¿Que es un CMMS ?

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Si estás leyendo este artículo, entonces probablemente te encuentras en un punto de inflexión en tu empresa. Tal vez estás creciendo y buscas encontrar la manera de estar al tanto de todo el mantenimiento de tus nuevos equipos, o tal vez buscas reemplazar el sistema de mantenimiento con el que cuentas actualmente. De cualquier manera, te encuentras en un momento emocionante al estar a punto de descubrir todo lo que un CMMS puede ofrecer.

Un CMMS es un sistema computarizado para administrar todos los procesos de mantenimiento de tu empresa. Se conoce así por su nombre en inglés, Computerized Maintenance Management System, aunque a veces también se le llama GMAO por las siglas de su nombre en español, Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador.

Este tipo de programas le ayuda a los equipos de mantenimiento a gestionar, agilizar, analizar y digitalizar todas sus tareas desde un punto centralizado. Un CMMS guarda información crítica acerca del estado de mantenimiento de los equipos en el sistema, como cuándo fue la última vez que cada máquina tuvo mantenimiento y de qué tipo fue. Así, todo el equipo puede estar al tanto de la salud de cada máquina para prevenir problemas técnicos e incluso accidentes.

¿Listo para saber más? En este artículo, vamos a abarcar todo lo que necesitas saber acerca de CMMS, desde su definición más técnica y sus beneficios comunes, hasta los pasos a seguir para implementarlo en tu compañía. Cabe resaltar que, aunque el tema del mantenimiento puede ser complicado, no es necesario ser técnico para entender cómo funciona un CMMS y lo que puede hacer para mejorar la productividad y eficiencia de tu empresa.

Continúa leyendo para descubrir cómo un CMMS puede ser ideal para ti.

¿Por qué un CMMS puede ser la solución que tu empresa necesita?

A veces, es difícil ver cómo un nuevo sistema puede ser implementado en nuestra compañía. Más específicamente, es complicado imaginarnos cómo nuestra empresa podría hacer las cosas de una manera diferente, en especial si es con un sistema nuevo que promete tanto. Para ayudarte a ver cómo un CMMS puede ser la solución ideal para tu empresa, primero es necesario tener cien por ciento claro qué es un CMMS.

¿Qué es exactamente un CMMS?

¿qué un CMMS puede ser la solución que tu empresa necesita En su versión más sencilla, un CMMS es un software que funciona como una base de datos para guardar registro de las tareas de mantenimiento de una empresa. Sin embargo, como todo buen empresario, seguro sabes que cualquier base de datos es una excelente herramienta para poder analizar y posteriormente agilizar procesos y reducir ineficiencias.

Un buen CMMS te puede ayudar a optimizar el proceso de mantenimiento de tu empresa. Además de ayudarte a asegurar que toda la maquinaria está recibiendo el mantenimiento adecuado, un CMMS también recopila información importante acerca de costos, tiempo de reparación, piezas necesarias para reparación, y más. Esto te puede ayudar a tomar decisiones importantes sobre cuándo vale la pena darle mantenimiento preventivo a una máquina y cuándo es mejor prepararte para un posible averío.

Por ejemplo, imagina que tienes una máquina que requiere de mantenimiento cada mes. Sin embargo, tu CMMS te dice que el costo y tiempo de reparación en caso de un averío es igual al de un mantenimiento regular y la frecuencia de averío es una vez cada tres meses. En una situación así, ¿no sería mejor estar preparado para un averío cada tres meses en vez de darle mantenimiento cada mes?

Este tipo de decisiones solo las puedes tomar tú dependiendo de las necesidades de tu empresa, pero un buen CMMS te dará todos los detalles que necesitas saber para tomar una decisión informada.

¿Qué puede aportar un CMMS a tu empresa?

