¿Cómo gestionar el ciclo de vida de un equipo biomédico?

Comprar un equipo biomédico (respirador, bomba de perfusión, ecógrafo, equipo de imagen médica, etc.) no es más que el comienzo de su historia. Instalación, uso, mantenimiento, fallos, costes y luego renovación: cada etapa genera información útil para gestionar el parque. Gestionar el ciclo de vida de un equipo biomédico consiste en mantener esa continuidad, desde la expresión de la necesidad hasta su retirada del servicio.

Para estructurar el seguimiento del parque, las intervenciones y el historial de los equipos, DimoMaint ofrece CMMS adaptados a las necesidades de los establecimientos de salud y de los equipos biomédicos.

¿Qué es el ciclo de vida de un equipo biomédico?

El ciclo de vida abarca todas las etapas que atraviesa un dispositivo médico dentro del establecimiento.
En su serie técnica dedicada a los dispositivos médicos, la Organización Mundial de la Salud (OMS) aborda por separado la evaluación de las necesidades, la adquisición, la gestión del inventario, el mantenimiento y el desclasamiento de los dispositivos médicos. Estas etapas forman una cadena de gestión que se extiende desde la identificación de la necesidad hasta la retirada del equipo.

Se puede representar así, de forma sencilla, su recorrido:
Necesidad → selección y adquisición → recepción e instalación → puesta en servicio → uso → mantenimiento y seguimiento → renovación o retirada

El interés de esta visión es dejar de considerar el mantenimiento como una actividad aislada. Las decisiones tomadas en la adquisición influyen en el mantenimiento futuro; los datos recogidos durante la explotación permiten luego aclarar las decisiones de renovación.

1. Antes de la compra: pensar en la explotación del equipo

La gestión del ciclo de vida comienza incluso antes de que el material llegue al establecimiento. Las características clínicas y técnicas siguen siendo, obviamente, determinantes, pero otras preguntas merecen plantearse desde esta etapa:

• ¿Qué competencias serán necesarias para su mantenimiento?
• ¿Están disponibles las piezas de recambio y los consumibles?
• ¿Cuáles son las condiciones de instalación, formación y mantenimiento?

Un aparato atractivo en la adquisición puede volverse más gravoso en la explotación si su mantenimiento es complejo o si algunas piezas se vuelven difíciles de obtener.

Estas restricciones varían mucho según el tipo de dispositivo: el mantenimiento de una bomba de perfusión o de un desfibrilador no presenta los mismos desafíos técnicos, organizativos y de disponibilidad que el de un ecógrafo, un equipo de radiología o un equipo de laboratorio.

2. En la recepción: construir la identidad del equipo

Una vez recibido el equipo, la calidad de su catalogación condiciona buena parte de su seguimiento futuro.
Identificación, modelo, número de serie, localización, fecha de puesta en servicio, proveedor, documentación asociada, contrato de mantenimiento eventual o estado: esta información constituye progresivamente el expediente de referencia del equipo y facilita la gestión de los equipos a lo largo de su ciclo de vida.

El inventario resulta particularmente útil cuando el equipo debe recuperar el historial de un material, analizar sus costes o preparar su reemplazo.

Retorno de campo: empezar por un inventario fiable

Esta etapa surge con claridad del retorno de experiencia de Cap Santé. Durante la implantación de su CMMS, el servicio biomédico comenzó por inventariar sus equipos y centralizar información como su localización, las intervenciones, las fechas, los documentos asociados y los costes.
El objetivo expresado por el Sr. Drufin, responsable del servicio biomédico citado en este testimonio, era disponer de información suficiente para reaccionar ante la recurrencia de las averías y seguir las evoluciones.
El seguimiento del ciclo de vida comienza, por tanto, con un dato simple: saber exactamente qué equipo está presente en el parque y disponer de información fiable sobre él.

3. Durante la explotación: construir el historial del equipo

Es durante su periodo de uso cuando se acumulan las informaciones más interesantes para entender su comportamiento.
Mantenimiento preventivo, intervenciones correctivas, controles de calidad, fallos, piezas reemplazadas, tiempos de inmovilización o costes incurridos construyen progresivamente el historial técnico del dispositivo médico. Este historial constituye uno de los pilares de un mantenimiento biomédico fiable y trazable.

Una intervención informa sobre un incidente. Varios años de historial permiten comprender cómo envejece el equipo.

A escala del parque biomédico, este conocimiento permite también identificar las familias de equipos que concentran las averías, las inmovilizaciones o los costes de mantenimiento.

