Fundada en 1981, la cadena de tiendas de decoración y equipamiento L’Incroyable (con 36 puntos de venta en el Gran Norte y el Oeste de Francia) forma parte de la empresa familiar Wilmot-Rucar. Su sede está en Denain (59), donde se encuentra un almacén logístico de 24 000 m² con varias decenas de miles de referencias en stock.
El servicio de mantenimiento, compuesto por 2 personas, centraliza todas las solicitudes de mejoras que provienen de las tiendas en materia de mantenimiento correctivo y reglamentario, así como el cuidado de los edificios. Una misión amplia que hizo necesario contar con un CMMS eficaz, DimoMaint, para asegurar la digitalización de los procesos y simplificar la gestión de las intervenciones.
La digitalización como punto de partida del proyecto
El servicio de mantenimiento está compuesto por dos personas: Thomas Addis, responsable del parque inmobiliario, quien recibe apoyo de una asistente que dedica el 75 % de su tiempo al software de mantenimiento. El alcance operativo es muy amplio.
El servicio buscaba digitalizar al máximo sus procesos, incluyendo facturación y contratos, mientras que el manejo de inventarios quedaba fuera de su alcance. Actualmente, las intervenciones son realizadas por proveedores externos que aportan tanto el equipo como la mano de obra. El Sr. Addis también actúa como director de obra y gestiona proyectos de nuevas construcciones y rehabilitaciones.
La optimización del mantenimiento entre los objetivos del proyecto CMMS
La implementación de un CMMS respondió a la necesidad de eliminar numerosos archivos de Excel recargados y poco flexibles a la hora de consolidar datos. También era indispensable asegurar y mejorar el seguimiento completo del mantenimiento en todas las tiendas y responder a cinco grandes expectativas:
- Un seguimiento óptimo de las intervenciones reglamentarias,
- Una mejor gestión de prioridades,
- Una visión global de todas las intervenciones por tienda y en conjunto,
- Un archivo inteligente que evite la pérdida de información,
- La digitalización de los procesos.
La flexibilidad de DimoMaint, un punto fuerte
La consulta de soluciones de software de mantenimiento comenzó en septiembre de 2017. El equipo realizó un primer benchmark en internet, sin una delimitación técnica clara. Las respuestas de las empresas proveedoras ayudaron a definir mejor el proyecto. El presupuesto era razonable, pero no fue el único criterio de decisión: se necesitaba una solución fácil de usar para personas sin perfil técnico.
De hecho, los responsables de tienda son multitarea y no especialistas en construcción. Por eso, se requería una herramienta moderna – el desarrollo de DimoMaint comenzó en 2016 – evolutiva, con buena ergonomía y fácil de manejar, que facilitara al máximo el proceso de solicitud de intervención.
Despliegue de la solución en seis meses
La solución se puso en marcha en junio de 2018. El Sr. Addis se encargó personalmente de importar los datos desde Excel. Lo más complejo fue dar una estructura lógica e inteligente a cada tienda.
Explica: Tuvimos que referenciar todos los equipos de cada tienda para tener una estructura única por sitio. Ese trabajo tomó en total seis meses, incluyendo la integración de los datos en el CMMS. Algunos números: 250 líneas de equipos por tienda y más de 1 000 líneas para la sede y el almacén logístico”.
El servicio de mantenimiento debe asegurarse de que las tiendas cometan la menor cantidad posible de olvidos o errores.
Todavía hay algunas resistencias, según el tipo de usuario, ya que algunos siguen usando correo electrónico o teléfono. El factor generacional también influye, pero el uso del software de mantenimiento ya comienza a integrarse en las prácticas. Hoy, gracias a la personalización de interfaces, un responsable de tienda puede generar una solicitud en menos de 5 minutos, explica Addis.
Procesos más fluidos
El mantenimiento preventivo reglamentario (contratos) está programado en el CMMS. Las solicitudes se evalúan según su importancia y el presupuesto disponible en cada sitio. Una vez aceptadas, se inicia la intervención con los proveedores, ya sea mediante una orden de compra o validación de presupuesto. El responsable de tienda debe verificar la conformidad de la orden, la correcta ejecución de los trabajos y, si es necesario, dejar comentarios.
Con el software de mantenimiento, se generan los documentos requeridos para la intervención de un proveedor – normalmente uno por tipo de actividad, como calefacción, climatización o electricidad – tales como el registro de seguridad, el plan de prevención o las hojas de intervención. El servicio de mantenimiento procesa todos los elementos enviados por las tiendas, y la orden solo se cierra tras la facturación del proveedor.
El Sr. Addis comenta: “Este proceso se pensó desde la integración de todos los sitios. La herramienta ofrece una visión global de todas las intervenciones por tienda, ya que hay periodos más propicios que otros. También se revisaron contratos para adaptarse a restricciones de fechas”.
Beneficios: ahorros de tiempo significativos
Según Addis, el CMMS le permite al servicio de mantenimiento ahorrar tiempo, al contar con acceso inmediato a solicitudes completas de intervención con toda la información necesaria. Antes, era necesario recurrir constantemente a llamadas y correos electrónicos. Además, ayuda a evitar olvidos de intervenciones por parte de los proveedores, especialmente en el caso de las reglamentarias: cerca de 1 200 en seis meses, con un seguimiento más cercano del calendario para enviar recordatorios oportunos.
El Sr. Addis también observa mejoras en la gestión de facturas de proveedores, reducción de fallas prematuras injustificadas y la posibilidad de consultar rápidamente información de intervenciones pasadas.
Planes de evolución: optimizar la gestión financiera
De cara al futuro, Addis planea migrar parte del inventario al CMMS para contar con una visión global de los costos de mantenimiento y optimizar la gestión financiera asociada al cuidado de los sitios. También subraya su interés en el BIM y señala que sería posible una futura interconexión con el software de mantenimiento.