Si bien gestionar el mantenimiento de tu empresa es una tarea sumamente importante, un buen CMMS hace mucho más que solo eso. Estas son algunas de las ventajas más grandes de un buen CMMS:

 

  • Información de activos en tiempo real. Sin un CMMS, es difícil conocer el estado de tus activos en todo momento. Tener un sistema así te permitirá ver la condición de tus activos en cada área de tu empresa, incluyendo el número de veces que cada máquina ha requerido de mantenimiento y cuánto dinero se ha invertido en ella.
  • Simplificación de órdenes de trabajo. Tener que lidiar con una máquina o herramienta descompuesta es frustrante. Solicitar una reparación no debería de serlo. Un CMMS se encarga de crear un proceso sencillo para que los empleados puedan solicitar reparaciones y los gerentes puedan estar al tanto de ellas.
  • Digitalización de procesos. Pocas cosas pueden reducir la eficiencia de una compañía que el papeleo excesivo. Un CMMS te puede ayudar a digitalizar tus procesos de mantenimiento y así olvidarte de miles y miles de papeles y documentos.

Cada empresa es diferente, y estos son tan solo algunos de los beneficios generales más importantes. Los beneficios para tu compañía van a depender de tus necesidades, así que no te sorprendas al descubrir aún más beneficios tras incorporar tu primer CMMS.

¿Cómo puede un CMMS simplificar el mantenimiento de tu empresa?

Como todo en la vida, dar el primer paso para incorporar un CMMS a tu compañía es el más difícil. A continuación, demostraremos cada paso del proceso de CMMS para que puedas visualizar adecuadamente lo fácil que podría ser gestionar el mantenimiento de tu empresa con uno de estos sistemas.

Explorando el funcionamiento de un CMMS

La belleza de un CMMS es que se puede incorporar al ritmo de trabajo de cada empresa, así que no todos los flujos de trabajo de un CMMS serán iguales. Sin embargo, este es el flujo de trabajo más común de un CMMS:

  1. Realizar la orden de trabajo. Cualquier empleado puede realizar una orden de trabajo cuando descubre algún problema con cualquier activo de la empresa. Muchos CMMS también cuentan con opciones de creación de órdenes de trabajo automáticas, donde una nueva orden es creada cuando se cumplen ciertos parámetros como número de ciclos o tiempo desde el último mantenimiento.el funcionamiento de un CMMS
  2. Aprobar la de orden de trabajo. Un gerente o personal autorizado podrá aprobar la orden de trabajo solicitada. Este paso es importante en empresas grandes donde a veces es necesario dar prioridad a ciertas áreas o en empresas donde el equipo de mantenimiento no es tan grande para encargarse de todas las órdenes de trabajo.
  3. Planificar y agendar la orden de trabajo. Una vez aprobada la orden de trabajo, el CMMS se encargará de confirmar que todas las piezas necesarias para realizarla se encuentren disponibles. En ese momento, el CMMS se pondrá en contacto con el equipo de mantenimiento para encontrar a la o las personas indicadas para resolver la orden de trabajo lo más pronto posible.
  4. Realizar el mantenimiento. El equipo de mantenimiento se encargará de realizar las tareas necesarias para completar la orden de trabajo satisfactoriamente.
  5. Registrar los datos. El CMMS se encargará de guardar la información crucial sobre esta tarea de mantenimiento, como cuánto tiempo tomó y cuánto dinero costó. Con esta información, el CMMS podrá proporcionarte con importantes reportes y análisis de datos sobre los activos de tu empresa.

¿Ves cómo el proceso de un CMMS es bastante sencillo? Aunque este sistema promete mucho, lo hace de una manera intuitiva.

Los elementos esenciales de un CMMS

Además del proceso de gestión de mantenimiento, también debes de conocer los siguientes elementos indispensables de un CMMS:

  • Gestión de activos. Todas las máquinas cuentan con una vida útil, por lo que es importante estar al tanto del estado de cada una.
  • Gestión de órdenes de trabajo. Podrás dar seguimiento a todas las órdenes de trabajo realizadas por tu equipo.
  • Gestión de mantenimiento. Esta es una de las áreas más importantes de un CMMS, ya que te permite estar al tanto del historial de mantenimiento de tus activos y agendar mantenimiento preventivo. Gestión de inventario CMMS Software
  • Gestión de inventario. Más que decirte cuántas piezas o máquinas tienes, un buen CMMSte ayudará a predecir cómo se verá tu inventario en el futuro con base en su mantenimiento. Por ejemplo, te ayudará a saber que necesitas pedir piezas extras para ciertas máquinas antes de que las necesites.
  • Gestión de proveedores. Un buen CMMS también te ayudará a estar al tanto de tus proveedores. Así, no tendrás que ir a ningún otro lado para realizar los pedidos de las piezas y máquinas que necesitas.

