La preparación es la clave
Un despliegue de software de mantenimiento mal preparado o apoyado puede llevar a un fracaso abismal. Una preparación, una organización o una implicación de los empleados insuficientes son las causas más comunes de un despliegue de CMMS, Computerized Maintenance Management System, sin éxito.
Sin embargo, ¡no deje que estas le disuadan de su proyecto! Al contrario: ser consciente de ellas le ayudará a poner en práctica las diferentes medidas para evitar los escollos más comunes.
Factores clave para el éxito de un proyecto de software de mantenimiento
Como gestor informático, estará en el centro del proyecto y trabajará estrechamente durante unos meses con el equipo de mantenimiento.
Un proyecto de CMMS debe estar pensado de antemano
Es de sobra conocido que cuando un proyecto no se enmarca adecuadamente, aumentan los riesgos de su fracaso. Dado su papel central en la implantación y el despliegue de la solución, usted tiene una visión global del trabajo a realizar para la digitalización de su función de mantenimiento.
Cuatro puntos, en particular, merecen su atención para reducir los riesgos de abandono:
- su capacidad para organizar la implantación del proyecto de CMMS
- los recursos humanos necesarios para construir la base de datos y operar la herramienta con eficacia
- la metodología utilizada para definir los procesos funcionales y las formas de aplicarla
- su capacidad de gestión para hacer funcionar el CMMS una vez que esté operativa.
No olvide que su CMMS debe adaptarse al tamaño de su organización. Aquí es donde el conocimiento de su empresa resultará una baza importante.
Designar a un jefe de proyecto de CMMS
Para avanzar, debes nombrar a un gestor de proyectos de CMMS. Puedes ser tú, un miembro de su equipo informático o cualquier persona del departamento de mantenimiento que pueda gestionar un proyecto informático.
Dada la importancia de su función, el jefe de proyecto debe tener todas las competencias necesarias para implantar con éxito el CMMS y colaborar estrechamente tanto con el equipo de mantenimiento como con otros departamentos para que la solución se adopte con éxito.
Consideración del CMMS en el sistema de información de una organización
Es importante considerar cómo se situará el CMMS en relación con el sistema de información (SI) existente.
A partir de este análisis, podrá evitar los programas informáticos del mercado que puedan estar duplicados o que puedan quedar rápidamente obsoletos.
Una vez que haya elegido una solución, ¿qué suscripciones o funciones personalizadas debe mantener o modificar?
Probablemente, le resulte útil integrar el CMMS con su software actual (ERP, software de RRHH, SCADA, MES, etc.) para evitar la duplicación de entradas y aumentar la productividad.
Por qué algunos fracasan en la implantación de un proyecto de CMMS
Mala preparación
Una mala preparación es la principal causa del fracaso de los proyectos de CMMS. De hecho, cualquier implantación de CMMS solo debería tener lugar tras una fase de reflexión profunda y la identificación de las personas clave que se encargarán de la marcha del proyecto.
No dude nunca en pedir consejo a actores reconocidos de CMMS. Son los mejor informados para ayudarle a encontrar una solución adaptada al tamaño de su empresa y a sus necesidades reales.
Definición imprecisa de la escala del proyecto
No te lances de cabeza con demasiadas ambiciones al principio: planifica tu progreso por etapas (un taller o una sección a la vez, por ejemplo) y date el tiempo necesario para entender cómo funciona la herramienta de CMMS en una pequeña parte de tu estructura.
No te subas al carro del mantenimiento 4.0 sin más ni más. Avanza paso a paso.
Reticencia del equipo a utilizar el CMMS
Es posible que algunos miembros del equipo de mantenimiento muestren resistencia hacia esta herramienta. Algunos podrían pensar que es una manera de que la dirección los controle constantemente, mientras que otros simplemente ven la Gestión del Mantenimiento asistida por ordenador como una pérdida de tiempo. «Siempre lo hemos hecho de esta manera; ¿por qué deberíamos cambiar?» «¿En serio me estás pidiendo que documente todo lo que hago? ¡Esto solo hará que la dirección nos exija más!» Preocupaciones como estas son comunes: tendrás que ser informativo y encontrar las palabras adecuadas para abordarlas.
Por otro lado, algunas personas simplemente no se sienten cómodas usando herramientas informáticas. Un entrenamiento adaptado a su nivel de habilidad podría darles las claves para sacarle el máximo provecho al software de mantenimiento.
Agotamiento relacionado, falta de perspectiva
Cuidado: implementar un paquete completo de soluciones de CMMS puede ser un proceso largo.
Si una sola persona se encarga del proyecto sin apoyo externo, puede sentir que su trabajo es interminable. Este fenómeno, conocido como efecto túnel, puede llevar a empleados desilusionados y desmotivados.
