Fundada en 1981, la cadena de tiendas de decoración y equipamiento L’Incroyable (con 36 puntos de venta en el Gran Norte y el Oeste de Francia) es parte de la empresa familiar Wilmot-Rucar. Su sede social se encuentra en Denain (59), donde se ubica un almacén logístico de 24 000 m2 con varias decenas de miles de referencias en stock.
Su servicio de mantenimiento, compuesto por 2 personas, centraliza todas las solicitudes de mejoras provenientes de las tiendas en materia de mantenimiento curativo y reglamentario, así como el cuidado de los edificios. Una amplia misión que ha requerido el uso de una solución GMAO efectiva, DimoMaint, para asegurar la desmaterialización de sus procesos y simplificar la gestión de sus intervenciones de mantenimiento.
La desmaterialización como punto de partida del proyecto
El servicio de mantenimiento está compuesto por dos personas: Thomas Addis, responsable del Parque Inmobiliario, quien cuenta con la ayuda de una asistente, la cual dedica el 75 % de su tiempo a la GMAO. El alcance operativo es muy amplio.
El servicio aspiraba a desmaterializar al máximo sus procesos, incluyendo la facturación y los contratos, mientras que los stocks quedaban fuera del alcance operativo. Actualmente, las intervenciones son realizadas por proveedores externos que suministran el equipo y la mano de obra. El Sr. Addis también actúa como director de obra y asegura la administración de proyectos para nuevos trabajos y rehabilitaciones.
La optimización del mantenimiento entre los objetivos del proyecto GMAO
La implementación de una solución GMAO respondía a la necesidad de eliminar numerosos archivos Excel sobrecargados, además de ser poco flexibles en lo que respecta a la consolidación de datos. También era necesario asegurar y mejorar el seguimiento completo del mantenimiento en todos los sitios y cumplir con las siguientes 5 grandes expectativas:
- Un seguimiento óptimo de las intervenciones reglamentarias,
- Una mejor gestión de las prioridades,
- Una visión global de todas las intervenciones a realizar en 1 sitio y de forma general en todos los sitios,
- Un archivo inteligente y evitar la pérdida de datos,
- La desmaterialización de los procesos.
La flexibilidad de DimoMaint apreciada
La consulta para un proyecto GMAO se remonta a septiembre de 2017. El servicio de mantenimiento realizó un benchmark preliminar de soluciones en internet, originalmente sin una delimitación técnica real. Las respuestas de las diversas compañías permitieron delimitar mejor el proyecto. El presupuesto, aunque razonable, no era el único criterio de selección: se necesitaba una solución adecuada para no informáticos.
En efecto, los responsables de las tiendas son multitarea y no especialistas en construcción. Por lo tanto, requerían una solución moderna – el desarrollo comenzó en 2016 – y evolutiva, de una ergonomía agradable y fácil de manejar, con el objetivo de fluir al máximo el proceso de solicitud de intervención.
Despliegue de la solución en un semestre
La solución se implementó en junio de 2018. El Sr. Addis se encargó personalmente de la importación de los datos de Excel, siendo lo más complicado dar una estructura lógica e inteligente a cada tienda.
Explica: Tuvimos que referenciar todos los equipos de cada tienda para obtener una estructura única en función de cada sitio. Todo este trabajo se extendió a lo largo de 6 meses en total, contando con la integración de los datos en la GMAO. Algunos datos: 250 líneas de equipos por sitio y más de 1000 líneas para la sede social y el almacén logístico».
El servicio de mantenimiento debe asegurarse de que las tiendas cometan la menor cantidad de olvidos o errores posibles.
Aún hay algunas reticencias a superar según los tipos de usuarios, que todavía utilizan el correo electrónico o el teléfono. El aspecto generacional también interviene, pero el uso de la GMAO comienza a formar parte de las prácticas. Ahora, la personalización de las interfaces de usuario permite al responsable de tienda establecer una solicitud en menos de 5 minutos » explica el Sr. Addis.
Procesos ahora fluidos
El preventivo reglamentario (contratos) está programado en la GMAO. Las solicitudes se aceptan según su importancia y el presupuesto asignado a cada sitio. Una vez aceptadas, las intervenciones se inician con los distintos proveedores en forma de orden de compra (GMAO) o de validación de presupuesto. El responsable de la tienda debe verificar la conformidad de la orden de compra, la correcta realización de los trabajos, y hacer comentarios si es necesario.
A través de la GMAO, proporciona los distintos documentos requeridos para la intervención de un proveedor – generalmente uno único por tipo de actividad como la calefacción, la climatización, la electricidad – como el registro de seguridad, el plan de prevención, los bonos de intervención. El servicio de mantenimiento procesa la totalidad de los elementos enviados por las tiendas y el bono solo se cierra tras la facturación por parte del proveedor.
El Sr. Addis explica: « este proceso fue pensado previamente durante la integración de todos los sitios. La herramienta ofrece una visión global de todas las intervenciones por tienda ya que hay periodos más propicios que otros. Los contratos fueron revisados para tener en cuenta imperativos de fechas».
Entre los beneficios: ahorros de tiempo significativos
Para el Sr. Addis: la GMAO permite al mantenimiento ahorrar tiempo, al tener acceso inmediato a las solicitudes de intervención completas con toda la información necesaria para su buena realización, mientras que antes había numerosas comunicaciones telefónicas y por correo electrónico. Además, ayuda a evitar olvidos de intervenciones por parte de los proveedores, especialmente las intervenciones reglamentarias – cerca de 1200 en 6 meses – y seguir de cerca el calendario de las mismas para realizar recordatorios oportunos».
El Sr. Addis también observa la mejora en el procesamiento de la facturación de los proveedores, la reducción de averías prematuras injustificadas y puede consultar rápidamente elementos de información sobre intervenciones pasadas.
En los planes de evolución, la optimización de la gestión financiera
En el futuro, el Sr. Addis planea migrar parte del stock a la GMAO para tener una visión global de los costes de mantenimiento y optimizar la gestión financiera relacionada con el mantenimiento de los sitios. Subraya su interés por el BIM y señala que sería concebible una necesidad de interconexión con la GMAO.