También ten en cuenta que los reportes y las estadísticas son una parte crucial de cada CMMS. El sistema se encargará de generar reportes sobre todos los elementos en esta lista, lo que te ayudará a optimizar todos tus procesos.

¿Cuál es la diferencia entre CMMS y EAM?

Un EAM o Enterprise Asset Management es un software que se encarga de la gestión de activos empresariales. Como tal, es comúnmente confundida con un CMMS, aunque en realidad se trata de sistemas distintos con tareas diferentes. A continuación, te explicamos cómo un CMMS y un EAM son similares y diferentes.

Un vistazo a los sistemas EAM

Los sistemas EAM se encargan de optimizar todos los activos de una empresa. Al tomar una perspectiva holística, un EAM puede optimizar cualquier parte del uso de los activos, desde su adquisición hasta su deshecho. Esto ayuda a utilizar los activos más eficientemente para obtener un mayor rendimiento.

Un sistema EAM se encarga de:

  • Planear y analizar el ciclo de vida de un activo. Esto es especialmente importante para empresas que dependen de sus activos, ya que permite planear cada momento de la vida de un activo desde antes de adquirirlo. Por ejemplo, una empresa de transporte de carga podrá estar al tanto de sus camiones y sabrá cuándo es momento de reemplazarlos.
  • Configurar el flujo de trabajo de un activo. Un EAM se encarga de optimizar la eficiencia de un activo para todos los equipos de tu empresa. Por ejemplo, el área de finanzas se enfocará en incrementar el rendimiento del activo, mientras que el área de seguridad y cumplimiento se preocupará por la seguridad laboral. Un EAM te ayudará a optimizar el flujo de trabajo de tus activos para que todos los departamentos de tu empresa estén felices.
  • Registrar el valor de un activo. Al tener una perspectiva completa de todas las áreas de un activo, no hay mejor programa que un EAM para calcular su valor real para una empresa.

Seguramente ya ves cómo un EAM es diferente a un CMMS, pero profundicemos un poco más en las diferencias y similitudes entre estos dos programas.

CMMS y EAM: ¿enemigos o aliados?

Un CMMS y un EAM cumplen con muchas tareas similares, mas no son lo mismo. Como ya lo sabes, un EAM se encarga del ciclo de vida completo de un activo, mientras que un CMMS se encarga de su mantenimiento. Puedes pensar de un CMMS como una parte de lo que hace un EAM.

Estas son algunas de sus diferencias y similitudes:

  • Capacidades clave. Un CMMS se encarga del mantenimiento de un activo, mientras que un EAM puede hacer esto y además planear, adquirir, optimizar y desechar activos.
  • Un CMMS se usa primordialmente por el equipo de mantenimiento, mientras que un EAM se usa por el equipo de finanzas, mantenimiento, operaciones, producción y cumplimiento.
  • Implementación. Un CMMS se implementa en un solo ciclo, mientras que un EAM se implementa por etapas.
  • Aplicación ideal. Un CMMS es ideal para empresas que buscan incrementar el tiempo de actividad de sus activos, mientras que un EAM es ideal para empresas que buscan optimizar el ciclo de vida de sus activos.

Como puedes ver, ambos sistemas tienen usos similares, pero el tipo de sistema indicado para tu empresa depende de tus metas.

¿Cómo prepararte para implementar un CMMS en tu empresa?

Incluso si sientes que ya estás listo para implementar un CMMS en tu empresa, hay varias cosas que debes saber antes de tomar una decisión. En esta sección, te ayudaremos a definir si estás listo para una CMMS y explicaremos cómo funciona el proceso de implementación.