Es común sentirse abrumado por un proyecto que a veces parece más grande de lo que es. Como responsable de informática que colabora con el responsable de mantenimiento, debes saber cómo remotivar a tu equipo.
Asegúrate de mostrar a tu equipo de implementación del CMMS los logros obtenidos y los beneficios del trabajo realizado hasta el momento.
¿Cuáles son los pasos clave para el éxito de un proyecto de CMMS?
Una de las funciones del jefe de proyecto de CMMS es comprender la escala y la aplicabilidad del proyecto y utilizar este conocimiento para estimar los objetivos y los obstáculos.
Convertir el proyecto de CMMS en un proyecto de empresa
La implantación de un CMMS debe convertirse en un proyecto de empresa. Para ello, es primordial una comunicación interna eficaz.
Demasiadas personas creen que la implantación del CMMS sólo afecta al departamento de mantenimiento: ¡no es cierto! El CMMS es una herramienta de apoyo para el buen funcionamiento de toda la organización.
El mantenimiento no solo afecta a los técnicos y al personal de producción. Su importancia es estratégica: garantiza la disponibilidad de los activos y las infraestructuras, pero también mejora las condiciones de trabajo en términos de seguridad, higiene, contaminación, medio ambiente, etc.
Es innegable que el mantenimiento es fundamental para la empresa.
Para convertir un proyecto de CMMS en un proyecto de empresa, es necesario apoyarse en tres pilares:
- un pliego de condiciones exhaustivo y transversal
- un análisis de riesgos a 360°;
- un cuadro de mandos con indicadores que reflejen los recursos temporales, financieros y humanos.
Eliminar los obstáculos humanos
Un análisis de riesgos exhaustivo abordará inevitablemente los obstáculos humanos.
Identificar los puntos conflictivos
El director del proyecto debe ser plenamente consciente de ellos y encontrar soluciones para sortearlos.
Los puntos de fricción provienen principalmente de
- el efecto «lupa», cuando los empleados cuestionan la transparencia y la transversalidad del proyecto
- la necesidad de definir y estandarizar la metodología de trabajo para que todo encaje perfectamente en las categorías del software
- la resistencia natural al cambio, que puede ser resultado de la antigüedad, la cultura corporativa o el carácter personal.
Eliminar los obstáculos humanos para la adopción de un CMMS
- El primer paso es reunirse con cada una de las partes interesadas y explicarles por qué se pone en marcha un proyecto de este tipo y cuáles serán sus beneficios. La mayoría de las veces, la celebración de reuniones formales o informales tendrá un impacto positivo.
Como en cualquier proyecto, no hay que dudar en sacar a la luz los temores de todos (y, por tanto, escuchar). - La segunda etapa consiste en separar a los usuarios finales del CMMS en diferentes grupos. Estos grupos de trabajo garantizarán la transversalidad y la exhaustividad del proyecto, al tiempo que permitirán a todos ver las cosas desde la perspectiva de los colegas que vienen de otras profesiones.
- La tercera y última etapa consiste en mostrar a cada usuario final los beneficios personales que obtendrá si hace un buen uso del software de mantenimiento. Esta etapa puede parecer redundante con la educación y la formación que han recibido los empleados anteriormente, pero es crucial para eliminar los obstáculos más arraigados, sobre todo la sensación de estar vigilado.
Calificamos el éxito de nuestro proyecto de CMMS en función del nivel de apropiación de la solución que mostraron los usuarios, tanto de la parte de mantenimiento como de la parte solicitante de la empresa. Los primeros mostraron una mejor organización y un reparto eficaz de las tareas, mientras que los segundos demostraron una notable facilidad para manejar el software. Como resultado, se desarrollaron nuevos hábitos corporativos. La historización de los datos también se ha convertido en algo crucial en caso de que un empleado principal esté ausente durante una auditoría.
José GARCIA, Director de mantenimiento – Alsys
Preparar los datos maestros para rellenar la herramienta CMMS
Al principio, antes de que la herramienta sea realmente representativa de su empresa, su CMMS será un cascarón vacío que tendrá que rellenar sobre la marcha.
No todos los perfiles necesitarán el mismo nivel de información: la dirección querrá tener acceso a los datos esenciales, mientras que la producción querrá ver cuándo fue la última vez que se revisó su máquina. En cuanto a los técnicos de mantenimiento, necesitarán tener acceso a todos los datos, incluida la gestión del almacén de piezas de recambio.
Preparar e introducir los datos en el CMMS puede ser un proceso complejo.
Como gestor de proyecto de CMMS, deberá:
- identificar y calibrar las listas de materiales de los activos
- asignar correctamente un código a los distintos componentes
- definir los procesos operativos con precisión
