En el mantenimiento de edificios, el rendimiento se apoya tanto en la experiencia técnica como en la calidad de los intercambios entre los actores. Transmitir la información correcta, en el momento oportuno, condiciona directamente la eficacia de las intervenciones.
El gestión de instalaciones implica hacer trabajar en conjunto a ocupantes, servicios técnicos, técnicos y proveedores. Cuando la comunicación está dispersa o incompleta, los plazos de intervención se prolongan, la disponibilidad de los equipos (HVAC, ascensores, SSI…) disminuye, y la calidad del servicio se deteriora.
En entornos terciarios y multisede, estas pérdidas de información son frecuentes: solicitudes mal calificadas, validaciones lentas, trazabilidad insuficiente. Resultado: una brecha importante entre la notificación de un problema y su tratamiento efectivo.
Lo que hay que recordar
Un mantenimiento fluido se basa en varios palancas clave:
- La estructuración de los intercambios (formularios adaptados a las solicitudes relacionadas con el edificio, datos enriquecidos por sitio y por equipo)
- La automatización de los procesos de validación y asignación
- Mejor trazabilidad (historial por activo inmobiliario, seguimiento de KPI multisede)
Un herramienta centralizada, la CMMS dedicado a la gestión de instalaciones, permite transformar las solicitudes de intervención en flujos estructurados, reducir los errores y reforzar la colaboración entre ocupantes, servicios técnicos y proveedores.
Objetivo: pasar de un mantenimiento correctivo reactivo a un mantenimiento preventivo y gestionado, adaptado a los retos de continuidad de servicio en los edificios terciarios.
¿Cómo eliminar las pérdidas de información y acelerar las intervenciones?
En el mantenimiento de edificios, el rendimiento también depende de la calidad del diálogo entre ocupantes, responsables técnicos e intervinientes en campo. Una mala transmisión de la información puede aumentar el MTTR varias horas e impactar la explotación de un sitio (oficinas, comercios, establecimientos que reciben público).
Para agilizar la comunicación, hay que identificar las zonas de pérdida de información y aclarar las responsabilidades:
- El ocupante o solicitante describe la necesidad a través de un portal dedicado
- El responsable técnico valida, califica y prioriza según la criticidad del edificio
- El técnico interno o el proveedor recibe una solicitud completa, contextualizada por sitio, zona y equipo
Un sistema centralizado como un CMMS asegura la trazabilidad: cada solicitud se vincula a un edificio, un activo técnico, un contrato y un responsable. Esto crea la base de una comunicación continua, documentada y exploitable.
¿Cómo convertir una solicitud en un dato explotable desde su captura?
Hacer que la solicitud sea autosuficiente
La creación de formularios en el CMMS permite agrupar los elementos esenciales: edificio, zona, equipo afectado (HVAC, iluminación, control de accesos…), síntoma, nivel de urgencia, restricciones de acceso.
En un contexto multisede, esta estructuración evita los intercambios innecesarios y acelera la calificación.
Enriquecer los datos con lo digital
El CMMS permite integrar fotos, videos o lecturas procedentes de sensores técnicos. Combinado con una aplicación móvil, permite a técnicos y proveedores acceder al historial completo del edificio y cerrar las intervenciones en tiempo real.
Esta dimensión digital acorta el tiempo de análisis, reduce desplazamientos innecesarios y mejora la calidad del informe.
Centralizar para garantizar la fiabilidad
Todas las solicitudes deben converger hacia una única interfaz: el CMMS.
Se convierte en el repositorio único de los activos inmobiliarios, de los contratos de mantenimiento y de las intervenciones.
Los formularios pasan a ser el lenguaje común entre ocupantes, servicios generales, técnicos y proveedores.
Recibir notificaciones
Una notificación eficaz entrega información accionable: quién debe actuar, en qué edificio, sobre qué equipo y en qué plazo contractual.
La personalización de las alertas según el rol evita la sobrecarga informativa.
El técnico recibe los datos técnicos; el gestor inmobiliario supervisa los SLA; el proveedor recibe únicamente las órdenes validadas.
¿Por qué priorizar la trazabilidad?
En el mantenimiento de edificios, la trazabilidad constituye una memoria técnica indispensable.
Asociar cada intervención a un edificio, un equipo, un contrato y a un interviniente permite identificar las fallas recurrentes y optimizar los planes de mantenimiento preventivo.
Tiempo medio de reparación (MTTR) o el Tiempo medio entre fallos (MTBF) se convierten entonces en una verdadera herramienta de gestión para las direcciones inmobiliarias y los servicios generales. Un panel de control operativo para el terreno; un reporting consolidado para la gestión multisede. En conjunto, ofrecen una lectura transversal del desempeño técnico y presupuestario.
El ciclo de mejora continua: de la reactividad al rendimiento colectivo
El mantenimiento de edificios se vuelve eficiente cuando se apoya en sus propios datos.
La información proveniente de las solicitudes, los workflows y los informes alimenta un ciclo de mejora continua: ajuste de las rutinas preventivas, renegociación de contratos, optimización de recursos.
Agilizar la comunicación en el mantenimiento de edificios es un enfoque de alineamiento colectivo, donde la tecnología estructura los intercambios y asegura la explotación de los sitios.
Cuando la solicitud está estructurada, las responsabilidades están aclaradas y los datos se explotan a escala del parque inmobiliario, el mantenimiento se convierte en una palanca estratégica.
Y en el corazón de esta transformación, el CMMS juega un papel central: reúne a ocupantes, técnicos, gestores y proveedores en torno a un objetivo común — la continuidad del servicio y el rendimiento sostenible de los edificios.
