Los software de facility management (FM), también llamados CAFM (Computer-Aided Facility Management) en los países anglosajones, y el GMAO (“Computerized Maintenance Management System”), juegan un rol crucial en la optimización de la gestión de las instalaciones y los equipos de una empresa. Tal vez te preguntas en qué difieren estos dos conceptos, los pros y contras de cada solución, así como la forma de elegir el software más adecuado para tus necesidades. Este artículo busca desmitificar los software de facility management y GMAO al examinar sus principios, objetivos, funcionalidades y las diferencias clave entre ellos. Exploraremos ejemplos concretos de uso en diversos sectores y te orientaremos sobre los criterios esenciales a considerar para tomar la mejor decisión en cuanto a software, ya sea para gestionar instalaciones, servicios, subcontratistas, intervenciones, mantenimiento preventivo, presupuestos o reportes. El objetivo es mejorar el desempeño y la rentabilidad de tu empresa, y esta guía te proporcionará respuestas claras y consejos útiles para navegar en el mundo del FM y GMAO.
Definición y objetivos principales
¿Qué es un software de facility management?
Un software de facility management (FM) es una aplicación dedicada a la gestión integral de los servicios asociados a las instalaciones de una empresa y a sus usuarios. Engloba funciones como el mantenimiento, la limpieza, la seguridad, la gestión energética, las compras y el cuidado de áreas verdes, apuntando a mejorar el bienestar laboral, así como la eficiencia y rentabilidad de las infraestructuras.
¿Qué es una GMAO?
Una GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador) se refiere a un software especializado en la gestión de mantenimiento de los equipos e infraestructuras de una empresa. Esta solución específica permite programar, monitorear y evaluar todo tipo de intervenciones de mantenimiento, ya sean preventivas, correctivas o curativas, con el objetivo de asegurar la operatividad, fiabilidad y longevidad de los equipos.
Objetivos y funciones básicas
Los objetivos principales de un software de facility management y una GMAO consisten en simplificar la gestión de edificios y equipos, disminuir gastos, aumentar la productividad y asegurar el cumplimiento de los estándares de seguridad y calidad. Al comprender e integrar funciones esenciales como la gestión de solicitudes de intervención, la organización de agendas, el mantenimiento preventivo planificado, la gestión de presupuestos y el análisis del desempeño, el software de facility management y la GMAO optimizan la gestión de sitios. No obstante, se distinguen por su campo de aplicación y su enfoque, el software de facility management ofrece una perspectiva holística que toma en cuenta las necesidades de los ocupantes y los requisitos ambientales, mientras que la GMAO se concentra en los aspectos técnicos y gerenciales del mantenimiento.
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Comparación de funcionalidades
Gestión de instalaciones vs Gestión de mantenimiento
Los software de facility management y GMAO apuntan ambos a optimizar la gestión de las instalaciones y equipos de una empresa. Sin embargo, su enfoque difiere. El software de gestión de instalaciones se encarga de la gestión completa de los servicios relativos a los edificios y sus ocupantes, incluyendo la limpieza, seguridad, gestión energética, compras, entre otros. Por otro lado, una GMAO se enfoca primordialmente en el mantenimiento de los equipos e infraestructuras, ya sea preventivo, correctivo o curativo.
Enfoque en edificios vs Enfoque en equipos
La distinción entre un software de facility management y una GMAO no se limita a sus funciones. Gracias a las funcionalidades del software de facility management, el alcance es más global, alineándose con las necesidades de los ocupantes, a la vez que se consideran las restricciones ambientales y regulatorias. El segundo, en cambio, adopta un enfoque más técnico, concentrándose en el mantenimiento con una visión operativa centrada en los detalles técnicos y la organización.
Integración con otros sistemas de gestión
Tanto para un software de facility management como para una GMAO, la integración con otros sistemas de gestión es posible, como con la GTB (Gestión Técnica de Edificios) para el control de equipos, o el CRM (Customer Relationship Management) para la gestión de la relación con el cliente. Esta interconexión incrementa la eficacia en la gestión de las instalaciones y equipos, permite realizar ahorros, aumentar la productividad y cumplir con las normas de seguridad y calidad.
Ámbitos de aplicación y ejemplos de uso
El software de facility management para el sector inmobiliario y los servicios generales
Un software de facility management es una herramienta esencial para la gestión de parques inmobiliarios y los servicios generales, cubriendo eficazmente procesos complejos como la gestión de sitios y la gestión de subcontratistas. Esta herramienta informática facilita la gestión de contratos de arrendamiento, facturas, distintos cargos, impuestos y seguros, e incluye la gestión de servicios relacionados con la limpieza, seguridad, restauración y correspondencia, entre otros. La capacidad de un software de facility management para ofrecer una visión general coherente sobre la gestión de las instalaciones permite una mejor explotación de los recursos, optimizando el bienestar laboral así como el desempeño y rentabilidad de las infraestructuras.
La GMAO centrada en el mantenimiento industrial y la ingeniería
Las GMAO se implementan principalmente en los sectores industriales y de ingeniería, que requieren una gestión meticulosa y eficaz del mantenimiento de equipos e infraestructuras. Estos sistemas informáticos permiten planificar, seguir y analizar con precisión las operaciones de mantenimiento, ya sean preventivas, correctivas o curativas. También facilitan la gestión de inventarios de repuestos, pedidos y proveedores. Gracias a una GMAO, el mantenimiento se vuelve técnico y operativo, garantizando así un funcionamiento impecable, una fiabilidad y durabilidad incrementadas de los equipos.
Ejemplos concretos de uso en varios sectores
Aquí algunos ejemplos prácticos de uso de software de facility management y GMAO en diferentes sectores:
En el sector de la salud, un software de facility management puede facilitar la gestión de servicios esenciales como la limpieza, desinfección, esterilización, alimentación y lavandería. La GMAO puede, por su parte, contribuir al mantenimiento de equipos médicos, tales como escáneres, aparatos de radiología y respiradores.
En la hostelería, un software de facility management es útil para gestionar servicios como la recepción, conserjería, servicio a las habitaciones y el spa. Una GMAO ayuda a mantener en estado los equipos hoteleros, incluyendo aires acondicionados, ascensores y sistemas de seguridad.
En el contexto educativo, un software de facility management puede simplificar la gestión de servicios de guardería, comedor, biblioteca y transporte. Paralelamente, la GMAO facilita el mantenimiento de equipos educativos como computadoras, proyectores y pizarras interactivas.
Conclusión
Este artículo te ha presentado una comparación entre el software de facility management y la GMAO. Has explorado sus definiciones, objetivos, funcionalidades, metodologías, así como sus ámbitos de aplicación a través de ejemplos prácticos en diversos campos.
También has descubierto cómo los software FM y GMAO pueden ser integrados con otros sistemas de gestión para mejorar la gestión de los edificios y equipos. Los criterios para seleccionar un software de facility management o GMAO adecuado a tus necesidades específicas también se han abordado.
Esperamos haber iluminado tu entendimiento sobre estos software y su importancia en la gestión eficiente de las instalaciones y equipos. Para más información sobre los software de mantenimiento, o para probar una solución adecuada gratuitamente, te invitamos a contactarnos. Con las herramientas adecuadas, la gestión de sitios, la gestión de subcontratistas y el mantenimiento preventivo planificado ya no serán una carga, sino motor para impulsar el rendimiento para tu empresa.
