El cementero asegura el seguimiento riguroso de sus operaciones de controles reglamentarios en su sede central
La sede central (650 colaboradores) del Grupo VICAT (10.000 colaboradores en el mundo, facturación de 4.000 M), cementera presente en 12 países – desde Brasil hasta la India – está situada en L’Isle-d’Abeau (38). Se distribuye en dos edificios donde se alojan todas las funciones de soporte, a nivel nacional e internacional. Si el cemento es el núcleo del negocio del grupo, también fabrica hormigón, áridos y productos de segunda obra, entre otros. El perímetro de Patrick Pipitone, responsable de servicios generales, cubre la sede central e incluye un gran número de acciones como la gestión de grandes obras, la renovación, la instalación de equipos y el seguimiento de los proveedores externos con un equipo de dos personas. Ante la necesidad de cubrir el seguimiento de los controles reglamentarios obligatorios (eléctricos, extintores…) de forma regular o puntual, convenció a su dirección de implementar un CMMS para edificios dedicado.
Tareas recurrentes, pero indispensables
Una cincuentena de controles eléctricos anuales los realiza un organismo que a menudo recomienda reparaciones. La combinación Excel/Outlook no resultaba muy intuitiva para asegurar un seguimiento riguroso, sobre todo porque los plazos son variables: 15 días, trimestrales, semestrales o anuales. Patrick Pipitone necesitaba visibilidad sobre los cuadros eléctricos, las salas de calderas, los grupos frigoríficos, las instalaciones de climatización, las puertas automáticas, los ascensores, etc. Son elementos que utiliza todo el mundo y a los que no se presta atención. Ante esta multitud de tareas, decidió realizar un inventario de los equipos: «El reto es a la vez técnico y estratégico, porque se trata de conservar la trazabilidad de las operaciones, seguir los contratos y asegurarse de que no haya fallos ni olvidos. El volumen y la recurrencia me llevaron a buscar una herramienta informática que me ayudara en este proceso dentro de un presupuesto controlado, y según prerrequisitos definidos por un departamento de TI que imponía un SS0 y el modo cloud/SaaS».
Un CMMS desde cero
Tras consultar varios proveedores, Patrick Pipitone se reconoció plenamente en la filosofía de DimoMaint FM, ya que la solución permite optimizar fácilmente la explotación de los edificios gracias a un despliegue rápido. Constituyó una estructura (sitio, edificio, planta…) desde cero. Hasta entonces, un simple archivo Excel servía para el seguimiento de los equipos. «Creamos nuestra estructura desde cero e incluso desarrollamos una codificación propia para nuestros equipos. La simplicidad de puesta en marcha fue uno de los criterios determinantes. Las otras soluciones no estaban lo bastante maduras frente a las exigencias del departamento de TI, o adolecían de una curva de aprendizaje demasiado compleja».
Una larga preparación previa y un despliegue en modo « Quick Start »
El proyecto arrancó a principios de 2024. Hicieron falta 4 meses de codificación antes de inyectar datos en el sistema. Patrick Pipitone realizó muchas tareas en solitario, mientras intercambiaba información a distancia con DimoMaint. «No es apto para todo el mundo» admite, reconociendo que su experiencia previa en el departamento de TI fue valiosa. «Hay que mostrar cierta lógica y apoyarse en un saber-hacer necesario, tener la experiencia en codificación, la estructuración de modos operativos y de los equipos que requieren mantenimiento». Hay que pensar globalmente, ponerse en el lugar de los usuarios (responsable de sitio, equipo de mantenimiento) e implementar calendarios de seguimiento rigurosos. Patrick Pipitone definió así reglas internas de nombrado para que puedan transmitirse de un proveedor a otro y que todo el mundo utilice el mismo referencial. El objetivo: poder generar y seguir intervenciones sin tener una proliferación de correos electrónicos que gestionar.
Una gestión rigurosa del mantenimiento preventivo mediante calendarios
Tras codificar los 400 equipos – la serie está en proceso – Patrick Pipitone incorporó una foto individual, la documentación técnica asociada, la localización y el estado (en/fuera de servicio). Asegurarse de que los 200 extintores están en su lugar y accesibles, establecer calendarios de puesta en conformidad o de control, en particular para los grupos electrógenos que deben verificarse cada quince días. Un proveedor realiza el control de nuestras ocho puertas automáticas cada seis meses. Hay que asegurarse de que no se salte el plazo». El hecho de crear calendarios permite establecer un cronograma y evitar tener a todos los proveedores en el sitio al mismo tiempo, para repartir mejor la carga. «La idea es poder encontrar toda la información en un solo lugar». Actualmente, aún no utiliza la función «Presupuestos y Pedidos» pero registra el importe de las reparaciones en la herramienta, mucho más amigable que un ERP pesado.
Un desarrollo de procesos bien definidos
Se realizan acciones correctivas a partir de las intervenciones de los proveedores. En lugar de pasar por Outlook o el ERP, Patrick Pipitone introduce una fecha límite en el calendario de la solución. Antes, le ocurría recibir facturas descontextualizadas a través del ERP. Por eso, no tenía la certeza de que la reparación se hubiera llevado a cabo. En resumen: la herramienta le ofrece una visión global de los equipos y edificios a mantener, le proporciona la trazabilidad de las intervenciones de mantenimiento preventivo, así como un seguimiento de las acciones de los proveedores y de los costes asociados. El resultado es un ahorro de tiempo en el seguimiento y una mayor rigurosidad. «Hemos puesto en marcha numerosas tareas que no existían antes. Desde ahora podré delegar algunas tareas en el equipo».
Seguimiento del estado de los equipos
Seguimiento de los controles reglamentarios obligatorios
El CMMS necesita mantenerse activo
Según Patrick Pipitone: «Hay que estar disponible antes y después del proyecto, a través de un interlocutor dedicado, porque las acciones de mantenimiento consumen mucho tiempo. Por ejemplo, hay que validar la recuperación de datos. Además, hay que alimentar la solución para mantenerla viva y que siga siendo pertinente a lo largo del tiempo. Ahora puedo mostrar un provisional de tareas preventivas recurrentes y las duraciones a mi dirección, sin olvidar la planificación del correctivo en caso de necesidad».
Por el momento, DimoMaint FM aún no está abierto a los proveedores. A largo plazo, Patrick Pipitone desea que todos usen el CMMS para acceder a las intervenciones mediante un acceso directo a la herramienta y así compartir una visión común. No descarta introducir un conector con el ERP SAP, en particular para recuperar las órdenes de compra. No faltan proyectos: «Pienso desarrollar planificaciones de trabajo que incluyan, por ejemplo, el control de los sanitarios, y hacer aún más preventivo para minimizar lo correctivo y así reforzar nuestra imagen ante nuestros clientes internos. Contamos con una herramienta interna de ticketing para las solicitudes de intervención. A largo plazo, me gustaría establecer una conexión entre todos los equipos, incluidas las fuentes de agua y las máquinas de café en las que se colocarán códigos QR, para que las solicitudes se transmitan directamente a DimoMaint FM y, al final, lleguen al proveedor».
