Definición y función de una orden de trabajo
La orden de trabajo para el éxito de las operaciones de mantenimiento.
Una orden de trabajo es un documento fundamental en la gestión del mantenimiento. Sirve como puente entre las solicitudes de servicio y la ejecución de las operaciones in situ. Este documento, frecuentemente subestimado, juega un rol preponderante en la organización y la documentación de las tareas de mantenimiento, ya sean preventivas, correctivas o de mejora.
Una orden de trabajo bien diseñada permite formalizar las solicitudes y las operaciones de mantenimiento ya que describe la naturaleza del problema, las medidas que se deben tomar, las piezas necesarias y las instrucciones específicas para cada intervención. La importancia de este documento reside en su capacidad para proporcionar un registro escrito de las operaciones. Es esencial no solamente para la gestión habitual, sino también para las auditorías futuras, los análisis de averías y la validación de prácticas de mantenimiento conformes a las reglas en vigor.
Además de su función operativa, la orden de trabajo sirve como base legal en caso de litigios o reclamaciones. Demuestra que las reparaciones se han realizado de acuerdo con las solicitudes iniciales y permite comprobar que las intervenciones se han efectuado correctamente y en el plazo previsto. Por eso es fundamental comprender que este documento, lejos de ser una simple formalidad administrativa, es una herramienta indispensable para asegurar la calidad y la trazabilidad de las intervenciones de mantenimiento.
La creación y el uso de una orden de trabajo reflejan el profesionalismo y el compromiso de una empresa con sus estándares de mantenimiento y de servicio al cliente. Su importancia es mayor en el ámbito industrial, en el que es necesario el mantenimiento regular y en el que las consecuencias de una avería pueden ser significativas, tanto en términos económicos como de seguridad.
Diferencia entre una orden de trabajo y una solicitud de intervención
Definición y utilidad de la solicitud de intervención
Una solicitud de intervención es una solicitud formal que se puede hacer por escrito o a través de un programa de GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador (o GMAO por sus siglas en inglés). Este programa recopila toda la información necesaria para que el servicio de mantenimiento pueda planificar e intervenir de forma eficaz. La solicitud es el primer paso del proceso de mantenimiento y sirve para señalar una necesidad de intervención en un equipo específico.
La orden de trabajo: una autorización formalizada
Una vez aprobada la solicitud de intervención, se genera una orden de trabajo. Ese documento oficial autoriza a los técnicos a realizar las tareas necesarias. Especifica el tipo de problema, los gastos estimados, el tiempo de reparación previsto y el técnico asignado. Es este documento el que inicia el proceso de gestión de la tarea de mantenimiento.
¿Qué elementos nunca deben faltar en una orden de trabajo?
Una orden de trabajo no es simplemente un documento operativo. Su calidad depende de elementos precisos que garantizan una ejecución fluida y una trazabilidad óptima en las intervenciones. Cada detalle contribuye a estructurar el proceso y a evitar imprecisiones que podrían conllevar retrasos o dificultar la comprensión.
- Identificador único
Cada orden de trabajo debe contener un número de identificación distintivo. El identificador permite un seguimiento preciso en los sistemas de gestión y evita las confusiones entre intervenciones similares, sobre todo en los entornos en los que estas son habituales.
- Información sobre el solicitante y el lugar
La identidad del solicitante y la ubicación de la instalación afectada son indispensables. Estos datos permiten al técnico localizar rápidamente la intervención y contactar si hace falta al responsable o al equipo de esas instalaciones para pedir aclaraciones.
- Fecha y hora
Mencionar la fecha y la hora es indispensable, no solo para organizar la agenda, sino para asegurar el seguimiento cronológico de las operaciones. Esto también permite evaluar la reactividad de los equipos en caso de una solicitud de intervención.
- Descripción detallada de la tarea
Una orden de trabajo debe especificar claramente la naturaleza del problema o la tarea que se debe realizar. Ya sea mantenimiento preventivo, correctivo o de mejora, esta descripción ayuda al técnico a prepararse de antemano y a anticiparse a las necesidades de material o herramientas.
