Elegir correctamente un CMMS implica hacerse las preguntas adecuadas. Funciones, alojamiento o intuitividad son aspectos importantes que pueden determinar el éxito de la herramienta.
En la búsqueda de la solución CMMS idónea, las empresas y sus DSI tienen que plantearse muchas preguntas. Tanto las soluciones generales como las sectoriales inundan el mercado, y las promesas, aunque atractivas, solo pueden concretarse si los equipos realmente adoptan la herramienta. Por lo tanto, para elegir un software de mantenimiento a medida, es esencial hacerse las preguntas correctas.
8 preguntas que plantearse antes de elegir
n.º 1 ¿A qué problemas tiene que responder tu CMMS?
Hacer una lista de objetivos es determinante para seleccionar una herramienta adaptada a tus necesidades. ¿El CMMS elegido debe garantizar el seguimiento global del mantenimiento o un proceso en especial? ¿Limitar los costos, evitar las averías, garantizar cierto nivel de conformidad, asignar mejor al personal o aportar elementos analíticos?
Basándote en objetivos claros, tendrás que definir una lista de CMMS y de funciones adaptadas. Prioriza cada uno de estos objetivos para comparar las soluciones CMMS que sean más pertinentes para tu actividad.
n.º 2 ¿Cómo elegir un CMMS adaptado a mi actividad?
Las prioridades difieren según los sectores y los tamaños de las empresas. En lugar de optar por una solución muy completa o general, hay que hacer una lista de las principales expectativas y las herramientas de CMMS capaces de gestionarlas.
A menudo, las pequeñas empresas buscan una utilización sencilla y un retorno de la inversión rápido. Sin embargo, los sectores más regulados requieren mucho rigor, trazabilidad y una interfaz entre el CMMS y su SI.
En todo caso, es preferible optar por un CMMS modulable, cuyas funciones se puedan ir ajustando por actividad o sector.
n.º 3 ¿Qué funciones son esenciales al elegir un CMMS?
Aunque las soluciones CMMS del mercado generalmente ofrecen una base común de funciones, no todas tienen la misma importancia, según los editores.
Entre las funciones clave se encuentran: la planificación de las intervenciones, la gestión de los órdenes de trabajo, los equipos, la automatización de la programación de las acciones de mantenimiento preventivo, el historial de las operaciones de mantenimiento o incluso el reporting.
La elección de las funciones del software de mantenimiento dependerá de los objetivos que se quieran alcanzar (optimización de los costos, mejor comunicación interna, seguimiento completo de los equipos, mantenimiento más proactivo…). Se podrá optar por funciones esenciales y enriquecer el CMMS con el paso del tiempo y las necesidades.
n.º 4 ¿Se debe optar por una solución CMMS SaaS o local?
La cuestión del alojamiento suele surgir cuando se elige un Software de Mantenimiento.
Las soluciones SaaS aportan una amplia flexibilidad gracias a:
- una implementación rápida
- una menor necesidad de infraestructura y una movilización mínima del equipo IT
- una información centralizada, fácil de consultar y de compartir
- actualizaciones automáticas
Las soluciones on-premise permiten una configuración muy completa según el sector de actividad y las exigencias, un trabajo sin conexión y un gran control del programa.
n.º 5 ¿Qué facilidad de uso se debe esperar?
El paso a un CMMS representa por sí solo un importante cambio de cultura para la empresa. Para convencer a los equipos, la herramienta debe ser fácil de implementar y ofrecer una experiencia intuitiva. La adición de equipos y usuarios o la planificación deben ser accesibles tanto para usuarios experimentados como para principiantes.
En el terreno, el CMMS debe permitir intervenciones bien documentadas y actualizaciones en tiempo real. Una solución CMMS sencilla de manejar será adoptada más fácilmente por los equipos.
n.º 6 ¿Qué movilidad debería tener mi solución CMMS?
La movilidad es un criterio fundamental para elegir una CMMS. En efecto, los agentes (es decir, el 80 % de los usuarios de la herramienta) trabajan en el terreno con la obligación de acceder fácilmente a la información para llevar a cabo correctamente su intervención.
Una aplicación CMMS accesible desde un smartphone o tableta permitirá:
- Consultar rápidamente el historial y los paneles de control
- Acceder a la información desde cualquier lugar de intervención
- Añadir información sobre una intervención o hacer un pedido en tiempo real
Al igual que la intuitividad, la movilidad es un factor esencial para adoptar la solución CMMS.
n.º 7 ¿Se podrá realizar una interfaz entre la solución CMMS y el SI existente?
El mantenimiento ya no es un tema aislado: los diferentes departamentos (compras, stocks, contabilidad, recursos humanos…) mantienen una estrecha comunicación y la infraestructura de IT debe facilitar ese intercambio de información.
Por lo tanto, el programa de CMMS debe poder incorporarse naturalmente a la interfaz de la mayoría de los programas para las actividades profesionales. La diversidad de los conectores, API o web services propuestos por el editor será determinante para garantizar la continuidad de la información con las herramientas instaladas.
n.º 8 ¿Cuáles son los KPI y los paneles de control que se deben seguir en el CMMS?
Seguir los KPI de mantenimiento (MTBF, MTTR, etc.) correctos es crucial para conocer el nivel de rendimiento del mantenimiento. El CMMS facilita la consulta de indicadores personalizados en los reportings y los paneles de control.
Para entender y mejorar permanentemente el mantenimiento, nos fijaremos en:
- La tasa de rendimiento global
- La tasa de planificación
- La tasa de realización del plan de mantenimiento
- El costo de las intervenciones
Unos KPI adaptados aportarán mayor flexibilidad y serán fuente de mejora continua.
Preferir la elección de un CMMS 4.0
Con una estrategia de digitalización del mantenimiento, es esencial ver más allá. Además del aumento de rendimiento, la solución CMMS tendrá que brindar cierta ventaja y evolucionar con la estructura. El CMMS 4.0, ergonómico y flexible, deberá aportar fluidez a los intercambios de información y guiar activamente el control del mantenimiento.
Gracias a su gran interoperabilidad, con una paleta de programas para las actividades profesionales muy amplia, el CMMS DimoMaint se integra con tú SI y garantiza una continuidad real de los datos. Esta continuidad representa la base del mantenimiento 4.0: fuente de comprensión y de anticipación, el software de mantenimiento de nueva generación aportará a los equipos y a la empresa una agilidad sin igual.
¿Tienes un proyecto de implementación de CMMS en tu empresa?
