Los servicios de compras y mantenimiento de las organizaciones industriales o terciarias suelen funcionar en paralelo. Sin embargo, ambos persiguen objetivos comunes, entre los que se encuentran la máxima disponibilidad de los equipos, menores costes y una calidad en su nivel más alto. Para lograrlos, las dos funciones tienen todo el interés en colaborar. La integración del software de la GMAO con las plataformas de compras es una de las palancas más evidentes para alinear prioridades y controlar mejor los pedidos. Desde el control de costes hasta las relaciones con proveedores, el intercambio de datos entre mantenimiento y compras asegura el máximo valor para la empresa.
¿Por qué la colaboración entre mantenimiento y compras es esencial para optimizar los costes?
El mantenimiento necesita una gran rapidez de respuesta. Los industriales, en particular, deben poder pedir piezas de recambio lo antes posible, recibir correctamente los pedidos, y al mismo tiempo confiar plenamente en la calidad de las piezas utilizadas. El departamento de compras, por su parte, buscará negociar las mejores tarifas, centralizar los pedidos y racionalizar el gasto.
Colaborando, estos dos servicios accederán a:
- Pedidos claros, sin duplicados
- Stocks adaptados a la demanda
- Calidad de los proveedores (plazos de entrega, calidad de las piezas) constante
- Una mayor continuidad operacional gracias a la disponibilidad permanente de las piezas.
La cooperación entre compras y mantenimiento es también la mejor manera de reducir los costes, tanto directos (precio de compra, gastos de envío) como indirectos (inmovilización de equipos, sobrestock, pérdida de productividad). Pero para que esta cooperación sea viable, la empresa deberá adoptar una visión común de las necesidades y los procesos. Esto es precisamente lo que permiten los conectores entre herramientas de la GMAO y plataformas de compras, diseñados para hacer circular libremente los datos entre ambos servicios.
Una visión unificada de los stocks, plazos, proveedores y piezas de recambio
Uno de los primeros beneficios de una integración así entre mantenimiento y compras es la sincronización de la información crítica: las necesidades en piezas de recambio, su disponibilidad, los plazos de entrega y los proveedores referenciados son conocidos tanto por un departamento como por el otro.
Con los conectores entre programas de compras y la GMAO, se podrá, entre otras cosas:
- seguir en tiempo real el estado de los stocks en cada sitio
- visualizar los pedidos en curso, los saldos pendientes o los retrasos en la entrega
- disparar automáticamente una solicitud de compra en caso de alcanzar un umbral crítico
- reducir los errores de referencia gracias al acceso a catálogos de proveedores compartidos.
Ambos servicios trabajarán así a partir de la misma información, en una lógica de flujos ajustados pero seguros.
Contratos, presupuestos y TCO: una gestión más coherente
La colaboración entre mantenimiento y compras no se limita a los asuntos operativos: también abarca cuestiones esenciales como la gestión de contratos, el seguimiento presupuestario y el análisis del coste total de propiedad (TCO) de los equipos.
Cruzar los datos de mantenimiento – frecuencia de averías, rendimiento de los activos, costes de intervención – y de compras – condiciones comerciales, volúmenes negociados y compromisos de los proveedores – permitirá:
- evaluar la rentabilidad de un equipo a lo largo de todo su ciclo de vida
- decidir entre reparación, reemplazo o actualización
- priorizar las inversiones sobre la base de criterios técnicos y financieros combinados.
La adopción de un conector entre la GMAO y una solución de compras también permitirá asegurar la trazabilidad completa de las operaciones, desde el pedido hasta la entrega y el control de calidad.
La integración de DimoMaint con las herramientas de compras: una respuesta concreta a las necesidades del terreno
La integración entre DimoMaint y las herramientas dedicadas a las compras, como Proactis, permite a los actores de la industria y del sector servicios controlar todo el proceso, desde la identificación de la necesidad hasta la recepción de la pieza, y por tanto ahorrar costes en cada etapa.
Las principales funcionalidades ofrecidas por la interconexión:
- Creación, destinada al mantenimiento, de un catálogo de productos preaprobados por compras para evitar cualquier compra fuera de contrato
- Generación automática de las solicitudes de compra desde la GMAO y transmisión de la información al departamento financiero
- Seguimiento del estado del pedido (pendiente, validado, entregado) y gestión de la recepción
- Conciliación entre facturas y órdenes de compra
- Funcionalidades de IA que permiten acceder, en caso de ruptura con un proveedor, a proveedores alternativos y así apoyar las decisiones de mantenimiento
Para las empresas que han centralizado sus datos, la ventaja es triple: un verdadero control de costes, una confianza total en los proveedores asociados y un seguimiento muy detallado de la cadena de suministro. Por último, la alineación entre los objetivos de mantenimiento y los de compras se vuelve óptima, con ambos departamentos trabajando mano a mano al servicio de la calidad final.
DimoMaint permite explotar plenamente el potencial de esta interconexión para las empresas, aportando respuestas muy concretas pensadas precisamente para sus necesidades.
