¿Qué es el Facility Management?
El Facility Management, también conocido como gestión de servicios generales, abarca todas las actividades que permiten que una empresa opere en un entorno de trabajo óptimo. Su objetivo es coordinar los espacios, los servicios y las personas para mejorar el bienestar de los ocupantes y apoyar el rendimiento de la organización. Esto incluye la gestión de edificios, áreas de trabajo, mantenimiento, seguridad y servicios para los usuarios.
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¿Por qué el Facility Management es clave para el funcionamiento de espacios que reciben público?
La base del buen funcionamiento de cualquier empresa o edificio que recibe público se encuentra en el Facility Management, que cubre una multitud de servicios esenciales. Conocer y aplicar bien el concepto permite definir un espacio de trabajo que cumpla en todos los aspectos con las necesidades y normas y, por lo tanto, sentar las bases de un parque inmobiliario saludable.
Sin embargo, la tarea no es fácil, ya que las actividades que se deben coordinar son variadas y complejas. Implementar soluciones de software para coordinar todas las operaciones es una de las acciones con mayor impacto. En este artículo, descubre qué es el Facility Management, cómo integrarlo en tu organización y los aportes de la GMAO para un mejor desempeño en este campo.
Comparado también con los Servicios Generales, el Facility Management consiste en garantizar el mantenimiento completo de un edificio y coordinar sus servicios internos. Una misión de coordinación a gran escala que puede abarcar tanto un solo sitio como un parque inmobiliario completo.
Más amplio que el simple tema del mantenimiento, el Facility Management busca colocar al ser humano en el centro de las operaciones. Técnicos, ocupantes u operadores: el objetivo es compartir puntos de vista y conocimientos y ponerlos al servicio de un espacio de vida sostenible. Por lo tanto, este espacio debe responder mejor a los problemas económicos, sociales y ambientales actuales de las empresas.
Cuando apareció en Francia en la década de 1980, el Facility Management generalmente se procesaba internamente. Sin embargo, a medida que el equipo y las limitaciones se multiplican, esta tarea ha tomado una parte cada vez mayor en la actividad de las organizaciones. Éstas tienden cada vez más a externalizarla o, al menos, a menudo buscan optimizar su gestión designando un Facility Manager. De hecho, está en juego la eficiencia operativa de la empresa y, en última instancia, su rendimiento.
¿Cómo se integra el Facility Management en tu organización?
El Facility Management agrupa hoy en día un gran número de prestaciones. Concretamente, esta actividad puede implicar misiones como:
- Conservación de edificios
- Gestión del interior de los locales (limpieza)
- Sistemas de seguridad (control de acceso, alarmas contra incendios o intrusiones…)
- Consumo de energía (electricidad, aire acondicionado…)
- Logística
- Espacios verdes
- Servicios complementarios como correo, recepción, catering…
En realidad, el Facility Management se adapta esencialmente a la actividad del edificio al que se aplica. Ante todo, debe responder a desafíos de productividad, calidad de vida en el trabajo y cumplimiento. Desde la propia gestión del edificio hasta los temas transversales y la estrategia, el Facility Management se encuentra en todos los aspectos de la organización.
Esta coordinación de recursos y servicios implica un trabajo de gestión titánico. Sin una centralización eficaz de la información, es difícil coordinar eficazmente todas estas acciones. Por lo tanto, optar por soluciones adecuadas e implementar el Facility Management parece indispensable. La clave para la empresa es la posibilidad de centrarse en su negocio principal y crear más valor.
¿Cuál es el rol del Facility Manager dentro de una empresa?
Comúnmente se asigna un Facility Manager para coordinar todas las actividades inherentes a la buena gestión del edificio. Este contratista, a menudo una empresa externa especializada en la materia, está en el centro de todas las operaciones. Por lo tanto, para llevar a cabo su misión, debe abordar tanto el componente humano (gestión y coordinación) como evaluar los recursos materiales necesarios, al tiempo que limita los costos operativos.
La misión del Facility Manager cubre, en particular:
- Definición de las necesidades del edificio
- Planificación de intervenciones y mantenimiento
- La gestión de los equipos (organización de las intervenciones, coordinación de los proveedores)
- Elaboración y seguimiento del presupuesto
- El control y el cumplimiento constante de las normas de higiene y seguridad
- Mantenimiento de páneles de control que permitan comprender en todo momento la situación del edificio
Un verdadero director de orquesta de equipos, el Facility Manager deberá no solo involucrarse en las operaciones de campo, sino también supervisar el mantenimiento en su conjunto para garantizar el buen rendimiento de la infraestructura. Por lo tanto, necesitará una organización impecable y una visión general de su misión.
¿Por qué es esencial un software GMAO para una gestión óptima de tu parque inmobiliario?
