Al igual que muchos otros espacios, las oficinas comerciales están sujetas a crecientes demandas en materia de mantenimiento. La gestión de facilities debe considerar tanto el bienestar de los ocupantes como sus hábitos de trabajo y las normativas vigentes, todo esto para lograr un entorno de trabajo seguro y productivo. En este contexto, el CMMS (computerized maintenance management system), también conocido como GMAO, aporta una fiabilidad incomparable y simplifica enormemente la vida cotidiana. Descubre los retos del mantenimiento en el contexto de las oficinas comerciales y cómo las funcionalidades de un software de gestión de facilities permiten responder a ellos.
Los desafíos de un mantenimiento optimizado en el sector de las oficinas comerciales
Lugar cotidiano, propicio para generar ideas y colaborar, las oficinas comerciales deben ser perfectamente funcionales y adaptarse a los nuevos modos de trabajo. El mantenimiento de edificios de empresa debe enfrentar desafíos tan variados como:
La productividad de los equipos
La performance diaria de los colaboradores depende en parte de la calidad de las oficinas. Desde el edificio (limpieza de los locales, revestimientos, iluminación) y sus instalaciones (ascensores, dispensadores variados…) hasta los equipos informáticos, el entorno de trabajo en su conjunto afecta la fluidez de la actividad. El tiempo perdido por un equipo defectuoso o una instalación mal mantenida es inmediatamente perjudicial para la empresa.
Además, el desafío adicional para muchas empresas es coordinar su mantenimiento de modo que nunca molesten a los equipos durante su rutina. A las exigencias de regularidad se suma una fuerte necesidad de coordinación de las operaciones.
La seguridad y el cumplimiento de normativas
La seguridad de los ocupantes y el equipo es una prioridad absoluta en cualquier oficina comercial. Desde las instalaciones eléctricas hasta los sistemas de seguridad, la empresa implementa y mantiene una cantidad importante de activos para ofrecer a los ocupantes las mejores condiciones de vida.
Las regulaciones han aumentado recientemente para reducir el consumo energético de los edificios. Si bien los beneficios ambientales y los impactos positivos para la empresa son ciertos, la implementación de estas medidas representa una responsabilidad importante. El aspecto energético del mantenimiento de edificios comerciales debe estar perfectamente coordinado para evitar cualquier penalización.
La imagen de marca y la atracción de la empresa
La atracción de una empresa está íntimamente ligada a la calidad de sus locales. Los colaboradores, así como los clientes y visitantes, son los primeros afectados por la calidad del mantenimiento. Ofrecer un entorno de trabajo siempre de alta calidad permite mantenerse competitivo en el mercado y desarrollar su atractivo hacia futuros colaboradores.
Para la empresa, gestionar bien su mantenimiento de edificios también significa liberar tiempo. Tiempo que permitirá mejorar continuamente la disposición de las oficinas e identificar nuevas formas de organización que beneficiarán a los colaboradores.
¿Cómo el CMMS permite centralizar la gestión del mantenimiento de oficinas comerciales?
En constante búsqueda de un equilibrio entre productividad, imagen de marca y seguridad, los propietarios de oficinas comerciales a menudo deben tomar distancia sobre su gestión de facilities. Desarrollar una base sólida para su mantenimiento es, ante todo, asegurar una actividad fluida continuamente. El CMMS, o Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador, permite tomar medidas tales como:
Anticipación de fallas e interrupciones: El mantenimiento preventivo permite a las oficinas comerciales anticipar fallas potenciales, realizando inspecciones regulares de los locales y realizando las reparaciones necesarias con anticipación. Al identificar y corregir fallas antes de que perturben las actividades cotidianas, se minimizarán las interrupciones de servicio y se mantendrá la productividad de los empleados en un nivel óptimo.
Mantenimiento confiable de dispositivos de alta tecnología: Los sensores, dispositivos de seguridad y otros equipos diseñados para maximizar el rendimiento de los edificios requieren un monitoreo preciso, que solo un mantenimiento estructurado por CMMS permite. Ya se trate de locales de grandes dimensiones o de una empresa con múltiples sitios, el CMMS proporciona una visión general de todos los equipos críticos y permite darles prioridad durante las operaciones de mantenimiento.
Optimización del rendimiento y utilización de recursos: Un mantenimiento correcto y regular de las instalaciones y equipos de oficina permite prolongar su uso. Menos renovaciones de equipos de edificios y activos informáticos significan un uso más eficiente de los recursos materiales y financieros de la empresa.
Trazabilidad de operaciones y seguridad de los empleados: El mantenimiento de los equipos de seguridad y las instalaciones críticas es esencial para garantizar un ambiente de trabajo seguro. Las inspecciones regulares, pruebas de seguridad y reparaciones preventivas contribuyen a mantener la empresa conforme con estándares estrictos. Y si ocurre un incidente en las oficinas, el mantenimiento debe permitir su rápida resolución gracias a la documentación de intervenciones pasadas. El CMMS aporta rigor al mantenimiento de oficinas comerciales y facilita el cumplimiento de regulaciones vigentes.
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El CMMS, fuente de precisión para el mantenimiento de oficinas comerciales
La digitalización de los procesos de mantenimiento es una solución ideal para los gestores de oficinas comerciales que buscan una mejor organización. La Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador cumple con las exigencias básicas de cualquier empresa, pero va aún más allá optimizando todo lo que puede ser optimizado, sin molestar a los colaboradores. Las oficinas comerciales se beneficiarán de su uso para la gestión de facilities gracias a:
Una visibilidad completa sobre las necesidades y los recursos
El software CMMS proporciona, de un vistazo, una visión completa de los activos y sus necesidades de mantenimiento. Así es posible tomar distancia sobre los recursos necesarios y organizar mejor su distribución. Los tableros de control del CMMS ofrecen una visión clara de los activos, en tiempo real. El resultado es doblemente positivo: las oficinas comerciales se mantienen a tiempo y, por otro lado, la empresa evita imprevistos costosos gracias a esta mayor visibilidad.
Un mantenimiento de edificios personalizado
Mantenimiento curativo, preventivo o predictivo: con el CMMS, el mantenimiento de los equipos se puede adaptar a cada tipo de activo sin que la gestión se complique. Desde alertas de mantenimiento condicional o sistemático hasta la planificación de intervenciones, el CMMS permite una perfecta regularidad de las operaciones de acuerdo con las necesidades exactas de los equipos. Así, la empresa desarrolla el mantenimiento que le conviene, ahorra tiempo en la operación y se asegura de que ninguno de sus equipos sea descuidado.
Trazabilidad y comunicación
¡No hay áreas oscuras en la gestión de facilities con el CMMS! El software permite la documentación completa de las intervenciones, y, por tanto, el compartir información de una operación de mantenimiento a la siguiente. Un punto tanto más importante cuando se trata de ganar en calidad. De esta manera, se garantiza el cumplimiento normativo de los edificios y una mejor distribución de los recursos humanos. Para la empresa, la reducción del tiempo y los ahorros en costos son inmediatamente perceptibles.
Un intercambio de información, fuente de mejora
Desde cuestiones medioambientales hasta la adaptación a modos de trabajo nómadas, el CMMS proporciona toda la información a las oficinas comerciales deseosas de mejorar de manera continua. La automatización, la visibilidad sobre los planes de mantenimiento y el intercambio de información son todos elementos clave para adaptarse a las nuevas necesidades de los colaboradores y anticipar los desafíos del mañana.
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