Aumentar la eficiencia del mantenimiento a través de un CMMS
El departamento de mantenimiento se enfrenta a diversas dificultades, incluidas incidencias derivadas de una comunicación ineficaz. Por ello, es esencial considerar tanto la comunicación interna dentro del departamento de mantenimiento como la comunicación con otros departamentos (producción, compras, etc.). Mejorar significativamente los intercambios permitirá al equipo de mantenimiento optimizar sus operaciones.
El objetivo principal de un software de CMMS, por sus siglas en inglés (Computerized Maintenance Management System), también conocido como GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador), es aumentar la eficiencia del mantenimiento a través de:
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Inventario: referenciación de la flota de activos;
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Organización: integración del plan de mantenimiento preventivo, planificación del mantenimiento;
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Informes y trazabilidad: seguimiento de las operaciones de mantenimiento, uso de piezas, histórico, etc.;
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Análisis: gastos, MTTR, MTBF, disponibilidad, relación entre mantenimiento preventivo/correctivo, etc.;
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Optimización: sustitución de activos, planificación de más mantenimiento preventivo…
El CMMS mejora la comunicación del departamento de mantenimiento
Una de las ventajas más subestimadas del CMMS es la mejora en la comunicación, aunque debería considerarse un objetivo en sí mismo a la hora de implementarlo.
Una solución CMMS permite a los miembros del equipo de mantenimiento compartir información precisa en tiempo real. Esta comunicación instantánea conduce a un aumento significativo de la eficiencia, simplificando los procesos de trabajo en equipo y validación. Como resultado, tus técnicos evitan solicitudes incorrectas y reducen el tiempo de respuesta.
El CMMS desbloquea una “comunicación 360°” con los clientes del departamento de mantenimiento, tanto interna como externamente.
Una potente herramienta de comunicación para los clientes del mantenimiento
Los clientes pueden ser externos o internos cuando afectan a personas dentro de la organización (por ejemplo, personal sanitario en el sector biomédico, personal de producción en la industria manufacturera o empleados de oficina en el sector servicios). Los intercambios entre los clientes y el departamento de mantenimiento suelen ser deficientes.
¿Alguna vez te has sentido frustrado por no saber cuándo se iba a realizar un trabajo de mantenimiento solicitado? ¿Has tenido dificultades para contactar con los técnicos una vez que llegaron al sitio de mantenimiento? Y desde el otro lado, como operario de mantenimiento, ¿alguna vez has recibido solicitudes incompletas por parte de los clientes?
El CMMS convierte en realidad una comunicación optimizada entre clientes y responsables del mantenimiento.
Para empezar, facilita la comunicación con el departamento de mantenimiento mediante solicitudes de trabajo generadas desde un teléfono o un portal web. Estas solicitudes incluyen campos obligatorios que ayudan al equipo de mantenimiento a comprender mejor el problema.
Por otro lado, el departamento de mantenimiento mantiene informado al cliente a través del CMMS o de notificaciones automáticas. El cliente podrá seguir el estado de su solicitud (aceptada, programada, pospuesta, completada, etc.).
Comunicación optimizada entre los miembros del equipo de mantenimiento
El CMMS mejora la comunicación dentro del departamento de mantenimiento gracias a varios factores:
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La posibilidad de compartir conocimientos al instante;
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Implementación de medidas de retroalimentación, como el análisis de árbol de fallos;
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Actualización en tiempo real entre compañeros sobre cambios en los horarios de trabajo, ausencias, etc.;
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Continuidad de datos en caso de cambios de personal, etc.
El CMMS es una potente herramienta de comunicación interna porque ayuda a tus técnicos a identificar rápidamente complicaciones en una máquina. Además, les permite acceder al histórico de mantenimiento del activo y comprobar si ha presentado problemas similares antes. El CMMS resulta especialmente útil para comprender y resolver problemas.
Gracias a la solución digital, el técnico puede tomar rápidamente la decisión correcta y ser lo más eficiente posible. En particular, puede comprobar fácilmente a través del CMMS si las piezas de repuesto necesarias están disponibles. Si no lo están, puede generar una alerta y señalar la falta del artículo para que se reponga rápidamente.
Una comunicación mejor organizada con el ecosistema del departamento de mantenimiento
El software CMMS también permite una mejor comunicación fuera del departamento, con partes interesadas directamente afectadas por una operación de mantenimiento, como:
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Dirección: para justificar la necesidad de personal adicional o repuestos, o destacar los éxitos y mejoras del departamento de mantenimiento;
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Auditores: para cumplir con confianza los requisitos de normativas como ISO o FDA CFR Parte 21, por ejemplo;
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Proveedores: para comunicar pedidos, plazos de entrega esperados y recordatorios de entrega directamente.
Si ya utilizas un software CMMS, ¿estás aprovechando al máximo la solución para mejorar la comunicación?
Si todavía trabajas con tablas de Excel y documentos en papel, ¿qué estás esperando para crear un entorno de trabajo más eficiente con una comunicación efectiva?
