Los controles reglamentarios garantizan la seguridad, la productividad y la responsabilidad de la empresa: el software de mantenimiento permite anticiparlos y facilita su seguimiento.
La conformidad reglamentaria de los activos y su correcto mantenimiento son esenciales por múltiples razones. Para la empresa, no se trata solo de cumplir con la legislación y superar los controles reglamentarios obligatorios. Contar con activos en perfecta conformidad también ayuda a evitar averías que pueden tener graves consecuencias tanto a nivel humano como económico.
El software CMMS (Computerized Maintenance Management System) facilita la preparación de los controles y la corrección rápida de anomalías. De este modo, permite ganar en eficiencia y calidad, sin descuidar ningún detalle.
La importancia de los controles y las obligaciones reglamentarias de los activos, como los edificios
El control y el mantenimiento regular de los activos como los edificios es responsabilidad de todos los empleadores e implica numerosos aspectos a tener en cuenta: electricidad, protección contra incendios, circulación del aire, ascensores, puertas y portones son solo algunos de los elementos comunes en el mantenimiento reglamentario. A esto se suman normativas específicas en sectores como el de la salud.
Las Verificaciones Generales Periódicas (VGP) son numerosas y requieren una trazabilidad impecable, ya que los documentos e informes reglamentarios deben conservarse durante toda la vida útil del activo.
Las inspecciones y obligaciones reglamentarias en mantenimiento impactan:
- La seguridad: Un mantenimiento adecuado es fundamental para garantizar la seguridad de los trabajadores. Las deficiencias en los equipos pueden provocar accidentes, poniendo en riesgo tanto a las personas como a las instalaciones.
- La productividad: Maquinaria averiada o edificios no conformes pueden detener la actividad. Una pérdida financiera significativa y una baja de la competitividad que puede ser fatal para la empresa, sobre todo en los sectores altamente competitivos.
- La responsabilidad empresarial y sanciones legales: No cumplir con las normativas puede conllevar sanciones severas, tanto económicas como legales. Además del impacto financiero, los responsables de la empresa enfrentan una responsabilidad moral y un daño considerable a la imagen corporativa.
Desarrollo y seguimiento de las inspecciones y obligaciones reglamentarias en mantenimiento
Los controles reglamentarios obligatorios de los edificios, por ejemplo, se llevan a cabo bajo la supervisión de un organismo certificado o de un técnico autorizado y concluyen con un informe reglamentario completo. Dicho informe recoge todas las no conformidades y anomalías. Algunos puntos que deben corregirse rápidamente para evitar cualquier descuido y garantizar el cumplimiento normativo sin demora.
Así, los responsables de los edificios deben elaborar un plan de mantenimiento claro y establecer acciones trazables y fáciles de implementar antes y después de los controles reglamentarios. La calidad de esta estrategia no solo garantizará el cumplimiento de las normativas, sino que también permitirá una mejor preparación para futuros controles. Un círculo virtuoso que reducirá las no conformidades y tendrá un impacto positivo tanto en la productividad como en la imagen de la empresa.
¿Por qué el CMMS es una herramienta indispensable para el seguimiento de los controles reglamentarios?
El CMMS desempeña un papel clave en la correcta preparación de auditorías e inspecciones reglamentarias, ya que, gracias a la automatización, esta solución permite anticiparse y organizarse en todos los niveles. Con una mejor documentación, tanto las intervenciones previas como los controles reglamentarios quedan registrados de forma precisa, lo que facilita la implementación rápida de medidas correctivas. También reduce significativamente los riesgos asociados.
Para ello, la solución de CMMS gestiona tareas clave como:
Inventario de los activos
El parque de activos está completamente inventariado y categorizado, al igual que los documentos asociados, desde los manuales de uso hasta los planes de intervención, incluyendo fotografías y procedimientos. La estructura jerárquica de estos activos facilita su consulta y proporciona un mejor conocimiento del parque.
Identificación de los activos
La categorización detallada de los activos permite identificar de inmediato aquellos que requieren control y localizar rápidamente los puntos de fallo. El CMMS facilita la consulta de piezas de nomenclatura, contratos y registros de intervenciones anteriores, optimizando así la gestión del mantenimiento y la toma de decisiones.
Sistema de alertas
Las notificaciones y la planificación son los pilares del CMMS, permitiendo un seguimiento exhaustivo de las tareas de mantenimiento reglamentario y la detección inmediata de no conformidades. Se activan alertas ante cualquier desviación, lo que facilita la implementación de un mantenimiento más preventivo y reduce el riesgo de fallos inesperados.
Automatización
El seguimiento de los controles reglamentarios está asistido por el CMMS, que permite generar checklists completas y crear automáticamente órdenes de trabajo.
Trazabilidad de las Operaciones
Todas las operaciones relacionadas con los equipos quedan registradas en informes periódicos. Los datos están completamente catalogados y son de fácil acceso durante las inspecciones reglamentarias obligatorias.
Panel de control y estadísticas
El panel de control de la CMMS permite anticipar todas las operaciones y acceder a estadísticas detalladas. Esto facilita la definición de una estrategia de mantenimiento clara y garantiza una visibilidad óptima sobre el cumplimiento normativo del parque.
Las funciones del CMMS no solo mejoran la preparación para los controles reglamentarios obligatorios en los edificios, sino que también aportan beneficios adicionales. Al optimizar el seguimiento normativo y su mantenimiento preventivo, la empresa gana en eficiencia y mejora su entorno de trabajo, generando así valor para sus empleados. Finalmente, garantizar un cumplimiento normativo impecable permite cuidar su imagen a largo plazo y, en consecuencia, asegurar la sostenibilidad de su actividad.