4. Seguir los indicadores adecuados para detectar una evolución

Dos aparatos puestos en servicio el mismo año pueden haber tenido niveles de uso, condiciones de explotación e historiales de mantenimiento muy diferentes.
Para seguir su evolución, algunos indicadores de mantenimiento pueden compararse:

• frecuencia y recurrencia de las averías;
• duración de las inmovilizaciones;
• costes de mantenimiento y reparación;
• disponibilidad de las piezas de recambio;
• evolución del rendimiento;
• repetición de una misma falla.

Es necesario detectar los cambios de comportamiento con suficiente antelación para poder actuar. Una avería adicional no impone necesariamente un reemplazo. Sin embargo, la acumulación de varias señales puede modificar progresivamente la decisión.

El historial como “cartilla de salud” del equipo

Esta lógica aparece también en el retorno de experiencia del Centro hospitalario de Thiers-Ambert. Su director técnico, Christophe Crespo, describe el historial completo de las intervenciones como una verdadera “cartilla de salud” de los equipos, que permite recuperar la información relativa a las averías y a las reparaciones realizadas.
Esta continuidad de la información es especialmente importante cuando un aparato permanece varios años en el parque y distintos técnicos deben intervenir sobre él.

5. Reparar o renovar: ¿cómo decidir?

Es uno de los arbitrajes más delicados del ciclo de vida:
¿en qué momento seguir reparando un equipo deja de ser la mejor decisión?
La decisión gana al cruzar varias dimensiones:

A observar	Pregunta a plantearse
Fiabilidad	¿Las fallas se vuelven más frecuentes o repetitivas?
Mantenibilidad	¿El equipo puede seguir reparándose en condiciones satisfactorias?
Piezas de recambio	¿Siguen estando disponibles?
Costes	¿Aumentan los gastos de mantenimiento?
Indisponibilidad	¿Las inmovilizaciones se vuelven más largas o perjudiciales?
Uso	¿El aparato sigue respondiendo a las necesidades del servicio?
Rendimiento	¿Sus prestaciones siguen siendo adecuadas para el uso esperado?

Ninguno de estos criterios decide necesariamente, por sí solo, el reemplazo.
Es su evolución en el tiempo y su lectura combinada lo que permite documentar el arbitraje entre continuidad de la explotación, reparación, renovación o retirada.

6. Anticipar la renovación

Una gestión del ciclo de vida permite identificar progresivamente los aparatos cuyo mantenimiento en servicio merece ser reevaluado. La obsolescencia puede tomar diferentes formas. Un equipo puede seguir funcionando pero volverse difícil de mantener por falta de piezas. Puede seguir operativo desde el punto de vista técnico pero responder peor a las necesidades del servicio. Sus reparaciones también pueden volverse más frecuentes o más costosas.

La renovación se convierte entonces en una decisión preparada a partir del historial del material en lugar de una reacción a su última avería.
Esta anticipación también ayuda al responsable biomédico a preparar las inversiones: los equipos a vigilar pueden identificarse con suficiente antelación y las decisiones presupuestarias apoyarse en elementos factuales.

 

7. El CMMS como hilo conductor del ciclo de vida

Para explotar varios años de información, hace falta que no estén dispersos entre archivos Excel, documentos en papel y conocimientos individuales.
Un CMMS permite conservar una continuidad de la información durante la vida del equipo: inventario, localización, intervenciones, mantenimiento preventivo, controles, fallos, piezas reemplazadas, costes e historial.

En el terreno, esta lógica aparece también en el testimonio del Village Santé Angers Loire. Franck Perrais, ingeniero biomédico, explica que una de las prioridades del proyecto era disponer de un inventario exhaustivo de los equipos y de un historial preciso de las intervenciones. La iniciativa debía también mejorar el seguimiento del mantenimiento preventivo y de los controles de calidad.
Esta información permite luego a los equipos biomédicos tomar mayor perspectiva sobre la evolución de un aparato.

El CMMS reúne los datos que permiten a los profesionales documentar la decisión de reemplazo de un equipamiento.

8. Preparar la salida del parque

La salida del parque constituye una etapa por sí misma: decisión de retirada, actualización del inventario, conservación de la información necesaria y tratamiento del dispositivo conforme a los procedimientos aplicables.
La OMS dedica una guía específica al decommissioning, o desclasamiento, para ayudar a determinar por qué, cuándo y cómo retirar un dispositivo médico del servicio.