Este artículo ofrece un panorama de los palancas operativas y estratégicas para convertir el mantenimiento en un vector de rendimiento sostenible, de cumplimiento continuo y de experiencia de usuario controlada.
Puntos clave
- El mantenimiento en edificios de uso colectivo es complejo por naturaleza, porque involucra a múltiples actores (propietarios, operadores, ocupantes y proveedores de servicio), cada uno con responsabilidades, contratos y necesidades de coordinación diferentes.
- Seguridad, continuidad operativa, confort y cumplimiento normativo deben garantizarse todos los días: los sistemas son cada vez más técnicos y las inspecciones periódicas exigen procesos claros y una trazabilidad confiable.
- Los datos se vuelven la base de una gestión de mantenimiento eficaz: un software de mantenimiento para gestionar los edificios, reforzado con sensores IoT y herramientas móviles, permite detectar señales tempranas, planificar mejor las intervenciones y construir un “historial de salud del activo” digital con registros y documentación completos.
- Pasar de un mantenimiento reactivo a uno orquestado requiere estandarización (flujos de trabajo, listas de verificación y órdenes de trabajo), gestión basada en KPI y una coordinación efectiva de contratistas, convirtiendo el mantenimiento en una palanca estratégica para el desempeño y la experiencia de los ocupantes.
¿Por qué el mantenimiento de los edificios colectivos es un desafío complejo?
En los edificios colectivos (oficinas, centros comerciales, residencias), el mantenimiento no se limita a reparar un equipo averiado: forma parte de un entorno de usos múltiples, con perfiles de ocupantes variados, múltiples interfaces y exigencias reforzadas de seguridad y servicio.
Un entorno multiactor: propietarios, ocupantes, proveedores, explotadores
Un edificio colectivo constituye un sistema de interacciones entre varias partes interesadas. El propietario o inversor, los ocupantes o inquilinos (empleados, visitantes, residentes), el administrador del edificio/explotador y los proveedores técnicos (multitécnicos, ascensores, HVAC, seguridad) conviven en el mismo perímetro.
Esta multiplicidad implica :
- diferentes interfaces contractuales (contratos de explotación, de mantenimiento, de servicio)
- una coordinación precisa entre ocupantes y técnicos (a menudo en horarios restringidos)
- una responsabilidad compartida según los equipos.
Entornos exigentes: seguridad, confort, cumplimiento
En un edificio de oficinas o en un centro comercial, cualquier interrupción de la actividad resulta costosa. En una residencia, está en juego el confort de los habitantes. Planificar las intervenciones, mantener la continuidad del servicio y garantizar la seguridad se convierten, por tanto, en imperativos de gestión.
El aumento de la tecnicidad de las instalaciones (bombas de calor, VMC de doble flujo, sistemas contra incendios) exige una vigilancia constante.
Este mantenimiento riguroso permite preservar el valor del patrimonio y el cumplimiento normativo. Los controles periódicos (ascensores, ventilación, SSI, ACS) requieren seguimientos precisos y registrados.
El CMMS permite:
- Estructurar las interacciones mediante una gestión multisitio : un referencial unificado (edificios, equipos, proveedores) y un portal personalizado para cada interviniente.
- Automatizar las alertas reglamentarias y generar los informes necesarios para las auditorías.
- Disponer de un “historial de salud” digitalizado de cada equipo, con historial, documentos técnicos, intervenciones, planes preventivos y alertas reglamentarias.
¿Qué palancas permiten pilotar el mantenimiento gracias a los datos?
Los datos transforman el mantenimiento: se convierten en el motor de la decisión, del control y de la anticipación.
CMMS, IoT y movilidad: hacia un control en tiempo real
Los CMMS centralizan los historiales, los contratos y las órdenes de trabajo. Asociados a sensores IoT (temperatura, vibración, presión…), permiten anticipar las desviaciones.
Por ejemplo, un sensor en un grupo frigorífico puede avisar de una avería inminente.
Los beneficios: menos paradas, intervenciones mejor planificadas y un historial consolidado.
Los registros digitales: la trazabilidad como palanca de eficiencia
Los registros reglamentarios desmaterializados (incendios, ascensores, ACS) simplifican las auditorías y hacen más fiables los controles y el archivado. Es, por tanto, un ahorro de tiempo sustancial durante las inspecciones.
Indicadores y paneles de control: convertir los datos en decisiones
Hay que determinar los KPI adecuados que se deben seguir.
- porcentaje de mantenimiento preventivo vs correctivo
- tasa de disponibilidad
- coste de mantenimiento por m²
- tasa de intervenciones urgentes, etc.
El control de estos indicadores, procedentes del CMMS, permite ajustar los recursos, evaluar a los proveedores y tomar decisiones.
Mantenimiento de edificios: ¿cómo conciliar la seguridad normativa y la satisfacción de los ocupantes?
Hacer de la seguridad un reflejo colectivo, no un tema de auditoría
Los dispositivos de seguridad (control de accesos, SSI, iluminación, ascensores) deben funcionar de forma permanente, no solo durante las visitas oficiales.
El enfoque ganador :
- programar verificaciones recurrentes
- sensibilizar a los usuarios
- valorar los retornos de campo como indicadores de seguridad activa.
Anticipar los riesgos minimizando las perturbaciones
Esto supone :
- planificar las intervenciones en horas valle
- informar a los ocupantes con antelación
- prever soluciones temporales para los equipos críticos.
Un mantenimiento bien planificado limita las interrupciones de actividad.
¿Cómo pasar de un mantenimiento sufrido a un mantenimiento orquestado?
La madurez de un dispositivo de mantenimiento se mide por su capacidad para federar, estandarizar y mejorar de forma continua.
Coordinar a los proveedores como un ecosistema
En lugar de gestionar cada proveedor en silos, hay que estructurar una organización transversal :
- un control centralizado de las intervenciones
- un responsable de mantenimiento que actúe como director de orquesta.
Industrializar el rendimiento: estandarización, control, mejora continua
La estandarización de las órdenes de trabajo y la creación de listas de verificación garantizan la calidad de las intervenciones.
Auditorías regulares y un retorno de experiencia sistemático permiten arraigar la cultura de mejora continua.
¿Y si el mantenimiento se convirtiera en un activo estratégico?
Se impone un enfoque progresivo :
- Mapear los sitios, los lotes técnicos y los proveedores.
- Estructurar los procesos y centralizar las solicitudes mediante un CMMS.
- Controlar los KPI y dinamizar revisiones regulares de rendimiento.
A la larga, esta orquestación transforma el mantenimiento en una palanca estratégica: continuidad del servicio, cumplimiento controlado y experiencia del ocupante reforzada.
El mantenimiento de los edificios colectivos ya no es un simple servicio técnico. Es un sistema vivo que conecta rendimiento, seguridad y valor de uso.
Combinando coordinación, trazabilidad y control basado en datos, los responsables de mantenimiento pueden transformar su organización: más fluida, más fiable, más visible.
Un mantenimiento orquestado es una explotación controlada al servicio del edificio, de sus ocupantes y de su perdurabilidad.