¿Estás listo para un CMMS?

Si bien hay miles de empresas y organizaciones que se benefician de un CMMS, no todas están listas para utilizar un software de mantenimiento como tal. Estas son cinco señales de que tu empresa está lista para un CMMS:

  • Estás al tanto de las órdenes de trabajo constantemente. Una empresa pequeña tendrá que lidiar con órdenes de trabajo de vez en cuando, pero no todo el tiempo. Si tu empresa maneja una o varias órdenes de trabajo por día o por semana, entonces es probable que estés listo para tu primer CMMS.
  • implementar un CMMS en tu empresaNo conoces el estado de tus activos. Conforme una empresa crece, se vuelve más y más difícil estar atento a las necesidades de cada activo. Si no sabes exactamente cuántas máquinas tienes y cuáles de ellas están en buen estado, entonces es hora de implementar un CMMS.
  • No estás al tanto de los requisitos de cumplimiento. Muchas industrias requieren de mantenimiento regular para estar al tanto con los requisitos de cumplimiento locales. Un CMMS te ayuda a cumplir con todos los requisitos de mantenimiento fácilmente.
  • Tus activos no están optimizados. Un CMMS puede ayudarte a optimizar tus activos gracias a sus reportes y análisis de productividad, lo que te ayudará a lograr más con los activos que ya tienes.
  • Tus empleados se quejan del estado de tus activos. Uno de los errores más comunes de una empresa en crecimiento es no poder darle mantenimiento adecuado a un número creciente de activos. Si tus empleados ya notan que muchos de los activos presentan fallas, entonces es hora de implementar un CMMS.

Si notaste una o más de estas cinco señales en tu empresa, entonces es momento de considerar seriamente un CMMS.

Guía paso a paso para implementar un CMMS

Implementar un CMMS puede ser tan sencillo como realizar unas cuantas tareas a distancia. Con la oferta “Quick Start” de DIMO Maint MX, basta con seguir estos pasos para implementar tu primer CMMS:

  1. Llenar un cuestionario inicial para definir las metas de tu empresa
  2. Establecer un programa de entrenamiento para tus empleados
  3. Instalar la plataforma SaaS y aplicaciones móviles
  4. Comenzar con el Administrador y recibir soporte a distancia
  5. Importar datos desde Excel u otra plataforma a DIMO Maint
  6. Configurar los parámetros para el proyecto
  7. Implementar sesiones de producción y retroalimentación
  8. Generar reportes de uso uno y tres meses después de la implementación

Así, podrías implementar exitosamente tu primer CMMS en menos de 24 horas.

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¿Qué empresas han mejorado gracias a un CMMS?

Una de las mejores maneras para entender la eficacia de un CMMS es observar a empresas que han podido incorporar CMMS a su proceso. Aquí van tan solo algunos ejemplos:

Los héroes del CMMS: ejemplos de éxito

El grupo Beneteau incorporó el CMMS DIMO Maint para estar al tanto de sus 28 sitios de producción en el mundo entero. Resaltan que la ergonomía y diseño intuitivo de este producto resultó una de las razones más grandes para incorporarlo, ya que pueden utilizar la aplicación web o móvil para estar al tanto de sus activos y piezas. Así, han podido priorizar las urgencias y mejorar su tiempo de respuesta ante imprevistos.

Por otro lado, el grupo Babolat es una productora de raquetas con presencia en más de 150 países en todo el mundo. Al contar con una planta de producción de 24 horas, Babolat necesitaba de un sistema para estar al tanto de todas las reparaciones necesarias dentro de su fábrica. Tras una demostración inicial con DIMO Maint, decidieron implementar este sistema. De todos los beneficios cotidianos que provee este CMMS, resaltan que ha podido inculcar la cultura de “buena intervención” en su empresa, animando a los empleados a prevenir posibles fallas en los activos.

