La cementera asegura el seguimiento riguroso de sus operaciones de controles reglamentarios en su sede social
La sede social (650 colaboradores) del Grupo VICAT (10.000 colaboradores en el mundo, una facturación de 4.000 millones), cementera implantada en 12 países – desde Brasil hasta la India – está situada en L’Isle-d’Abeau (38). Está repartida en dos edificios donde se alojan todas las funciones de soporte, a nivel nacional e internacional. Si el cemento es el núcleo del negocio del grupo, también produce hormigón, áridos, productos de segunda obra entre otros. El perímetro de Patrick Pipitone, responsable de los servicios generales, cubre la sede social e incluye un gran número de acciones como la gestión de grandes obras, la renovación, la instalación de material y el seguimiento de los proveedores externos con un equipo de dos personas. Ante la necesidad de cubrir el seguimiento de los controles reglamentarios obligatorios (eléctricos, extintores…) periódicos o puntuales, convenció a su dirección de implantar una GMAO para edificios dedicada.
Tareas recurrentes, pero indispensables
Una cincuentena de controles eléctricos anuales son realizados por un organismo que suele recomendar reparaciones. La combinación Excel/Outlook no era muy intuitiva para asegurar un seguimiento riguroso, sobre todo porque los plazos son variables: 15 días, trimestrales, semestrales o anuales. Patrick Pipitone necesitaba visibilidad sobre los armarios eléctricos, las salas de calderas, los grupos frigoríficos, los sistemas de climatización, las puertas automáticas, los ascensores, etc. Son elementos utilizados por todo el mundo a los que no se presta mucha atención. Ante esta multitud de tareas, decidió realizar un inventario de los equipos: «El reto es a la vez técnico y estratégico, porque se trata de conservar la trazabilidad de las operaciones, seguir los contratos, asegurarse de que no hay fallos ni olvidos. El volumen y la recurrencia me llevaron a buscar una herramienta informática que me ayudara en este proceso dentro de un presupuesto controlado, y según prerrequisitos definidos por un servicio informático que imponía un SS0 y el modo cloud/SaaS».
Una GMAO desde cero
Después de consultar varios proveedores, Patrick Pipitone se sintió plenamente identificado con la filosofía de DimoMaint FM, porque la solución permite optimizar fácilmente la explotación de los edificios gracias a un despliegue rápido. Constituyó una estructura jerárquica (sitio, edificio, planta…) desde cero. Hasta entonces, un simple fichero Excel servía para el seguimiento de los equipos. «Creamos nuestra estructura de cero y llegamos incluso a desarrollar una codificación propia para nuestros equipos. La simplicidad de puesta en marcha fue uno de los criterios determinantes. Las otras soluciones no estaban lo bastante maduras frente a las exigencias de la DSI, o adolecían de una curva de adopción demasiado compleja».
Una larga preparación previa y un despliegue en modo «Quick Start»
El proyecto arrancó a principios de 2024. Hicieron falta 4 meses de codificación antes de inyectar datos en el sistema. Patrick Pipitone realizó muchas tareas en solitario, a la vez que intercambiaba a distancia con DimoMaint. «No está al alcance de todo el mundo», admite, reconociendo que su experiencia como antiguo miembro de la DSI fue valiosa. «Hay que mostrar cierta lógica y apoyarse en un saber hacer necesario, tener la experiencia en codificación, la estructuración de modos operativos y los equipos que requieren mantenimiento». Hay que pensar de manera global, ponerse en la piel de los usuarios (responsable del sitio, equipo de mantenimiento) y establecer calendarios de seguimiento rigurosos. Por ello, Patrick Pipitone definió reglas internas de nomenclatura para que pudieran transmitirse de un proveedor a otro, y que todo el mundo utilice el mismo referencial. El objetivo: que sea posible generar y seguir intervenciones, sin tener una avalancha de correos electrónicos que gestionar.
Una gestión rigurosa del preventivo mediante calendarios
Tras codificar los 400 equipos – la serie está en curso – Patrick Pipitone incorporó una foto individual, la documentación técnica asociada, la localización y el estado (en/fuera de servicio). Asegurarse de que los 200 extintores están en su lugar y accesibles, establecer calendarios de puesta en conformidad o de control, en particular para los grupos electrógenos que deben revisarse cada quince días. Un proveedor realiza el control de nuestras ocho puertas automáticas cada seis meses. Hay que asegurarse de que no falle la cita». El hecho de crear calendarios permite establecer un cronograma y evitar que todos los proveedores coincidan en el sitio al mismo tiempo, para repartir mejor la carga. «La idea es poder encontrar toda la información en un solo lugar». Actualmente, aún no utiliza la función «Presupuestos y Pedidos», pero registra el importe de las reparaciones en la herramienta, mucho más amigable que un ERP pesado.
Un desarrollo de procesos bien asentado
Se llevan a cabo acciones correctivas a partir de las intervenciones de los proveedores. En lugar de pasar por Outlook o por el ERP, Patrick Pipitone registra una fecha límite en el calendario de la solución. Antes, le llegaban facturas descontextualizadas a través del ERP. Por ello, no tenía la certeza de que la reparación se hubiera realizado. En resumen: la herramienta le ofrece una visión global de los equipos y de los edificios a mantener, le proporciona la trazabilidad de las intervenciones de mantenimiento preventivo, así como un seguimiento de las acciones de los proveedores y de los costes asociados. Se traduce en un ahorro de tiempo en el seguimiento y una mayor rigurosidad. «Hemos puesto en marcha numerosas tareas que antes no existían. A partir de ahora podré delegar ciertas tareas al equipo».
Seguimiento del estado de los equipos
Seguimiento de los controles reglamentarios obligatorios
La GMAO necesita mantenerse viva
Según Patrick Pipitone: «Hay que estar disponible antes y después del proyecto, a través de un interlocutor dedicado, porque las acciones de mantenimiento consumen mucho tiempo. Por ejemplo, hay que validar la recuperación de datos. Además, hay que alimentar la solución para mantenerla activa y que siga siendo pertinente a lo largo del tiempo. Ahora puedo mostrar un plan previsional de tareas preventivas recurrentes y las duraciones a mi dirección, sin olvidar la planificación de las correcciones en caso de necesidad».
Por ahora, DimoMaint FM todavía no está abierto a los proveedores. A largo plazo, Patrick Pipitone desea que todos utilicen la GMAO para acceder a las intervenciones mediante un acceso directo a la herramienta y así compartir una visión común. No descarta introducir un conector con el ERP SAP para recuperar, por ejemplo, los pedidos. Los proyectos no faltan: «Pienso desarrollar planificaciones de trabajo que incluyan, por ejemplo, el control de los sanitarios, y hacer aún más preventivo para minimizar lo correctivo y así reforzar nuestra imagen ante nuestros clientes internos. Disponemos de una herramienta interna de ticketing para las solicitudes de intervención. A largo plazo, me gustaría establecer una conexión entre todos los equipos, incluidas las fuentes de agua y las máquinas de café en las que se colocarán códigos QR, para que las solicitudes se transmitan directamente a DimoMaint FM y, en última instancia, lleguen al proveedor».