- Recursos necesarios
¿Qué piezas de recambio, herramientas específicas o materiales se necesitan para esta operación? Estos datos permiten evitar las interrupciones causadas por falta de recursos en el lugar de intervención.
- Tiempo estimado de intervención
El tiempo estimado para realizar la tarea es un indicador clave para planificar eficazmente las operaciones y minimizar el impacto sobre otras actividades.
- Instrucciones específicas
Para algunas intervenciones complicadas o delicadas, es imperativo incluir instrucciones específicas, como qué medidas de seguridad tomar o qué pasos seguir.
- Observaciones o comentarios
Un apartado de observaciones o de particularidades relacionadas con la intervención (como un acceso difícil o restricciones horarias) aporta información útil que facilita la ejecución de la tarea.
- Firma de confirmación
Una vez completada la orden de trabajo, debe ser firmada por el técnico y, si es posible, por el responsable de las instalaciones. Esta etapa formaliza la reparación y garantiza una confirmación mutua de los datos registrados.
Todos estos elementos convierten a la orden de trabajo en una herramienta estructurada que favorece una ejecución sin contratiempos y una documentación detallada. Omitir alguno de estos aspectos, incluso menor, puede generar complicaciones económicas, tanto en términos de tiempo como de recursos.
¿Cómo redactar una orden de trabajo clara y eficaz?
Es indispensable redactar una orden de trabajo exacta y estructurada para garantizar la fluidez de las operaciones de mantenimiento y la satisfacción de los clientes. A continuación, te daremos algunos consejos para optimizar la claridad y la eficacia de tus órdenes de trabajo.
- Emplear un lenguaje simple y preciso
Evita la jerga demasiado técnica, ya que puede resultar confusa. Privilegia los términos claros y comprensibles para todos los participantes, incluidos los clientes. Una comunicación transparente facilita la comprensión y reduce los riesgos de errores.
- Estructurar el documento de forma lógica
Organiza la orden de trabajo por secciones diferenciadas, como los datos del cliente, la descripción de la operación, los recursos necesarios y las observaciones. Esta estructura permite una lectura rápida de las distintas partes del documento.
- Describir la intervención con detalle
Describe exactamente la naturaleza de la intervención, los pasos que hay que seguir, las herra
mientas y las precauciones que se deben tomar. Cuanto más detalladas sean las instrucciones, mejor preparado estará el técnico para ejecutar la tarea eficazmente.
- Integrar elementos visuales
Cuando sea necesario, añade esquemas, fotos o diagramas para ilustrar los puntos complejos. Los elementos visuales pueden aclarar las instrucciones y servir de referencia rápida.
- Asegurar la coherencia y la uniformidad
Utiliza modelos estandarizados para tus órdenes de trabajo para mantener la coherencia en la presentación y el contenido. Esta uniformidad facilita la formación de los técnicos y garantiza una calidad constante en la documentación.
- Aprovechar las herramientas de GMAO
Los programas de Gestión de Mantenimiento Asistida por Ordenador (GMAO) ofrecen funciones para crear, gestionar y archivar las órdenes de trabajo de manera eficaz. Permiten centralizar los datos, automatizar algunas tareas y facilitar el seguimiento de las intervenciones.
- Formar a los técnicos en redacción
Asegúrate de que tus técnicos están formados en redacción de órdenes de trabajo claras y completas. Las formaciones regulares pueden mejorar la calidad de los documentos y, por consiguiente, la eficacia de las intervenciones.
Al aplicar estas prácticas, mejorarás la calidad de tus órdenes de trabajo, lo que se traducirá en una mejor organización de las operaciones de mantenimiento y en el incremento de la satisfacción de tus clientes.
