La gestión de instalaciones y edificios es crucial para las organizaciones que manejan espacios como oficinas, locales, almacenes, hospitales y escuelas. Esta gestión implica planificar, organizar, controlar y maximizar el uso de recursos materiales y humanos para asegurar un funcionamiento óptimo. Cubre aspectos variados como el mantenimiento, la seguridad, la limpieza, la energía, la gestión de residuos y activos, así como la coordinación de subcontratistas y solicitudes de servicio. Los software de facility management (FM), también llamado CAFM “Computer-Aided Facility Management”, en países anglosajones, permiten mejorar la gestión de los edificios y facilitar la rutina diaria de los equipos de facility management. Centralizan, automatizan y analizan la información relacionada con las instalaciones, optimizando así los procesos y el flujo de trabajo. Estas herramientas ofrecen ventajas significativas, incluyendo la reducción de costos, la mejora de la productividad y la calidad, y el cumplimiento de normativas, aumentando la satisfacción de los usuarios. Este artículo explora cómo seleccionar un software de facility management (FM) adecuado para tus necesidades y las características esenciales a considerar para aprovechar plenamente sus beneficios.
¿Qué es un software de facility management?
Una herramienta de software de facility management es esencial para los gestores de instalaciones porque coordina y facilita una multitud de tareas diarias. Este sistema permite una planificación y gestión integral dentro de un espacio físico, incorporando a las personas, los procesos y los objetos presentes. Tomemos el ejemplo de amplios sitios equipados con cientos de activos marcados con etiquetas. Gracias al software de facility management, los gestores pueden mantener fácilmente estos activos en orden y perfectamente mantenidos. Considerado como una solución tecnológica especializada, el software de facility management desempeña un papel clave en la centralización, automatización y análisis de datos relacionados con los edificios. Simplifica la gestión de procesos y flujos de trabajo, ofreciendo ventajas notables como la reducción de costos, el aumento de la productividad, la mejora de la calidad, la adherencia a normas y la satisfacción de los usuarios.
Al combinar elementos de sistemas CMMS (Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador), EAM (Enterprise Asset Management) e IWMS (Integrated Workplace Management System), el software de facility management abarca varios aspectos como la tecnología de la información, la gestión de mantenimiento de edificios e instalaciones, la gestión inmobiliaria y el soporte administrativo. El facility management es, por tanto, una práctica integrada destinada a armonizar el espacio físico de trabajo con los recursos humanos y las actividades de la organización
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7 funcionalidades clave de un software de facility management.
Un software de facility management proporciona una solución integral para la gestión de todos los aspectos relacionados con los edificios e instalaciones. Integra múltiples funcionalidades que simplifican las operaciones para los gestores de instalaciones y los equipos de mantenimiento. Veamos las funcionalidades esenciales que ofrece un software de facility management:
Gestión de sitios.
Esencial para inventariar, localizar y seguir todos los activos y equipos dentro de los edificios, esta funcionalidad también asegura la gestión de su ciclo de vida. Incluye la definición del estado, el valor, las garantías y el historial de los equipos, facilitando así la gestión de activos y la toma de decisiones relacionadas con inversiones, renovaciones o desinversiones.
Gestión del mantenimiento preventivo y correctivo.
Permite planificar y ejecutar operaciones de mantenimiento preventivo programado y correctivo. Esta funcionalidad abarca la gestión de operaciones de mantenimiento programadas y no programadas, de piezas de repuesto, de inventario, de costos y de tiempos de respuesta. Al contribuir a la optimización del rendimiento y la confiabilidad de los edificios y equipos, ayuda a prolongar su vida útil, minimizar los riesgos de fallos y reducir los tiempos de inactividad.
Planificación y seguimiento de trabajos
Destinada a organizar y monitorear los trabajos relacionados con los edificios, como mudanzas o renovaciones, esta funcionalidad también permite gestionar los recursos humanos y materiales necesarios, así como las agendas, presupuestos y restricciones. Garantiza así una mejor coordinación de proyectos respetando costos y plazos.
Gestión del espacio y locales
Esta funcionalidad está diseñada para optimizar la ocupación, asignación y gestión del espacio y los locales. Incluye la gestión de planos, superficies, capacidades y configuraciones. Contribuyendo a la mejora del confort, la seguridad y la productividad de los ocupantes, permite también reducir los costos inmobiliarios.
Gestión de contratos y proveedores
Gracias a esta funcionalidad, es posible supervisar eficazmente los contratos y las relaciones con los subcontratistas. También ayuda a simplificar la gestión de presupuestos, licitaciones, pedidos, contribuyendo así a la mejora de la calidad, la eficiencia y la rentabilidad de los servicios externos.
Paneles de control e informes
Esta funcionalidad ofrece la posibilidad de recopilar, procesar y presentar visualmente los datos de los sitios. Favorece la creación de indicadores clave de rendimiento, informes personalizados, informes de seguimiento, análisis comparativos y alertas. Por lo tanto, es indispensable para una mejor gestión, un control incrementado y una mejora continua de la manutenencia y gestión de edificios.
Importancia de la movilidad en las funcionalidades de un software de Facility Management
La movilidad representa un aspecto crucial para los responsables de gestión de instalaciones. A menudo se ven obligados a desplazarse para realizar diagnósticos, supervisar obras, garantizar la calidad de los servicios o comunicarse con los ocupantes y los proveedores.
