Este artículo ofrece un panorama de las palancas operativas y estratégicas para convertir el mantenimiento en un vector de rendimiento sostenible, de cumplimiento continuo y de experiencia de usuario controlada.
Puntos clave
- El mantenimiento en edificios de uso colectivo es complejo por naturaleza, porque implica a varios actores (propietarios, operadores, ocupantes y proveedores de servicios), cada uno con responsabilidades, contratos y necesidades de coordinación diferentes.
- La seguridad, la continuidad del servicio, el confort y el cumplimiento normativo deben garantizarse a diario: los sistemas son cada vez más técnicos y las inspecciones periódicas exigen procesos claros y una trazabilidad fiable.
- Los datos se convierten en la base de una gestión del mantenimiento eficaz: una GMAO para gestionar los edificios, reforzada con sensores IoT y herramientas móviles, permite detectar señales tempranas, planificar mejor las intervenciones y construir un “historial de salud del activo” digital con registros y documentación completos.
- Pasar de un mantenimiento reactivo a uno orquestado requiere estandarización (flujos de trabajo, listas de verificación y órdenes de trabajo), gestión basada en KPI y una coordinación eficaz de contratas, convirtiendo el mantenimiento en una palanca estratégica para el rendimiento y la experiencia de los ocupantes.
¿Por qué el mantenimiento de edificios colectivos es un desafío complejo?
En los edificios colectivos (oficinas, centros comerciales, residencias), el mantenimiento no se limita a reparar un equipo averiado: se inscribe en un entorno de uso múltiple, con perfiles de ocupantes variados, múltiples interfaces y exigencias reforzadas de seguridad y servicio.
Un entorno con múltiples actores: propietarios, ocupantes, proveedores, explotadores
Un edificio colectivo constituye un “sistema de interacciones” entre varias partes interesadas. El propietario o inversor, los ocupantes o inquilinos (empleados, visitantes, residentes), el gestor del inmueble/explotador y los proveedores técnicos (multitécnicos, ascensores, HVAC, seguridad) coexisten en un mismo perímetro.
Esta multiplicidad implica :
- diferentes interfaces contractuales (contratos de explotación, de mantenimiento, de servicio)
- una coordinación precisa entre ocupantes y técnicos (a menudo en horarios restringidos)
- una responsabilidad compartida según los equipos.
Entornos exigentes: seguridad, confort, cumplimiento
En un edificio de oficinas o en un centro comercial, cualquier interrupción de la actividad resulta costosa. En una residencia, está en juego el confort de los habitantes. Planificar las intervenciones, mantener la continuidad del servicio y garantizar la seguridad se convierten, por tanto, en imperativos de gestión.
El aumento de la tecnicidad de las instalaciones (bombas de calor, VMC de doble flujo, sistemas contra incendios) exige una vigilancia constante.
Este mantenimiento riguroso permite preservar el valor del patrimonio y el cumplimiento normativo. Los controles periódicos (ascensores, ventilación, SSI, ECS) exigen seguimientos precisos y trazados.
La GMAO permite de:
- Estructurar las interacciones mediante una gestión multisede: un repositorio unificado (edificios, equipos, proveedores) y un portal personalizado para cada interviniente.
- Automatizar las alertas reglamentarias y generar los informes necesarios para las auditorías.
- Beneficiarse de un “libro de mantenimiento” digitalizado de cada equipo, con historial, documentos técnicos, intervenciones, planes preventivos y alertas reglamentarias.
¿Qué palancas para pilotar el mantenimiento gracias a los datos?
Los datos transforman el mantenimiento: se convierten en el motor de la toma de decisiones, del pilotaje y de la anticipación.
GMAO, IoT y movilidad: hacia un pilotaje en tiempo real
Las GMAO centralizan los historiales, contratos y partes de intervención. Asociadas a sensores IoT (temperatura, vibración, presión…), permiten anticipar las desviaciones.
Por ejemplo, un sensor en un grupo de frío puede advertir de una avería inminente.
Los beneficios: menos paradas, intervenciones mejor planificadas y un historial consolidado.
Los registros digitales: la trazabilidad como palanca de eficiencia
Los registros reglamentarios desmaterializados (incendios, ascensores, ECS) simplifican las auditorías y hacen fiables los controles y el archivado. Por tanto, suponen un ahorro de tiempo sustancial durante las inspecciones.
Indicadores y paneles de control: transformar los datos en decisiones
Corresponde determinar los KPI adecuados que hay que seguir.
- porcentaje de mantenimiento preventivo vs correctivo
- tasa de disponibilidad
- coste de mantenimiento por m²
- tasa de intervenciones urgentes, etc.
El pilotaje de estos indicadores, procedentes de la GMAO, permite ajustar los recursos, evaluar a los proveedores y tomar decisiones.
Mantenimiento de edificios: ¿cómo conciliar la seguridad reglamentaria y la satisfacción de los ocupantes?
Hacer de la seguridad un hábito colectivo, no un asunto de auditoría
Los dispositivos de seguridad (control de accesos, SSI, iluminación, ascensores) deben funcionar de forma permanente, no solo durante las visitas oficiales.
El enfoque ganador :
- programar verificaciones recurrentes
- sensibilizar a los usuarios
- valorar los retornos del personal de campo como indicadores de seguridad activa.
Anticipar los riesgos minimizando las perturbaciones
Esto supone:
- planificar las intervenciones en horas de menor actividad
- informar a los ocupantes con antelación
- prever soluciones temporales para los equipos críticos.
Un mantenimiento bien planificado limita las interrupciones de la actividad.
¿Cómo pasar de un mantenimiento reactivo a un mantenimiento orquestado?
La madurez de un dispositivo de mantenimiento se mide por su capacidad de federar, estandarizar y mejorar de forma continua.
Coordinar a los proveedores como un ecosistema
En lugar de gestionar a cada proveedor en silos, hay que estructurar una organización transversal :
- una gestión centralizada de las intervenciones
- un responsable de mantenimiento que actúe como director de orquesta.
Industrializar el rendimiento: estandarización, control, mejora continua
La estandarización de las órdenes de trabajo y la creación de checklists garantizan la calidad de las intervenciones.
Auditorías regulares y un retorno de experiencia sistemático permiten anclar la cultura de mejora continua.
¿Y si el mantenimiento se convirtiera en una ventaja estratégica?
Se impone un enfoque progresivo :
- Cartografiar los sitios, los lotes técnicos y los proveedores.
- Estructurar los procesos y centralizar las solicitudes mediante una GMAO.
- Pilotar los KPI y animar revisiones de rendimiento periódicas.
A la larga, esta orquestación transforma el mantenimiento en una palanca estratégica: continuidad del servicio, cumplimiento controlado y experiencia del ocupante reforzada.
El mantenimiento de edificios colectivos ya no es un simple servicio técnico. Es un sistema vivo que conecta rendimiento, seguridad y valor de uso.
Al combinar coordinación, trazabilidad y pilotaje basado en datos, los responsables de mantenimiento pueden transformar su organización: más fluida, más fiable, más visible.
Un mantenimiento orquestado es una explotación controlada al servicio del edificio, de sus ocupantes y de su sostenibilidad a largo plazo.