¿Cómo se hace una orden de trabajo? Ejemplos reales de órdenes de trabajo
A continuación, te presentamos un ejemplo de cómo se vería una orden de trabajo real:
Orden de trabajo n.º 1967 – DimoMaint Limonest
Fecha: 03/12/2024
Activo en mal estado: Caldera industrial de gas
Descripción de la avería: La caldera muestra signos de mal funcionamiento, con incapacidad para alcanzar las temperaturas deseadas. Un ruido inusual proveniente de la unidad también sugiere un posible problema con el ventilador interno.
Descripción de la intervención planificada:
- Inspección visual: Verifique la condición externa de la caldera, incluyendo el aislamiento y las conexiones eléctricas.
- Prueba operacional: Encienda la caldera para observar el proceso de calentamiento y escuchar ruidos anormales.
- Verificación del ventilador: Inspeccione el ventilador interno en busca de obstrucciones o daños en las aspas, lo que podría causar el ruido y afectar el rendimiento del calentamiento.
- Control de termocuplas: Pruebe las termocuplas para asegurarse de que funcionan correctamente y reemplácelas si es necesario para garantizar lecturas precisas de la temperatura.
- Limpieza general: Limpie el interior de la caldera, incluyendo el quemador y los conductos, para mejorar la eficiencia y el rendimiento.
Tiempo estimado necesario: 3 a 4 horas
Técnico asignado: John Dupont
Prioridad: Alta, debido al uso continuo de la caldera para procesos industriales.
Piezas necesarias: Kit de reemplazo de ventilador, juego de termocuplas, kit de limpieza para quemador.
Documentos asociados: Ninguno
Notas: Ninguna
¿Cuáles son las ventajas de digitalizar tus órdenes de trabajo?
¿Por qué es beneficioso digitalizar las órdenes de trabajo?
La transformación digital de las órdenes de trabajo presenta beneficios significativos para los responsables de mantenimiento. Al adoptar soluciones digitales, las empresas pueden optimizar sus procesos, mejorar la satisfacción del cliente y reforzar su competitividad.
Los software GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistida por Ordenador) revolucionan la manera de gestionar las solicitudes de intervención. Permiten un seguimiento en tiempo real, facilitan el registro de la información y ayudan a planificar las intervenciones más eficazmente, al mismo tiempo que mejoran la seguridad y reducen los gastos.
Incremento de la eficacia operativa
La digitalización permite una gestión optimizada de las tareas, reduciendo el tiempo y los recursos necesarios para cada intervención. Los técnicos pueden acceder directamente a la información necesaria a través de sus móviles, lo cual facilita la planificación y la ejecución de las operaciones. Además, la automatización de los procesos reduce el riesgo de errores humanos y mejora la precisión de los datos recogidos.
Trazabilidad y transparencia mejoradas
Las órdenes de trabajo digitales ofrecen una trazabilidad completa de las operaciones. Cada etapa, desde la solicitud inicial hasta el cierre de la intervención, queda registrada y es accesible en tiempo real. Esta transparencia facilita las auditorías y los análisis de rendimiento y garantiza la conformidad a las normativas en vigor.
Reducción de gastos y plazos
Al eliminar los procesos en papel, las empresas reducen los gastos asociados a impresión, almacenamiento y gestión de documentos físicos. Además, la rapidez de transmisión de la información digital permite disminuir los tiempos de intervención, aumentando la satisfacción del cliente y la productividad de los equipos.
Mejora de la comunicación y la colaboración
Las soluciones digitales mejoran la comunicación entre los equipos de mantenimiento, los clientes y las demás partes involucradas. La información se comparte en tiempo real, lo que facilita la coordinación de las intervenciones y reduce los riegos de malentendidos o de duplicados.
Aumento de la flexibilidad y la adaptabilidad
Las órdenes de trabajo digitales pueden modificarse, actualizarse o personalizarse fácilmente según las necesidades específicas de cada intervención. Esta flexibilidad permite a las empresas adaptarse rápidamente a los cambios y mejorar continuamente sus procesos de mantenimiento.
Para saber más acerca de cómo nuestra solución puede simplificar y optimizar la gestión de tus operaciones de mantenimiento, contáctanos hoy mismo.
