. El mantenimiento de edificios escolares también plantea preguntas sobre costos o flexibilidad, el facility management actúa sobre la gestión y la configuración de los espacios y la realización de ahorros energéticos.
Por lo tanto, para los establecimientos, se trata de mantener un ojo en todo el equipo y de coordinar inteligentemente las operaciones de mantenimiento para nunca frenar el aprendizaje. La seguridad y accesibilidad por parte de los ocupantes son las prioridades del mantenimiento de edificios escolares.
¿Cómo mejorar el seguimiento y la gestión del mantenimiento en el medio escolar?
Para enfrentar las exigencias legales, particularmente altas en el ámbito escolar, es indispensable ser metódico. Se definirán etapas de facility management precisas, tales como:
La implementación de un inventario detallado de los equipos
El inventario es un primer paso esencial para mejorar la gestión del mantenimiento de edificio escolar. Entender bien la naturaleza, el número y la ubicación de cada activo permite cubrir cada aspecto del mantenimiento escolar. Una visión general es también sinónimo de anticipación: con la alta frecuencia de visitas de las instituciones educativas, preparar el mantenimiento con antelación es indispensable.
La programación de inspecciones regulares
La vigilancia regular de los equipos e instalaciones escolares es esencial para detectar problemas potenciales antes de que se vuelvan críticos. Un enfoque preventivo del mantenimiento debe liberar a los gestores de instituciones educativas de parte de su carga de trabajo y permitirles concentrarse en la organización interna, a menudo pesada. Al identificar las anomalías desde su aparición, los establecimientos pueden evitar interrupciones mayores, pero también alargar la vida útil de sus equipos. Un factor de ahorro importante, tanto en términos de costo como de esfuerzo.
La implementación de un sistema de gestión de mantenimiento preventivo
Directamente relacionado con esta búsqueda de anticipación, el mantenimiento preventivo consiste en tareas regulares de mantenimiento para prevenir fallas. Este mantenimiento puede implementarse estableciendo un calendario de mantenimiento preventivo y una automatización parcial de las tareas. Adoptar un sistema de gestión de mantenimiento preventivo permitirá mostrar flexibilidad, incluso en caso de recursos limitados.
El uso de software de Facility Management para el mantenimiento de instalaciones e infraestructuras
Entre los softwares de Facility Management, la GMAO ocupa un lugar destacado. La gestión de mantenimiento asistido por computadora centraliza en efecto toda la información indispensable para la vigilancia de los equipos. Pero el software va más allá con la planificación de las intervenciones, la optimización de los recursos y otras funcionalidades tales como la gestión de energía y espacio. La GMAO ordena así los procesos de gestión de mantenimiento de escuela y permite siempre actuar en interés del usuario final.
Las ventajas del uso de una GMAO para la gestión de tareas de mantenimiento regulares y complejas
Los beneficios del software GMAO para establecimientos educativos son numerosos. Entre los más notables, podemos mencionar:
La mejora en la gestión de recursos
La GMAO actúa en la productividad de los establecimientos educativos: el software permite optimizar los calendarios de intervención, reducir la inmovilización de los equipos escolares y maximizar la productividad de los equipos de mantenimiento. El resultado es un establecimiento con máxima accesibilidad, donde los disfuncionamientos no impiden el confort de aprendizaje. En materia de gestión, la GMAO aporta un verdadero ahorro de tiempo y dinero. El software permite racionalizar recursos a menudo limitados, los cuales pueden ser asignados más inteligentemente.
La planificación estratégica de las intervenciones
Las GMAO son funcionalidades avanzadas de planificación y seguimiento de tareas. Las escuelas pueden así razonar a escala de espacios enteros y asegurar su disponibilidad a lo largo de todo el proceso de mantenimiento del edificio. Con la gestión de mantenimiento por computadora, pueden priorizar los trabajos en función de su impacto en las actividades escolares y anticipar más los necesidades a largo plazo.
La comprensión de los procesos y las necesidades internas
Más allá de la reactividad, la GMAO aporta una valiosa visión general sobre todos los equipos, infraestructuras y material informático de una institución. Se toman en cuenta así todos los activos, con sus interdependencias y los procesos vinculados. El mantenimiento escolar se vuelve más global y las necesidades internas son mejor entendidas. La GMAO proporciona a las escuelas un entendimiento profundo de su funcionamiento y palancas concretas para mejorarlo.
La seguridad de todos los equipos
La seguridad es un criterio principal del mantenimiento de instalaciones escolares. La GMAO apoya a los gestores con un seguimiento riguroso de las normas, una trazabilidad impecable y un enfoque preventivo importante para la protección diaria de los ocupantes. De medidas de seguridad preventivas (alarmas, sistemas de acceso, cámaras) al saneamiento de los espacios, la GMAO permite cubrir de la manera más exhaustiva posible la seguridad.
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Estudios de casos y mejores prácticas
En 2020, RCSI, organismo de formación en cirugía líder en Irlanda, adoptó DimoMaint para la gestión de sus 30 sitios, incluyendo una universidad e instituto de investigación internacional. Gracias a la GMAO, RCSI ha mejorado profundamente la gestión de sus instalaciones, introducido una fuerte dimensión preventiva y reforzado el intercambio de información entre sus equipos.
A la base de estos beneficios, una mayor capacidad para colaborar a través de la GMAO, de la cual RCSI no disponía hasta entonces. La posibilidad para los equipos de facility management de conectarse a la aplicación móvil y la colaboración continua entre los interesados en el mantenimiento escolar han jugado un papel esencial en la mejora del mantenimiento.
Para RCSI, la GMAO también ha significado un paso hacia lo digital, proporcionando precisión esencial en las operaciones de mantenimiento. Esto resultó en una notable optimización de recursos, mejora en la seguridad de datos y mejor conformidad con las normas reglamentarias. La GMAO ha sabido adaptarse al perfil específico del establecimiento y ha liberado a los gestores de importantes cargas administrativas.
Como muestra este caso de estudio, un buen mantenimiento de los edificios y equipos permite al sector educativo concentrar sus esfuerzos en la acogida y la accesibilidad. Para adoptar una estrategia a medida, es esencial dotarse de herramientas eficaces como el software GMAO. Ofreciendo una dimensión preventiva que no permite la gestión manual, el mantenimiento asistido por ordenador garantiza un entorno escolar seguro y mejora las prácticas a largo plazo.
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