Tanto las infraestructuras culturales públicas como privadas reciben a muchos visitantes y, por lo tanto, tienen que cumplir con fuertes restricciones legales de accesibilidad y seguridad. Pero a los retos clásicos, se añade también la necesidad de mantener los sitios atractivos y cuidar especialmente su confort. Por ello, el sector cultural tiene mucho que ganar al implementar un mantenimiento preventivo riguroso y orientado hacia los visitantes.
Estructuras variadas con objetivos de mantenimiento comunes
La diversidad de las infraestructuras culturales es una de las características del sector. Teatros, salas de espectáculos, museos, centros culturales, bibliotecas, cines, salas de conciertos o gimnasios son lugares con funcionamientos muy diversos. Cada uno recibe al público según sus propias limitaciones y requiere una gestión específica, que a menudo tiene que adaptarse a evoluciones diarias.
Los sitios culturales comparten, sin embargo, un objetivo esencial: ofrecer a sus visitantes una experiencia de calidad en todo momento. La identidad de los lugares culturales depende en gran parte de la organización y el buen estado de los activos. Los niveles de confort y seguridad deben ser óptimos de manera permanente. Para los gestores, mantener un sitio cultural implica entonces:
- La preservación física de los edificios
- La protección de las obras y/o el mantenimiento de activos para los usuarios
- La eficiencia energética
- La creación de espacios acogedores y accesibles
- El desarrollo de la experiencia del visitante y de la identidad del lugar
Así, la estructura y los activos del día a día – desde la iluminación hasta el sistema de aire acondicionado –, son solo algunas de las limitaciones a considerar. Para mantener un sitio cultural en su totalidad, el enfoque debe combinar la experiencia técnica con una “visión del usuario”.
Los desafíos del sector cultural que requieren mantenimiento
La introducción de nuevas normas sanitarias y operativas con la pandemia de COVID-19 ha transformado profundamente el contexto de mantenimiento del sector cultural. Los profesionales del sector deben ahora incluir en su gestión nueva y más complejas limitaciones que en el pasado.
Los desafíos sanitarios están en el centro de estas nuevas exigencias, empezando por la calidad del aire interior. Los sistemas de ventilación y filtración deben ser diseñados para eliminar las partículas virales y garantizar un ambiente saludable, sin comprometer por ello el confort de los visitantes. Los protocolos de desinfección, antes más ocasionales, ahora son sistemáticos y exigentes.
Los retos de seguridad también están en aumento. Recibir a muchos visitantes implica espacios más amplios y una distancia social adecuada. Los gestores además tienen que manejar flujos de visitantes a veces densos, limitando su impacto en la experiencia del lugar. Desde la videovigilancia hasta la seguridad contra incendios, son numerosos los dispositivos que deben mantenerse con la máxima rigurosidad.
Paralelamente, los retos cotidianos siguen siendo los mismos: el funcionamiento de los activos y sus costos – ya sean energéticos o de operación – deben ser controlados a lo largo de la vida útil del sitio. La renovación de los activos, cuando no se anticipa, pesa significativamente en los gastos del gestor. Un verdadero desafío para algunas estructuras cuyo presupuesto es limitado.
El museo del Louvre, en París, es la ilustración más evidente de estos desafíos. Enfrentado a problemas complejos de mantenimiento – fugas de agua, variaciones de temperatura y obsolescencia general de las instalaciones -, el sitio, que no ha tenido una renovación mayor en cuarenta años, es ahora inadecuado para el volumen y las exigencias de los visitantes modernos. El museo tuvo que responder a estas nuevas necesidades con urgencia, aunque un mantenimiento preventivo podría haber acompañado al sitio de manera más tranquila en su crecimiento.
Articular mejor el mantenimiento del sector cultural
El mantenimiento preventivo es hoy en día estratégico para los sitios culturales que desean mejorar de manera continua su experiencia de usuario. Más proactivo que las versiones curativa o correctiva, el mantenimiento preventivo permite a las instituciones culturales preservar su patrimonio a pesar de los cambios, ya sea que ocurran gradualmente o sean repentinos.
El mantenimiento preventivo se basa en efecto en un análisis constante de los datos de los edificios, análisis que permite anticipar las necesidades del sitio, e incluso gestionarlo por completo en los aspectos técnicos, de confort o de impacto ambiental. Documentar los activos y definir protocolos de mantenimiento estandarizados establece un marco más dinámico para las intervenciones y proporciona flexibilidad a los gestores, permitiéndoles planificar con mayor visión a futuro.
Para las infraestructuras culturales, este enfoque tiene numerosas ventajas. Minimiza notablemente el impacto del mantenimiento en la experiencia del visitante, preserva la calidad de los activos y contribuye a optimizar las inversiones a largo plazo. En la práctica, un seguimiento constante del estado de los activos permitirá:
- Comprender en tiempo real el estado de cada sitio y sus necesidades de renovación de activos
- Agilizar las posibles auditorías técnicas
- Anticipar y gestionar los gastos de operación
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- Asegurar una conformidad constante con las regulaciones de Establecimientos Recibiendo Público
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Para poner en marcha este fundamento de mantenimiento, los gestores de sitios culturales harán bien en adoptar un software de mantenimiento, única garantía de gestionar cada activo, sin olvidos y con el mejor nivel de anticipación posible.
El software de mantenimiento al servicio de los profesionales del sector
La GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador), también conocida como CMMS por sus siglas en inglés (Computerized Maintenance Management System), es la herramienta esencial en el mantenimiento industrial y su uso también se aplica a la gestión de sitios culturales. Independientemente de los activos, el software de mantenimiento centraliza de hecho los datos esenciales del sitio a mantener: una base rica y actual que permitirá tratar su mantenimiento de manera eficiente y desde todos los ángulos posibles.
Para un mantenimiento preventivo perfecto, la acción del software de mantenimiento suele estar acompañada por la de sensores conectados. El sitio se beneficia así de una vigilancia en tiempo real de parámetros como la humedad, la temperatura, las vibraciones, el consumo energético o el desgaste de los componentes. Datos esenciales para la conservación y el confort de los sitios culturales.
Así alimentado con datos, el software de mantenimiento no solo permitirá analizar el estado de un edificio, sino también su ciclo de vida completo. Una ventaja importante para los gestores del sector cultural: con la información mejor estructurada, es posible implementar una verdadera estrategia de mantenimiento. Desde la gestión detallada de los activos hasta la planificación de las intervenciones, pasando por el seguimiento en tiempo real de los activos y la documentación colaborativa, la visión de las infraestructuras se vuelve más dinámica, adaptable a los niveles de afluencia y los cambios de contexto.
El uso de estas tecnologías permite a los ERP manejar con rigor los fundamentos de su mantenimiento, conformarse sin falta a su presupuesto, pero sobre todo concentrarse en la experiencia del usuario. Gracias al CMMS, la renovación de los activos puede hacerse a un ritmo razonado, las intervenciones se planifican sin alterar la calidad de la visita y los activos y equipos se mantienen funcionales durante el mayor tiempo posible. El software de mantenimiento permite a cualquier sitio cultural ver sus sistemas evolucionar con él. Así, la gestión se aligera y la calidad de la visita se mantiene siempre óptima.