¿En qué sectores industriales son más prevalentes las órdenes de trabajo?
Aunque las órdenes de trabajo son usadas frecuentemente en cualquier industria, las maquiladoras y compañías con área de producción son las que más las utilizan. Puesto que los equipos de producción tienden a tener maquinaria avanzada con miles de piezas y altos requisitos de producción, las fallas y averías tienden a ser comunes. Esto hace que el número de órdenes de trabajo sea alto, ya que el equipo de mantenimiento es el único con la capacidad y el conocimiento para reparar estas fallas.
Además, ya que las maquiladoras dependen el equipo de producción para generar productos, cualquier falla en este equipo puede presentar un problema significativo para la empresa. Incluso si la producción no para por completo, la avería de una pieza o máquina puede presentar demoras importantes en la velocidad de producción. Por eso, las órdenes de trabajo son una herramienta indispensable para ayudar al equipo de mantenimiento a priorizar las tareas necesarias y a asegurarse de que puedan realizar todos los trabajos necesarios para garantizar la eficiencia del área de producción.
¿Cómo elegir el mejor software de mantenimiento (GMAO)?
¿Qué funciones clave debemos buscar en una GMAO?
No todos las GMAO son iguales, así que debes buscar uno que incluya todas las funciones clave de un buen software de mantenimiento:
- Gestión de activos. Poder acceder a información de tus activos en tiempo real es uno de los beneficios más grandes de cualquiera GMAO.
- Gestión de órdenes de trabajo. Como ya lo sabes, las órdenes de trabajo son una parte crucial de cualquier equipo de mantenimiento. La GMAO indicado tendrá funciones de gestión de órdenes de trabajo para simplificar el proceso de reparación de activos.
- Gestión de mantenimiento. Una GMAO te permitirá implementar planes de mantenimiento de vanguardia, como el mantenimiento preventivo.
- Gestión de inventario. Una buena GMAO te ayudará a saber exactamente qué activos tienes, además del número y tipo de piezas de repuesto y herramientas de reparación.
¿Cómo afecta el coste a la elección de una GMAO?
Una GMAO puede ser una inversión significativa, en especial para empresas pequeñas. Antes de contratar un software de mantenimiento, es importante que consideres si el costo del software es inferior a los ahorros estimados al implementarlo. Por ejemplo, si tu empresa cuenta con un pequeño equipo de producción que no presenta fallas frecuentemente, entonces es posible que no sea necesario implementar un software de mantenimiento.
Sin embargo, el ROI (Return on Investment) de una GMAO tiende a ser muy alto. Algunas de las ventajas económicas más importantes son:
- Incrementa la vida útil de los activos por hasta un 50 %
- Mejora el ciclo de compra por un 5 %
- Optimiza los subcontratos
- Mejora la disponibilidad y fiabilidad de los activos
¿Por qué nuestro software de mantenimiento podría ser la mejor elección para ti?
Las ventajas de nuestra GMAO: ¿qué lo hace destacar?
La GMAO de DimoMaint es una de las soluciones de mantenimiento más populares en el mercado. Además de contar con integración de órdenes de trabajo digitalizadas, nuestros clientes han reportado los siguientes beneficios al implementar nuestro software:
- Reducción en el tiempo de las tareas de mantenimiento por hasta un 30 %
- Reducción en el tiempo de preparación para trabajos de mantenimiento por hasta un 30 %
- Mejora la disponibilidad y fiabilidad de los activos
- Reducción en el tiempo de inactividad en la producción por un 10 %
¿Qué dicen nuestros clientes satisfechos?
Una de las mejores maneras de asegurarte que estás contratando el software ideal para tu empresa es buscar una segunda opinión de los clientes actuales. En nuestra página de testimoniales encontrarás una gran variedad de ejemplos de opiniones de nuestros clientes, como la del Señor Addis, un gestor de la propiedad, director de proyectos y propietario de proyectos nuevos y de rehabilitación en el Incroyable en Francia, quién opinó que:
“La GMAO permite al departamento de mantenimiento ahorrar tiempo al tener acceso inmediato a las solicitudes de trabajo enriquecidas con toda la información necesaria para una ejecución satisfactoria, sin tener que pasar por llamadas telefónicas y correos electrónicos como hacíamos en el pasado.”