A la voz de los expertos: testimonios reales

La digitalización de Elkem Silicones es uno de los ejemplos más claros de una ambiciosa y exitosa implementación de un CMMS. Como el líder mundial en silicona, Elkem necesitaba una solución integral para su multitud de centros al rededor del mundo. Gracias a DIMO Maint, Elkem pudo encontrar un servicio integrado que se ajusta perfectamente a sus necesidades para mejorar de la fiabilidad del mantenimiento, controlar costos y garantizar la seguridad de la información. Además, Elkem está mirando a futuro con una posible conectividad con SAP para incrementar sus KPI aún más.

¿Cómo elegir el CMMS perfecto para tu empresa?

Elegir el CMMS ideal no es tarea sencilla, ya que debes de tener muy claro cuáles son tus metas y ambiciones antes de comenzar. A continuación, te ayudaremos a elegir el mejor CMMS para tu empresa.

¿Qué debes considerar al seleccionar un CMMS?

Antes de buscar y comparar servicios de CMMS, debes pensar muy bien qué es lo que tu empresa necesita. Contemplar las siguientes preguntas te ayudará a definir bien tus objetivos:

  • ¿Qué puntos específicos de mi empresa quisiera solucionar con un CMMS?
  • ¿Cuáles son las metas a largo plazo de mi equipo de mantenimiento?
  • ¿Qué KPI quisiera alcanzar en el corto plazo?
  • ¿Cuáles son las características esenciales de un CMMS para mi empresa?
  • ¿Qué estrategia de mantenimiento utilizo ahora y cuál quisiera utilizar en el futuro?
  • ¿Cuál es la carga laboral actual de mi equipo de mantenimiento?
  • ¿Qué requisitos de seguridad y complicidad necesito cumplir?

Al meditar estas preguntas, tendrás un poco más claro qué tipo de CMMS es el ideal para ti.

Consejos y trucos para seleccionar el CMMS adecuado

Ahora que tienes un poco más claro cómo se ve el CMMS ideal para ti, deberás comparar diferentes opciones. Hay muchas compañías que ofrecen productos que, a primera vista, se ven como una buena opción. Sin embargo, debes estar seguro de que estás eligiendo a la empresa adecuada antes de iniciar lo que podría ser una colaboración de muchos años.

Estos consejos y trucos te pueden ayudar a encontrar el CMMS indicado para ti:

  • Pregunta por una aplicación móvil. Si bien no crees que una aplicación móvil sea esencial para tu equipo, esto es una excelente indicación que una compañía busca ofrecer la mejor experiencia posible a sus usuarios.
  • Pregunta por nuevas versiones. Una empresa que actualiza constantemente su software para mejor servicio es una empresa que busca estar a la vanguardia. Si la empresa que consideras no tiene planes para lanzar una nueva versión próximamente, es probable que no cuente con el equipo de desarrollo necesario para ofrecer un buen producto.
  • Pregunta por reportes avanzados. Si bien todos los CMMS ofrecen reportes, es crucial que tu software cuente con capacidades para ofrecer reportes avanzados. Esto te permitirá crear reportes personalizados para las áreas más importantes de tu empresa.
  • Siempre pide testimonios. Ver la experiencia de otras empresas es una excelente manera de visualizarte como cliente potencial. Algunas empresas incluso te permitirán comunicarte directamente con los usuarios actuales de su CMMS para pedir una reseña de su servicio.

Si tienes cualquier duda acerca algún CMMS en específico, recuerda siempre preguntar antes de firmar cualquier contrato o hacer algún pago.

Software CMMS Software CMMS

Un CMMS es una solución integrada para toda empresa que busca optimizar sus sistemas de mantenimiento. Con este software, el equipo de mantenimiento de tu empresa podrá gestionar, agilizar, analizar y digitalizar todos sus procesos, lo que incrementará el tiempo de actividad de los activos de la empresa. Así, podrás disfrutar de un proceso que reduce costos, incrementa la productividad y mejora la eficiencia de tu empresa.

Si estás pensando en implementar un CMMS en tu empresa, ponte en contacto con nosotros. Nuestros especialistas estarán felices de tomar en cuenta las particularidades de tu empresa para recomendarte la mejor solución.

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