El CMMS DimoMaint MX unifica las actividades de tres sitios remotos
El Centro Hospitalario de Chartres se distribuye en 3 sitios, cubriendo 110,000m2, con 1,250 camas y 2,500 profesionales que ofrecen una gama completa de atención (medicina, cirugía, obstetricia, urgencias). Este actor clave en Eure-et-Loir asegura una atención de calidad a través de instalaciones técnicas modernas e innovaciones médicas. También es un establecimiento de apoyo para el Groupement Hospitalier de Territoire 28 (GHT). Sin embargo, asegurar el mantenimiento de tres sitios remotos y 56 edificios requirió la modernización de las herramientas de mantenimiento. Con una experiencia exitosa en el despliegue de CMMS en Canadá, Thomas Pederiva, ingeniero de mantenimiento de edificios de los hospitales de Chartres, aprendió de la implementación de DimoMaint MX y comparte su visión práctica y operativa de los desafíos encontrados.
Localizaciones remotas
El Centro Hospitalario de Chartres cubre 56 edificios en 110,000m2, incluyendo “la casa madre”, el Hôtel Dieu (22 edificios, 30,000m2), el Hospital Louis Pasteur (22 edificios, 70,000m2) y el Hospital Saint Brice (12 edificios, 10,000 m2). 30 a 40 personas realizan actividades de mantenimiento a través de tres divisiones: Obras, Seguridad y Mantenimiento, esta última dirigida por Thomas PEDERIVA. Se realizan intervenciones transversales en dos sectores: Administración y Contratos/Proveedores.
La elección de una solución ligera
Thomas PEDERIVA consultó a varios grandes editores que ofrecían soluciones pesadas, costosas y complejas de implementar antes de que el comité de dirección optara por DimoMaint MX. Varios factores explican esta elección: una buena relación comercial, un presupuesto razonable, la disponibilidad de una versión móvil (ya que las diversas localizaciones están alejadas entre sí), fácil manejo, facilidad de importación de datos, sin olvidar el alojamiento seguro de datos por DimoMaint.
Grandes proyectos preliminares para acelerar la implementación
Para asegurar el despliegue, el proyecto se subdividió inicialmente en varias sub-etapas importantes:
- Recuperación de todos los planos arquitectónicos,
- Establecimiento de una nomenclatura,
- Identificación in situ de las ubicaciones y activos,
- Implementación de una aplicación de inventario técnico externalizada al CMMS,
- Redacción de gamas de mantenimiento,
- Recuperación del almacén técnico.
“DimoMaint nos ayudó a estructurar la solución según nuestras necesidades. Crearon perfiles y nos apoyaron en el terreno. Además, aseguraron la capacitación de los usuarios clave, así como la importación de datos, al tiempo que proporcionaron valiosos consejos post-implementación,” cuenta Thomas PEDERIVA.
Un enfoque incremental para profundizar en los detalles de la jerarquía
El equipo comenzó con los planos maestros, luego se trasladó a los planos arquitectónicos, recopilando información relacionada con niveles, zonas, etc., yendo de lo general a lo particular. Sitios, edificios, pisos, zonas y 8,500 ubicaciones se compilaron en un archivo Excel. Asegurar la unicidad de los códigos fue necesario para garantizar una importación coherente de datos, ya que este enfoque fue una novedad desde 1986.
“Se realizó un trabajo significativo de inventario en los planos, la descripción de locales y los datos de superficies. El objetivo: encontrar rápidamente lo que buscamos. Para nosotros, las superficies son importantes porque debemos responder rápidamente según los cambios en la finalidad de los locales. En cuanto a la gestión del almacén y el stock de piezas de repuesto, comenzamos con planos en papel. Mapeamos los pasillos con los diferentes estantes hasta el nivel de la fila para ganar eficiencia. Revisamos las nomenclaturas de familias de piezas, el etiquetado in situ con códigos QR para usar la aplicación móvil y ahorrar tiempo. Típicamente, cuando volvemos al CMMS, las piezas almacenadas en el almacén son inmediatamente identificables y localizables,” explica Thomas PEDERIVA.
Racionalización de las gamas de mantenimiento
En cuanto a las gamas de mantenimiento, se compiló toda una biblioteca en un archivo Excel con familias, sub-familias, frecuencias e incrementos. “Se realizó una gran limpieza en el preventivo del contratista para eliminar duplicados. Ahora elegimos las acciones que se llevarán a cabo bajo el contrato. En el sistema antiguo, había cerca de 1,000 gamas. Hoy, solo hay 170. Si buscamos una frecuencia en una gama dada, podemos mostrar su contenido, lo que ofrece trazabilidad en las acciones realizadas,” añade Thomas PEDERIVA.
El CMMS DimoMaint tranquiliza a sus usuarios y facilita su trabajo
Thomas PEDERIVA menciona la facilidad de manejo de DimoMaint MX para el personal no familiarizado con la informática. Además, la aplicación móvil simplifica en gran medida las operaciones en el terreno. “La nube – con servidores franceses – agiliza las actualizaciones realizadas continuamente, evitando la necesidad de hacerlo uno mismo. El servicio al cliente es particularmente receptivo. Finalmente, la experiencia de la empresa en el sector de la salud con más de 200 establecimientos equipados tranquiliza a la gobernanza.” Además, observa múltiples beneficios tras la implementación:
- Rapidez en la gestión de correcciones,
- Aceleración del proceso de validación, anteriormente muy engorroso,
- Posibilidad de trabajar sin conexión,
- Menos pérdida de tiempo, ya que hay menos idas y venidas,
- Implementación de un plan de mantenimiento preventivo,
- Mejora en la gestión de stocks,
- Trazabilidad e informes mejorados,
- Mejor cumplimiento normativo.
El formulario de solicitud de intervención se ha desplegado para los cuidadores: “Es un verdadero portal de recopilación de incidentes. Las 2,500 personas en el sitio tienen acceso al CMMS. Ya no buscamos la doble validación del supervisor, ya que hemos simplificado el proceso para intentar responsabilizar al personal, sabiendo que el mantenimiento conserva la autoridad para decidir si una solicitud de intervención es aceptable o no,” concluye Thomas PEDERIVA.
Tres grandes proyectos futuros
Las acciones futuras son numerosas, incluyendo la integración de los seguimientos APAVE y la verificación de los controles eléctricos de las instalaciones. El objetivo es abordar las anomalías y no conformidades reportadas y generar directamente una orden de trabajo automática en el CMMS. Además, estimar el ROI permitirá analizar el retorno de inversión del CMMS y la valoración del stock. Finalmente, Thomas PEDERIVA planea finalizar la gestión del stock e integrar sensores IoT al CMMS para estimar el consumo energético de los edificios.
Tres consejos para llevar a cabo con éxito un proyecto de CMMS
Para Thomas PEDERIVA, el CMMS debe reflejar el terreno, ya que una base bien construida es un CMMS eficiente. Ofrece tres mejores prácticas:
- Involucrar a los usuarios clave para fomentar la aceptación involucrando a técnicos y responsables para satisfacer necesidades reales: capacitar y apoyar desde el despliegue y recopilar comentarios para ajustar la herramienta, sin involucrar a demasiados participantes para evitar ralentizar el proceso.
- Responder a los fundamentos (quién, qué, cuándo, dónde, por qué) para estructurar adecuadamente el enfoque.
- Estructurar sus datos y tener una lógica de codificación para garantizar la fiabilidad de los análisis y la gestión, optimizar los stocks y las intervenciones, automatizar y rastrear los fluidos, y facilitar la evolución del sistema.