¿Cómo puedes implementar nuestro software de mantenimiento (GMAO) en tu empresa?
Pasos para una implementación exitosa: ¿cómo te ayudamos?
Implementar una GMAO nunca ha sido tan fácil gracias a nuestra opción “Quick Start” de DimoMaint MX. En menos de 24 horas podrías estar iniciando con tu nueva GMAO, tan solo siguiendo estos pasos:
- Llenar un cuestionario inicial para definir tus objetivos
- Crear un programa de entrenamiento para los trabajadores
- Instalar nuestras plataformas web y móvil
- Iniciar con el Administrador
- Importar datos a DimoMaint desde Excel u otra base de datos
- Configurar tus parámetros en DimoMaint
- Agendar sesiones de producción y retroalimentación
- Descargar reportes de uso después de la implementación para mejorar
¿Qué tipo de asistencia y soporte ofrecemos durante la implementación?
Uno de nuestros puntos más fuertes es nuestro compromiso con brindar soporte y atención al cliente durante y después de la implementación del software. Además de poder presentar solicitudes de soporte 24/7 y en cuatro idiomas (español, inglés, francés y alemán), todos nuestros contratos nuevos incluyen soporte de bienvenida especial. Uno de nuestros especialistas de soporte tendrá una llamada contigo para presentar el software y explicar el proceso de solicitudes de soporte para asegurar la exitosa implementación de nuestro GMAO.
¿Qué resultados puedes esperar después de implementar nuestra GMAO?
¿Cómo mejorará nuestra GMAO la gestión de tus órdenes de trabajo?
Nuestra GMAO destaca por ofrecer una manera intuitiva y divertida de crear órdenes de trabajo. Gracias a nuestra plataforma web y aplicación móvil, todos los empleados de tu empresa podrán presentar solicitudes de trabajo fácil y rápidamente. Después, el equipo de mantenimiento podrá aprovechar de nuestras prácticas de base de conocimientos para institucionalizar la información recopilada durante el mantenimiento al poder:
- Crear órdenes de trabajo con instrucciones claras
- Crear listas de aprobación sencillas
- Guardar procedimientos operativos en la GMAO
- Crear un historial de los trabajos para optimizar los planes de mantenimiento
¿Cómo nuestra GMAO puede reducir costes y tiempo?
Nuestra GMAO se encarga de optimizar los procesos de mantenimiento de tu empresa. Esa es nuestra función principal, que hemos logrado con grandes empresas multinacionales en todo el mundo. Somos especialistas en reducir costos y tiempo de mantenimiento al:
- Implementar sistemas de mantenimiento preventivo, lo que aprovecha el tiempo muerto para realizar mantenimiento y prevenir fallas imprevistas.
- Gestionar órdenes de trabajo y así optimizar las tareas de mantenimiento preventivo y correctivo.
- Registrar información importante sobre las tareas de mantenimiento realizadas para optimizar trabajos de mantenimiento en el futuro.
- Guardar un inventario para permitirte ver en tiempo real el estatus de tus activos y ahorrar tiempo.
- Digitalizar procesos de mantenimiento para reducir costos asociados con documentos físicos.
Las órdenes de trabajo son una parte indispensable de cualquier proceso de mantenimiento. Sin embargo, no hacerlas correctamente puede entorpecer tus procesos, lo que puede resultar costoso. La mejor manera de optimizar el proceso de solicitudes de trabajo y garantizar que las tareas se realicen en tiempo y forma es implementando una GMAO como DimoMaint. Nuestro GMAO fue diseñado con las órdenes de trabajo en mente para poder brindar la experiencia más completa e intuitiva.
¡Contáctanos hoy y descubre cómo nuestra GMAO puede transformar la gestión de tus Órdenes de Trabajo!