El seguimiento del mantenimiento de un edificio entero no puede improvisarse: requiere herramientas fiables y completas. La gestión profunda de los equipos es una de las funciones centrales de una GMAO, o Gestión de Mantenimiento Asistida por Ordenador. De hecho, la solución de software centraliza toda la información necesaria para gestionar los numerosos oficios implicados y facilita su coordinación. Situada en el centro de la organización, la GMAO se convierte en un verdadero apoyo para el Facility Manager, ya que le proporciona información actualizada cuando la necesita.
La GMAO aporta visibilidad a los equipos, pero no solo. Un mantenimiento asistido por ordenador, también son:
- Procesos más automatizados, que ahorran tiempo y eliminan errores
- Planificación y gestión de stock en tiempo real, para que nunca te quedes sin recursos
- Una gestión de costes, esencial para comprender los polos de gasto y lograr ahorros
- Trazabilidad de las operaciones de mantenimiento gracias al historial completo de las intervenciones
- Una visión de 360°, fuente de anticipación
Todas estas operaciones -y las muchas otras informaciones proporcionadas por la GMAO- permiten al Facility Manager comprender el edificio en su conjunto o entrar en detalles cuando sea necesario. Además, la solución aligera considerablemente la gestión gracias a documentos totalmente desmaterializados y a procesos más colaborativos. De este modo, el Facility Management se complementa con un componente de «tiempo real», mejorando la capacidad de respuesta en el terreno.
¿Cómo puede nuestro software GMAO transformar tu gestión de instalaciones?
Totalmente dedicada a la gestión de instalaciones, la solución DimoMaint reúne en una herramienta central las funcionalidades desarrolladas para la gestión de edificios terciarios. Facilitando la gestión de uno o varios sitios, el software aborda todas las facetas esenciales del Facility Management: reducción de costes, excelencia operativa y cumplimiento normativo.
DimoMaint, cuenta con características esenciales como:
- Gestión de edificios y sus equipos: la solución centraliza datos completos (documentos técnicos, historia, regulaciones) para rastrear todo el ciclo de vida de uno o más edificios
- Gestión de proveedores y contratos: el software de GMAO facilita la gestión de muchos subcontratistas y garantiza un seguimiento perfecto de los documentos legales (contratos, facturas, presupuestos)
- Comunicación: el software centraliza los intercambios y acorta los procesos de validación
- Seguimiento presupuestario: se pueden definir presupuestos a medida, por periodo o por intervención. Los presupuestos y facturas pueden ser creados directamente por los proveedores externos y se registran en la herramienta
- Paneles de control configurables: muy completo, el reporte integra todos los KPI relevantes para su organización y se adapta en formato a sus usuarios.
Entre las principales ventajas de DimoMaint, solución especialmente diseñada para el sector terciario, se encuentran:
- Movilidad y accesibilidad: DimoMaint, utilizable con una simple conexión a Internet, puede ser utilizado por cualquier persona, desde un ordenador o en el terreno
- Adaptabilidad: compuesta por 3 aplicaciones móviles para gerentes, técnicos y ocupantes, la solución se adapta a sus usuarios
- Interoperabilidad: la GMAO terciario de DimoMaint se integra con el SI existente y aprovecha los datos específicos del edificio.
Completo y fácil de manejar, DimoMaint pone la gestión de edificios al alcance de todas las organizaciones y se adapta a su evolución a lo largo del tiempo. La información está disponible de inmediato, y tu Facility Management se vuelve aún más ágil.
En conclusión
La diversidad de actividades que abarca el Facility Management plantea grandes retos a los gestores. La claridad es crucial en este trabajo de organización de la información. Adoptar una solución GMAO como DimoMaint es garantizar un mantenimiento inmobiliario más fiable, fuente de seguridad en tu edificio. La GMAO permite una mayor anticipación y cruzar eficazmente la información. La coordinación se realiza con fluidez y agilidad, dando como resultado un entorno de trabajo perfectamente funcional.
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FAQ
¿Cuáles son los principales retos del Facility Management?
El Facility Management se enfrenta a varios retos, como la gestión del mantenimiento de las infraestructuras, el cumplimiento de las normativas de seguridad, la optimización de la eficiencia energética o la adaptación a los cambios tecnológicos.
¿Cómo mejora el software GMAO el Facility Management?
Un software GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistida por Ordenador) puede automatizar y simplificar muchas tareas relacionadas con el Facility Management. Permite una gestión centralizada de las operaciones, una mejor planificación de las tareas de mantenimiento y garantiza una trazabilidad óptima.
¿Cuáles son los criterios para elegir un buen software GMAO para el Facility Management?
La elección de un buen software GMAO depende de varios criterios: su ergonomía, su capacidad para integrarse con otros sistemas, la calidad de su atención al cliente, pero también sus funcionalidades específicas, como la gestión de tickets de mantenimiento o el análisis predictivo.
