Ahorro de costos, digitalización de procesos, cumplimiento de reglamentación: descubre por qué implementar un CMMS es fuente de ventajas.
¿Cuál es el objetivo del Software de Mantenimiento?
¿Qué es un CMMS? La Gestión del Mantenimiento Asistido por Computadora (GMAO o software CMMS) es una solución que apoya a los departamentos de mantenimiento en la gestión administrativa, humana y técnica de su tarea. Para ello, el CMMS aporta especialmente herramientas de:
- Gestión de equipamientos (inventario, estado, categorías…)
- Gestión y seguimiento de operaciones de mantenimiento (seguimiento e historial, generación y almacenamiento de documentos asociados…)
- Gestión humana (plannings, asignación, seguimiento en el terreno…)
- Gestión de material (seguimientos de los stocks de piezas, de las necesidades, realización de pedidos…)
- Gestión de los costos (mano de obra, compras, alquiler de material…)
Capaz de procesar en tiempo real toda la información necesaria para la implementación de un mantenimiento mejor informado y más preventivo, el CMMS también es un apoyo importante para tomar decisiones: sus capacidades de análisis y de reporting facilitan la asignación de los recursos y mejoran rápidamente el rendimiento.
¿Quién utiliza un CMMS?
Tanto para los que toman las decisiones, como para los gestores de equipo y los técnicos de mantenimiento, el software de mantenimiento es una fuente de información y una herramienta de gestión para toda la empresa. Con su amplia gama de funciones, la solución aporta análisis personalizados, sencillos de compartir entre los servicios.
¿Qué beneficios esperar de un CMMS? 6 ventajas
El cambio a una solución CMMS no es anodino. En efecto, la digitalización del mantenimiento trastorna la organización y los métodos de la empresa. Pero las ventajas de un programa CMMS valen la pena. Se gana tiempo y agilidad, se reducen los gastos y se cumplen mejor las normas: ¿por qué implementar un CMMS? En el día a día, ¿cuáles son los beneficios de utilizar un CMMS, independientemente del perfil de la empresa?
Ventaja n.º 1: Aportes de un CMMS en la gestión de los equipamientos y de los activos
Para gestionar su mantenimiento, muchas empresas todavía recurren a múltiples archivos Excel, lo que genera un seguimiento heterogéneo y poca fiabilidad de la información.
El CMMS unifica la visión de los equipamientos y de los activos, y permite compartir la información con exactitud con todos los equipos y en todas las sedes. Los equipamientos, totalmente registrados, también pueden clasificarse por categoría, para facilitar la búsqueda y el seguimiento.
Muy apreciada por los grandes grupos multi-sede, esta gestión centralizada de los equipamientos también permite que las medianas estructuras eviten implementar programas profesionales, a veces demasiado complejos, y que las pequeñas empresas garanticen un mantenimiento más preventivo y ágil.
Ventaja n.º 2: Mejorar la productividad de los equipos de mantenimiento
Mientras los plazos se reducen y los recursos (especialmente humanos) pueden llegar a faltar, la organización y la anticipación son esenciales para los departamentos de mantenimiento.
El CMMS aporta elementos tangibles y claros sobre las necesidades, las averías o los stocks. Permite facilitar la asignación de los equipos según la necesidad, en tiempo real. Los sistemas de planning y de tickets del CMMS permiten seguir con precisión el avance de las operaciones y la asignación de los recursos. Estos se emplean al máximo de su utilidad, sin pérdida de tiempo.
Además, el CMMS introduce una auténtica cultura de la información en la empresa y, por lo tanto, buenas prácticas duraderas, que impactan en el rendimiento a largo plazo.
El CMMS permite que el mantenimiento gane tiempo teniendo acceso inmediatamente a las solicitudes de intervención completas con toda la información necesaria para su correcta realización sin pasar por numerosos intercambios telefónicos y por e-mail.
Thomas Addis, responsable del Parque Inmobiliario de las tiendas L’Incroyable (Francia)
Ventaja n.º 3: Digitalizar una parte de los procesos con un software de mantenimiento
Una amplia parte de los procesos de mantenimiento todavía se realiza en formato papel. Digitalizar estos procesos aligera considerablemente la gestión diaria y garantiza la fiabilidad de la información. A las operaciones de compra pueden vincularse órdenes de pedido totalmente referenciadas por la herramienta y enviadas por vía digital. Un ahorro de tiempo seguro, pero también un procesamiento en tiempo real que permite limitar la tasa de errores.
Además de la mera digitalización, la solución CMMS aporta más sencillez y operabilidad a los procedimientos. El perímetro y el uso de la herramienta se adaptan a los usuarios: se eliminan los trámites superfluos o engorrosos. Con una mejor asistencia, los colaboradores se centran más en su actividad principal.
[…] las compras se realizaban exclusivamente a través de documentos en papel. Ahora, el proceso está totalmente digitalizado, tenemos números de órdenes de trabajo y estos se envían por e-mail.
Goh Chip Kian y Mark Louie Montano, especialistas del mantenimiento en Dovechem. (Asia)
Ventaja n.º 4: Pasar de un mantenimiento reactivo a un mantenimiento preventivo… y limitar los costos
El control de los costos y la necesidad de un mantenimiento más preventivo son dos desafíos importantes e íntimamente relacionados. En efecto, el mantenimiento reactivo resulta mucho más costoso que cuando se prevé anticipadamente basándose en análisis.
Con el CMMS, los departamentos de mantenimiento consiguen palancas de anticipación: los paneles de control aportan una visión precisa del estado de los equipamientos y de los activos a cada instante. La mayor parte de renovaciones y operaciones de mantenimiento puede así preverse en el momento oportuno, cuando los recursos financieros y humanos lo permiten.
Ventaja n.º 5: Cumplir las reglamentaciones y exigencias de seguridad en todo momento
A menudo, el cumplimiento de reglamentaciones va junto con una excelente trazabilidad del mantenimiento. El CMMS aporta una gran visibilidad de todos los equipamientos y facilita el cumplimiento de la conformidad. La información administrativa, técnica y reglamentaria se registra y está disponible en cualquier momento.
El CMMS también permite prepararse para todos los controles y auditorías, realizar pruebas y al mantenimiento reglamentario de los equipamientos, pero asimismo cumplir con los más altos estándares de seguridad en los sectores más exigentes. Finalmente, un uso más adecuado de los equipamientos permite que las empresas limiten su impacto en el medio ambiente, y así, ajustarse mejor a la legislación.
Ventaja n.º 6: Crear informes personalizados y compartir la información
Compartir la información con formatos personalizados es uno de los grandes beneficios del Software de Mantenimiento. Los informes completos del CMMS, adaptados tanto a la dirección como a los gerentes y colaboradores de terreno, fluidifican la comunicación y aceleran la realización de la estrategia de empresa.
En pocos minutos, los directores y quienes toman decisiones pueden realizar una tabla modulable y clara, fácil de compartir con los interlocutores implicados. El análisis queda al alcance de todas las partes interesadas y favorece la implicación de los equipos, desde los más estratégicos hasta los más operativos.
