Un contexto específico para los centros asistenciales
KARE es una organización de voluntarios que ofrece una gama completa de servicios a las personas con discapacidad intelectual y a sus familias en sus centros de atención en Irlanda. Cuenta con 32 centros y varios cientos de empleados, incluidos voluntarios.
A finales de 2016, KARE lanzó una licitación para una solución de solicitud de mantenimiento para sus instalaciones.
El sistema anterior de KARE permitía a los centros notificar los problemas de mantenimiento para que se ocupara de ellos su grupo de contratistas.
KARE quería mejorar sus procesos internos en relación con las solicitudes de mantenimiento y necesitaba un nuevo sistema que permitiera un flujo de trabajo más inteligente y eficiente y una mejor colaboración entre todas las partes interesadas, incluyendo:
- Los empleados de las instalaciones que crean las solicitudes
- El equipo central de instalaciones que gestiona las solicitudes entrantes, además de priorizar y programar el trabajo para los contratistas.
- Los contratistas que elaboran un presupuesto que debe ser aprobado antes de que puedan comenzar los trabajos. Además, los contratistas realizan el trabajo y lo validan en línea, mientras que las facturas se crean automáticamente.
- El equipo financiero de KARE, que procesa los costes y cargos a pagar por el trabajo del contratista en las obras de KARE. Con el software de mantenimiento DimoMaint FM, los costes se integran en el sistema financiero de KARE.
DimoMaint FM fue finalmente elegido como proveedor para la solución de software de mantenimiento de instalaciones.
La solución DimoMaint FM
La solución en la nube lista para usar de DimoMaint FM ya contenía muchas de las funciones necesarias para satisfacer las necesidades de KARE. Y DimoMaint FM convenció al comité de selección de que era más que capaz de desarrollar y mejorar la solución para satisfacer todos sus requisitos.
Las mejoras adicionales se han incorporado al producto, proporcionando a KARE una solución sostenible que mejorará continuamente en línea con sus nuevos requisitos.
DimoMaint FM incluyó características relevantes para KARE desde el principio, como:
- Un proceso de creación y aprobación de solicitudes de servicio creadas por los empleados de las instalaciones.
- Gestión de presupuestos, para que puedan ser generados por los contratistas y aprobados por el equipo central de instalaciones para llevar a cabo el trabajo solicitado.
- Cálculo de costes de las intervenciones y creación de presupuestos.
Un portal en línea para los contratistas, donde pueden ver y completar los trabajos solictados, crear presupuestos e introducir costes. - Categorización de los trabajos por tipo.
- Facilidad de uso y despliegue para cientos de usuarios, incluidos empleados in situ y contratistas.
- Gestión avanzada de usuarios para controlar el acceso a la obra, los permisos y las funciones.
Las mejoras introducidas por DimoMaint FM fueron las siguientes:
- Autofacturación para contratistas: DimoMaint FM genera automáticamente facturas en nombre del contratista una vez que los costes han sido introducidos y aprobados por KARE.
- Integración de los costes facturados en el sistema financiero de KARE.
- Creación de informes y datos detallados para su integración en el sistema financiero KARE.
- Posibilidad de que el personal in situ introduzca en DimoMaint FM un informe sobre cómo se ha realizado el trabajo una vez que haya sido validado por el contratista.
- Un proceso de flujo de trabajo completo, desde la creación de una solicitud por parte de los empleados in situ, hasta la finalización del trabajo y la preparación de la factura.
Un método de proyecto a medida
- DimoMaint FM elaboró un pliego de condiciones muy detallado que fue validado por KARE.
- A continuación, DimoMaint FM llevó a cabo los desarrollos adicionales durante un periodo de 3 meses.
- DimoMaint FM contribuyó a la integración de datos como los relativos a los usuarios y sus roles asociados, el acceso al sitio y las autorizaciones.
- DimoMaint FM desarrolló una formación específica para empleados y contratistas.
- KARE comunicó el plan y los requisitos a todos los usuarios y contratistas.
- El proyecto se retrasó unos meses, principalmente debido al establecimiento de la situación legal y fiscal de todos los contratistas.
- Las pruebas de aceptación de los usuarios se llevaron a cabo a lo largo de 6 semanas y el sistema entró finalmente en funcionamiento a principios de 2018.
¿Buscas un software de mantenimiento para optimizar el mantenimiento de equipos e instalaciones?
El nuevo sistema se ha estado utilizando con éxito desde principios de 2018, con cientos de intervenciones al mes en los 32 centros, y se ha ejecutado completamente según los procesos requeridos.
Naturalmente, hubo algunos problemas iniciales, pero DimoMaint FM los resolvió rápidamente.
Desde entonces, Kare ha cosechado beneficios considerables:
- Mejor control sobre el mantenimiento y los subcontratistas.
- Mejor visibilidad para todos los implicados.
- Ahorro de tiempo para el pequeño equipo central de instalaciones en la gestión del mantenimiento.
- Mejor control de los costes de mantenimiento y, en consecuencia, ahorro.
Testimonio de Kare
Durante el proceso de licitación, nos impresionó de inmediato la solución lista para usar de DimoMaint FM y su capacidad y voluntad de añadir nuevas funciones para satisfacer mejor nuestras necesidades específicas. DimoMaint FM colaboró estrechamente con nosotros durante todo el proyecto, teniendo en cuenta nuestro diseño inicial, pero también mostrándose flexible cuando empezamos a darnos cuenta del potencial de su software, permitiéndonos añadir nuevas funcionalidades para aumentar la eficacia de la solución final.
Por supuesto, solicitar nuevas funcionalidades durante el transcurso de un proyecto puede causar retrasos y estrés, pero la GMAO/CAFM DimoMaint FM siempre se ha mostrado extremadamente servicial y paciente, y dispuesto a implementar los cambios que solicitábamos. DimoMaint FM nos proporcionó una solución lista para usar que se adaptaba a nuestros requisitos más recientes, mejorada con funciones adicionales como la gestión de impuestos RCT, la importación de facturas y devengos a nuestro sistema financiero, y que nos permitía supervisar los contratos de los contratistas para asegurarnos de que se cumplían las normas presupuestarias y de adquisición. Hoy, la GMAO/CAFM DimoMaint FM hace todo esto manteniendo un sistema intuitivo y fácil de usar.
Desplegar y poner en marcha DimoMaint FM fue más fácil de lo que esperábamos, gracias al duro trabajo de DimoMaint FM, que se aseguró de que todo funcionara en segundo plano y llevó a cabo pruebas y formación exhaustivas. El proyecto DimoMaint FM se considera un gran éxito dentro de KARE y ha mejorado notablemente la gestión de las solicitudes de mantenimiento de nuestras instalaciones, garantizando que los problemas en nuestros centros se resuelvan con rapidez y eficacia.”
Jason Browne, Director de ITKare
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