Los servicios de compras y mantenimiento de las organizaciones industriales o terciarias suelen funcionar en paralelo. Sin embargo, ambos persiguen objetivos comunes, entre ellos la máxima disponibilidad de los activos, la reducción de costes y una calidad al más alto nivel. Para alcanzarlos, ambas funciones tienen todo el interés en colaborar. La integración del CMMS con las plataformas de compras es una de las palancas más evidentes para alinear prioridades y controlar mejor los pedidos. Desde el control de costes hasta las relaciones con proveedores, el intercambio de datos entre mantenimiento y compras garantiza a la empresa un valor máximo.
¿Por qué la colaboración entre mantenimiento y compras es esencial para optimizar los costos?
El mantenimiento necesita una gran capacidad de reacción. Los industriales, en particular, deben poder pedir repuestos lo antes posible, recibir correctamente los pedidos y confiar plenamente en la calidad de las piezas utilizadas. El departamento de compras, por su parte, buscará negociar las mejores tarifas, centralizar los pedidos y racionalizar el gasto.
Al colaborar, ambos departamentos accederán a:
- Pedidos claros, sin duplicados
- Inventarios adaptados a la demanda
- Una calidad de proveedores (plazos de entrega, calidad de las piezas) constante
- Una mayor continuidad operativa gracias a la disponibilidad permanente de las piezas.
La cooperación entre compras y mantenimiento es también la mejor manera de reducir los costes, tanto directos (precio de compra, gastos de envío) como indirectos (inmovilización de activos, exceso de stock, pérdida de productividad). Pero para que esta cooperación sea viable, la empresa deberá adoptar una visión común de las necesidades y los procesos. Es precisamente lo que permiten los conectores entre herramientas de CMMS y plataformas de compras, diseñados para hacer circular libremente los datos entre ambos departamentos.
Una visión unificada de inventarios, plazos, proveedores y repuestos
Uno de los primeros beneficios de una integración de este tipo entre mantenimiento y compras es la sincronización de la información crítica: las necesidades de repuestos, su disponibilidad, los plazos de entrega y los proveedores referenciados son conocidos tanto por un departamento como por el otro.
Con los conectores entre plataformas de compras y CMMS, se podrá, entre otras cosas:
- seguir en tiempo real el estado de los inventarios en cada centro
- visualizar los pedidos en curso, los pendientes o los retrasos en la entrega
- disparar automáticamente una solicitud de compra en caso de alcanzar un umbral crítico
- limitar los errores de referencia gracias al acceso a catálogos de proveedores compartidos.
Ambos departamentos trabajarán así a partir de la misma información, en una lógica de flujo tendido, pero seguro.
Contratos, presupuestos y TCO: una gestión más coherente
La colaboración entre mantenimiento y compras no se limita a los temas operativos: también afecta a puntos esenciales como la gestión de contratos, el seguimiento presupuestario y el análisis del costo total de propiedad (TCO) de los activos.
Cruzar los datos de mantenimiento – frecuencia de averías, rendimiento de los activos, costes de intervención – y los de compras – condiciones comerciales, volúmenes negociados y compromisos de los proveedores – permitirá:
- evaluar la rentabilidad de un equipo a lo largo de todo su ciclo de vida
- decidir entre reparar, reemplazar o actualizar
- priorizar las inversiones basándose en criterios técnicos y financieros combinados.
La adopción de un conector entre el CMMS y una solución de compras permitirá también asegurar la trazabilidad completa de las operaciones, desde el pedido hasta la entrega y el control de calidad.
La integración de DimoMaint con las herramientas de compras: una respuesta concreta a las necesidades del terreno
La integración entre DimoMaint y las herramientas dedicadas a compras como Proactis permite a los actores de la industria y los servicios dominar todo el proceso, desde la identificación de la necesidad hasta la recepción de la pieza, y así ahorrar en costes en cada etapa.
Las principales funcionalidades ofrecidas por la interconexión:
- Constitución, destinada al mantenimiento, de un catálogo de productos preaprobados por compras para evitar cualquier compra fuera de contrato
- Generación automática de solicitudes de compra desde el CMMS y transmisión de la información al departamento financiero
- Seguimiento del estado del pedido (pendiente, validado, entregado) y gestión de la recepción
- Conciliación entre facturas y órdenes de compra
- Funciones de IA que permiten acceder, en caso de ruptura con un proveedor, a proveedores alternativos y así respaldar las decisiones de mantenimiento
Para las empresas que han compartido sus datos, la ventaja es triple: un verdadero control de costes, una confianza plena en los proveedores asociados y un seguimiento muy fino de la cadena de suministro. Finalmente, el alineamiento entre los objetivos de mantenimiento y los de compras se vuelve óptimo, con ambos departamentos trabajando mano a mano al servicio de la calidad final.
DimoMaint permite aprovechar plenamente el potencial de esta interconexión para las empresas, aportando respuestas muy concretas, pensadas precisamente para sus necesidades.