Para simplificar su gestión de las instalaciones, es primordial que las funcionalidades de los software de gestión de instalaciones estén accesibles en dispositivos móviles como smartphones, tabletas o computadoras portátiles. El acceso móvil mejora la reactividad, la eficiencia y la productividad de los gestores.
La movilidad les permite:
- Consultar y actualizar en vivo la información de las instalaciones, eliminando la necesidad de visitas a la oficina o el uso de documentos en papel ;
- Responder inmediatamente a solicitudes de servicio, órdenes de trabajo y diversas alertas desde su dispositivo móvil ;
- Localizar activos y equipos, escanear códigos de barras o QR, tomar fotos y grabar comentarios de voz ;
- Acceder a planos, fichas técnicas, manuales de uso y procedimientos ;
- Supervisar el progreso de las obras, aprobar intervenciones, firmar albaranes, etc. ;
- Crear y visualizar informes, paneles de control e indicadores de rendimiento ;
- Facilitar la comunicación con los equipos de terreno, los ocupantes y los proveedores.
Por lo tanto, la movilidad es un elemento determinante en la gestión del facility management. Es esencial que el software ofrezca una experiencia de usuario impecable, una ergonomía cuidada, una sincronización automática y una seguridad avanzada.
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Integración con otros sistemas
Un software de Facility Management está diseñado esencialmente para no operar de manera autónoma. Es imprescindible que pueda integrarse eficazmente con varios sistemas y aplicaciones utilizados en la gestión y mantenimiento de edificios e instalaciones. Esta integración facilita el intercambio de datos, la sincronización de procesos, la simplificación de operaciones y contribuye a la mejora del rendimiento global. Aquí algunos ejemplos claves de integración:
Integración con los sistemas BIM (Building Information Modeling)
BIM es un enfoque innovador de diseño, construcción y gestión de edificios, basado en el uso de maquetas digitales 3D. Ofrece la posibilidad de visualizar, simular y analizar con precisión las características físicas y funcionales de los edificios, al tiempo que facilita la gestión de su ciclo de vida.
Gracias a la integración entre FM y BIM, es posible vincular los datos del modelo 3D con los del software de facility management, ofreciendo así una visión completa y actualizada de las instalaciones. Esto facilita la transición de la fase de construcción a la de operación, optimiza la planificación y ejecución del mantenimiento según los datos reales y acelera la detección y resolución de problemas.
Compatibilidad con herramientas de gestión inmobiliaria
La gestión inmobiliaria involucra todas las actividades relacionadas con la gestión de propiedades inmobiliarias, incluyendo la gestión de alquileres, rentas, gastos, impuestos y seguros, entre otros. Se realiza a menudo con herramientas especializadas, como software de gestión de arrendamientos, copropiedades y patrimonio.
La compatibilidad entre el software de facility management y estas herramientas de gestión inmobiliaria enriquece la gestión de elementos financieros, legales y administrativos de las instalaciones además de los aspectos técnicos y operativos. Permite racionalizar el seguimiento de contratos, facturas, pagos, cobros y disputas. También ayuda a monitorear la rentabilidad, el valor y el rendimiento de los bienes inmuebles.
Interconexión con los sistemas de seguridad y vigilancia
Los sistemas de seguridad y vigilancia, que incluyen cámaras, alarmas, sensores y controles de acceso, juegan un papel crucial en la protección de las instalaciones contra diversos riesgos como intrusiones, incendios y averías.
La interconexión del software de facility management con estos sistemas refuerza la seguridad de los sitios, los ocupantes y el equipo. Permite recibir alertas en tiempo real ante anomalías, iniciar acciones correctivas, controlar los accesos a zonas sensibles y asegurar el cumplimiento de las normativas de seguridad.
Personalización y escalabilidad
Un software de facility management debe ser flexible para satisfacer las necesidades únicas de cada organización e instalación. Debe poder adaptarse a los cambios tecnológicos, las evoluciones regulatorias y los nuevos métodos de gestión. Es por eso que las características de personalización y escalabilidad son primordiales al elegir un software de facility management.
La personalización ofrece la posibilidad de moldear el software de facility management de acuerdo a los deseos y necesidades específicas de cada usuario. Esto incluye la modificación de la interfaz, funcionalidades, configuraciones, informes y mucho más. Incluso es posible desarrollar módulos o extensiones personalizados según las necesidades específicas de una profesión o sector. Gracias a esta personalización, la experiencia del usuario mejora, fomentando la satisfacción y lealtad.
La escalabilidad, por su parte, asegura que el software de facility management pueda adaptarse a la expansión y transformaciones de la organización y sus instalaciones. Garantiza el soporte de un número ilimitado de usuarios, activos, equipos y sitios. Además, la escalabilidad permite la actualización del software en función de los avances tecnológicos, los nuevos estándares y las tendencias emergentes, contribuyendo así a la mejora del rendimiento, la competitividad y la sostenibilidad de la organización.
Por lo tanto, un software de facility management que sea personalizable y escalable representa una ventaja considerable para la gestión de edificios. Asegura la adecuación con las necesidades presentes y futuras, brinda una ventaja competitiva y se enmarca en un proceso de mejora continua.
Un software de facility management no solo debe ofrecer soluciones técnicas robustas para la seguridad de los datos, como el control de acceso, el cifrado, el respaldo y la restauración, sino que también debe integrar prácticas de gestión rigurosas, como la gestión de derechos de usuario, las políticas de privacidad, las auditorías y los informes.
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